Introducción a la administración de usuarios

Para aprovechar al máximo tu sitio de Totara necesitarás personas, que no sean tú, para usarla. Totara le permite administrar a sus usuarios de varias maneras, tales como:

• Organizarlos en audiencias y grupos
• Designar roles que brinden a los usuarios conjuntos de permisos específicos y personalizables

Esta guía de inicio rápido le ayudará a configurar a sus usuarios para garantizar que tengan acceso a la funcionalidad y al contenido que necesitan.

Agregar sus usuarios

Una vez que haya configurado su sitio, puede comenzar a agregar usuarios. Puede agregar usuarios manualmente o en masa, según sus requisitos. Si solo necesita agregar una pequeña cantidad de usuarios, puede ingresar sus detalles y configurar sus cuentas manualmente. Si tiene una gran cantidad de usuarios para agregar, crear cuentas manualmente no es práctico. Puede cargar datos de usuario desde un archivo para crear nuevos usuarios o actualizar usuarios existentes.

Si también desea cargar organizaciones, puestos, asignaciones de trabajo y competencias para sus usuarios, puede usar la importación  deRR. HH. para importar su información de usuario desde una base de datos o archivo CSV. Antes de ejecutar la importación de RR. HH., es importante verificar la configuración  predeterminada para la importación de RR. HH. y configurar elementos y fuentes para garantizar que su importación se ejecute sin problemas.

Como alternativa, es posible que desee que los usuarios puedan configurar sus propias cuentas. Si desea que los usuarios se registren o usen un inicio de sesión único, puede usar una variedad de métodos de autenticación de usuario.

También puede agregar campos de perfil de usuario personalizados a los perfiles de sus usuarios, lo que le permite capturar cualquier información adicional que necesite.

Políticas del usuario

Es posible que deba modificar la información de las políticas de usuario predeterminadas. Los administradores del sitio pueden configurar la configuración de políticas de usuario de su sitio para determinar qué roles se asignan automáticamente a diferentes usuarios y la información que varios usuarios pueden ver.

Asignación de roles

Los roles son una combinación de capacidades y permisos que permiten a los usuarios completar diferentes acciones en diferentes partes del sitio. Por ejemplo, puede asignar el rol de administrador del sitio a un puñado de usuarios de confianza, lo que les permite configurar los ajustes del sitio, configurar audiencias, cambiar la forma en que aparece el sitio y más. Como alternativa, es posible que desee asignar otros roles a sus usuarios para permitirles cambiar solo la configuración dentro de partes del sitio de las que son responsables, como cursos o actividades de desempeño. 

También puede agregar nuevos roles y editar roles existentes, cambiando los permisos para que se adapten a sus requisitos exactos.

Piense cuidadosamente qué permisos desea otorgar a sus usuarios. Por ejemplo, no desea que demasiadas personas cambien la configuración de todo el sitio o tengan acceso a datos confidenciales, por lo que debe asignar funciones como Administrador del sitio o Administrador del sitio con moderación.

Grupos y audiencias

Una vez que haya agregado sus usuarios al sistema, puede clasificarlos en grupos (solo Totara Learn) y audiencias. Las Groups se utilizan a nivel de curso o actividad (en Totara Learn), mientras que las audiencias se pueden configurar globalmente. 

Por ejemplo, si está usando Totara Learn, es posible que desee crear un grupo para cada nuevo lote de Estudiantes para que los estudiantes solo puedan acceder al contenido asignado a su grupo. Puede clasificar manualmente a sus alumnos en grupos o generar grupos automáticamente. Por lo tanto, si desea dividir a los usuarios en grupos más pequeños para una actividad de foro a fin de fomentar la participación, podría generar automáticamente grupos de veinte usuarios en función de sus apellidos, tomados de sus perfiles.

Como alternativa, puede utilizar audiencias para agrupar a sus usuarios en función de requisitos compartidos, ubicación geográfica o cualquier otro criterio. Para audiencias más pequeñas que no espera cambiar con frecuencia, puede crear audiencias establecidas manualmente. Para grupos grandes o que cambian continuamente, puede configurar audiencias dinámicas, en las que los usuarios se agregan o eliminan automáticamente según la definición de la audiencia. Además, puede cargar audiencias existentes desde un archivo CSV, lo que le permite configurar rápidamente sus audiencias de usuario para que pueda comenzar a asignar contenido de inmediato.

Asignaciones de trabajo y equipos

Junto con sus funciones en Totara (como Editing Trainer, Workspace Creator y Performance Activity Creator), las personas dentro de su organización pueden tener muchos cargos y responsabilidades diferentes. Estos pueden reflejarse en el sistema mediante asignaciones de trabajo. Dentro de Totara, las asignaciones de trabajo le permiten crear roles de trabajo y asignar gerentes a esas asignaciones de trabajo. Por ejemplo, un usuario podría gestionar un equipo de diseñadores, pero también ser un asistente que reporte al funcionario de salud y seguridad de la organización. En este caso, podrían estar configurados con asignaciones de trabajo para garantizar que puedan acceder a la capacitación adecuada para sus dos funciones. Puede administrar asignaciones de trabajo mediante la importación de RR. HH. o manualmente en el perfil de un usuario.

Con las asignaciones de trabajo establecidas, los gerentes pueden ver a su equipo, lo que les permite ver planes de aprendizaje, evaluaciones y más.

Próximos pasos

• Gestión de datos de usuarios
• ¿Qué son las funciones?
• Crear un usuario
• ¿Qué son las asignaciones de trabajo?