La herramienta de retroalimentación de 360° permite a los usuarios recopilar una evaluación sobre su desempeño e identificar sus fortalezas y debilidades como miembro del equipo, colega y gerente.
Los comentarios de una variedad de compañeros de trabajo ayudan a proporcionar una visión completa y equilibrada de las habilidades, comportamientos y áreas de una persona que requieren un mayor desarrollo. Las debilidades pueden ayudar a informar el plan de aprendizaje y desarrollo de un usuario, y las fortalezas pueden identificar oportunidades de progreso dentro de la organización.
Se puede crear y asignar cualquier número de formulariosde retroalimentación de 360° que contengan diferentes conjuntos de preguntas para que los utilicen grupos específicos de usuarios.
La retroalimentación de 360° está diseñada como un proceso impulsado por el usuario, con personas responsables de solicitar retroalimentación de los representantes de cada grupo de compañeros de trabajo.
Gestión de la retroalimentación de 360°
El proceso para crear y completar formularios de retroalimentación de 360° implica las siguientes etapas:
Crear formulario de comentarios → Agregar preguntas → Asignar usuarios → Activar formulario→ Los usuarios solicitan comentarios → Los usuarios reciben comentarios → Los usuarios y gerentes ven los comentarios → Cerrar formulario de comentarios.
Creación de retroalimentación de 360°
Los administradores, gerentes de sitio y usuarios con la capacidad totara/feedback360:managefeedback360 pueden crear formularios de retroalimentación de 360° a través del menú de acceso rápido > Evaluaciones > Gestionar retroalimentación > Crear retroalimentación.
Configuración general
La pestaña General contiene la configuración general para el formulario de retroalimentación de 360°.
| Configuración | Descripción | Notas |
|---|---|---|
| Nombre | El título del formulario de retroalimentación de 360°. Esto se mostrará como un identificador para la retroalimentación para todos los usuarios con acceso al formulario. Dado que podría haber una serie de formularios de comentarios Borrador, Activo y Cerrado 360° dentro de un sitio de Totara, se recomienda que ingrese un nombre único para cada formulario, para que los usuarios y los informes puedan identificarlos fácilmente. | - |
| Descripción | Un área opcional para que describa el formulario de comentarios y el proceso o cualquier información adicional útil para los usuarios asignados. Esto puede incluir texto, enlaces a otras áreas, páginas web o medios. | - |
| Devolución anónima | Si se marca, las respuestas de comentarios que usen este formulario serán anónimas. Para garantizar el anonimato, una vez que se haya creado una solicitud de comentarios anónimos, no se puede editar la lista de encuestados. | - |
| Autoevaluación | Elija si desea que los usuarios asignados completen un formulario de retroalimentación de 360° para evaluar su propio desempeño, fortalezas y debilidades.
| - |
Contenido
La pestaña Contenido es donde se puede agregar información o contenido estático (elementossin preguntas) y varios tipos de preguntas al formulario de retroalimentación de 360°. Todas las preguntas pueden establecerse como opcionales u obligatorias para la respuesta.
Los siguientes tipos de preguntas están disponibles:
| Tipo de pregunta | Descripción |
|---|---|
| Selector de fecha | Se les pedirá a los encuestados que ingresen una fecha. Puede especificar los rangos de años disponibles y si también se debe proporcionar una hora. |
| Cargar archivo | Se les pedirá a los encuestados que carguen un archivo adjunto. Puede especificar el número máximo de archivos permitidos, aunque no el tipo/formato de archivo. |
| Texto largo | Los encuestados recibirán un cuadro de texto para proporcionar una respuesta basada en texto o medios. |
| Múltiples opciones (una respuesta) | Los encuestados deben seleccionar una sola respuesta de un botón de opción o de un menú de opciones. |
| Múltiples opciones (varias respuestas) | Los encuestados pueden seleccionar una o varias respuestas de una casilla de verificación o de una pantalla de menú de selección múltiple. |
| Calificación (escala personalizada) | Se les pide a los encuestados que seleccionen una calificación basada en texto basada en una escala definida y un puntaje asociado, desde un botón de opción o una pantalla de menú de opciones. |
| Calificación (escala numérica) | Se les pide a los encuestados que seleccionen o ingresen una calificación numérica basada en una escala definida desde una pantalla de entrada de texto o un control deslizante. |
| Texto corto | Los encuestados recibirán un cuadro de texto de una sola línea para proporcionar una respuesta limitada basada en texto. |
Los siguientes tipos de elementos sin preguntas están disponibles:
| Tipo de elemento sin pregunta | Descripción |
|---|---|
| Imagen fija | Se puede agregar un archivo de imagen y una descripción opcional al formulario de retroalimentación de 360° para agregar imágenes y/o diagramas relevantes. |
| Texto fijo | Se pueden agregar texto, enlaces y medios al formulario de comentarios para proporcionar a los encuestados información o instrucciones relevantes. |
| Información del perfil del usuario | La información seleccionada (p. ej., nombre, puestos, etc.) sobre el solicitante de comentarios se agregará automáticamente al formulario de comentarios y se mostrará a todos los encuestados. |
Opciones de contenido
Los elementos de contenido se muestran en un formulario de retroalimentación de 360° en el orden que se muestra. Los elementos pueden reordenarse según sea necesario utilizando el icono de cruz (
).
Para cambiar o actualizar un elemento de contenido dentro de un formulario de borrador, seleccione el icono de engranaje (
) frente al elemento de pregunta o no pregunta correspondiente.
Para duplicar una pregunta o un elemento sin pregunta, seleccione el icono de dos páginas (
) en comparación con el elemento de contenido correspondiente.
Para eliminar permanentemente un elemento de contenido de un formulario de comentarios, seleccione el icono de cruz (
) contra el contenido correspondiente.
Tareas
La pestaña Asignaciones permite que los editores de retroalimentación de 360° asignen a los usuarios acceso al formulario. Los grupos de usuarios que pueden agregarse incluyen audiencias, organización y/o puestos.
Despuésde agregar grupos asignados, todos los miembros actuales de este grupo aparecerán en el áreaUsuarios asignados.
A los usuarios no se les asignará automáticamente un formulario de retroalimentación de 360° activado, incluso si cumplen con los requisitos del grupo, como la membresía de la audiencia o el puesto.
Del mismo modo, los usuarios no serán automáticamente eliminados o desasignados de un formulario de comentarios activado si ya no cumplen con los requisitos del grupo.
Si se requiere un cambio en el formulario de comentarios o en los usuarios asignados, utilice la opción Cerrar para finalizar los comentarios. Los comentarios pueden clonarse utilizando la opción Copiar, actualizarse y activarse para los usuarios asignados.
Vista previa de retroalimentación de 360°
Haga clic en el botón Vista previa para revisar un formulario de comentarios en una ventana nueva. Las respuestas ingresadas durante la vista previa no se guardarán.
Activación de la retroalimentación de 360°
Para que un formulario de retroalimentación de 360° esté disponible para los grupos asignados, debe activarse. Cuando se activa un formulario de retroalimentación de 360°, el contenido y la lista de usuarios asignados se bloquearán y no se podrán realizar más cambios en el formulario.
Para activar una retroalimentación de 360°, haga clic en el enlace Activar en la página Administrar retroalimentación o haga clic en Activar ahora cuando esté editando el formulario de retroalimentación.
La activación de los comentarios comenzará con un proceso de validación. El sistema verificará que:
- Al menos a un grupo de usuarios se le ha asignado el formulariode retroalimentación de 360°
- Al menos un usuario pertenece al/a los grupo(s) asignados
- El formulario contiene al menos una pregunta
Si se encuentra algún problema, aparecerá un mensaje en pantalla que describe cualquier problema. Todos los problemas deben resolverse antes de que se pueda activar un formulario de retroalimentación de 360°. Si no se encuentran errores, haga clic en el botón Continuar para activar la retroalimentación.
El estado de la retroalimentación ahora cambiará de Borrador a Activo.
Solicitud de retroalimentación de 360°
Los usuarios pueden invitar a cualquier número de personas a proporcionar comentarios por ellos utilizando sus formularios de comentarios 360° asignados. Los usuarios también pueden enviar recordatorios de solicitud de comentarios, ver respuestas individuales o cancelar todas las solicitudes de comentarios.
Los comentarios pueden solicitarse a los usuarios del sistema mediante la herramienta de búsqueda o exploración proporcionada, o a usuarios externos a través de su dirección de correo electrónico. Los gerentes también pueden solicitar comentarios en nombre de cualquiera de los miembros de su equipo.
Para solicitar comentarios de uno de sus compañeros de trabajo o colegas dentro del sistema:
- Haga clic en el botón Solicitar comentarios.
- Haga clic en el botón Add user(s).
- Aparecerá un cuadro de diálogo que le permite explorar o buscar a través de todos los usuarios dentro de su sitio de Totara. Para seleccionar un usuario, haga clic en su nombre. Repita según sea necesario. Todos los usuarios seleccionados aparecerán en el lado derecho del cuadro de diálogo. Para eliminar un usuario, desplace el cursor sobre su nombre en el lado derecho del cuadro de diálogo y seleccione el icono Eliminar.
- Cuando se hayan seleccionado todos los usuarios requeridos, haga clic en el botón Guardar o elija Cancelar para salir.
- Opcionalmente, ingrese una Fecha de vencimiento para las respuestas seleccionando la opción Habilitar, y seleccionando o ingresando un día, mes y año.
- Haga clic en el botón Solicitar.
Para solicitar comentarios de uno de sus compañeros de trabajo o colegas externos al sistema:
- Haga clic en el botón Solicitar comentarios.
- Ingrese la dirección de correo electrónico de cada usuario en el cuadro Add external feedback request(s). Proporcione un correo electrónico por línea.
- Opcionalmente, ingrese una Fecha de vencimiento para las respuestas seleccionando la opción Habilitar, y seleccionando o ingresando un día, mes y año.
- Haga clic en el botón Solicitar.
Puede agregar o eliminar solicitudes de comentarios individuales haciendo clic en el icono Editar en el formulario de comentarios de 360° correspondiente. Elimine usuarios haciendo clic en el icono Eliminar junto a su nombre, solicite comentarios de usuarios adicionales utilizando las opciones Agregar o cambie la Fecha de vencimiento. Haga clic en Actualizar para guardar cualquier cambio.
Recordatorios de comentarios
El icono de sobre (
) le permite enviar mensajes recordatorios a los usuarios a los que ha solicitado comentarios que aún no han respondido. Se muestra una lista de los usuarios que recibirán este mensaje. Haga clic en el botón Continuar para enviar el recordatorio. Los recordatorios de retroalimentación de 360° aparecerán en el panel del usuario y se enviarán a su dirección de correo electrónico designada.
Cancelación de solicitudes de comentarios
Si desea cancelar todas las solicitudes de comentarios para usuarios que aún no han respondido, haga clic en el icono de punto rojo (
). Los usuarios recibirán una notificación de cancelación en su Panel y por correo electrónico. Cualquier respuesta de retroalimentación completada seguirá estando disponible para ver.
Visualización de respuestas de retroalimentación de 360°
Vista de miembro del equipo/aprendiz
Los usuarios pueden acceder a sus formularios de comentarios de 360°, a todas las respuestasde comentarios (Comentarios sobre usted) y a cualquier solicitud de comentarios requerida (Proporcione comentarios sobre sus colegas) a travésde los comentarios de Performance > 360°.
En la sección Comentarios sobre usted, se mostrará la cantidad de respuestas recibidas frente a las solicitudes enviadas (x de y).
Haga clic en el nombre vinculado del formulario de comentarios para ver las respuestas.
Se muestra el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario que respondió, la fecha en que completó el formulario de comentarios y un enlace a su respuesta. Si aún no ha revisado una respuesta, se etiquetará como Nueva. Haga clic en el enlace Ver respuesta para ver la respuesta de un usuario a su solicitud de comentarios.
Vista del gerente
Los gerentes pueden ver los comentarios de 360° de los miembros de su equipo a través de su área de equipo y seleccionar el enlace de comentarios de 360° contra el miembro del equipo correspondiente.
Todos los comentarios recibidos por un miembro individual del equipo se mostrarán en Comentarios sobre <User full name> y todas las respuestas de comentarios proporcionadas por ese miembro del equipo se mostrarán en Ver <User full name's> respuestas.
Completar una retroalimentación de 360°
Cuando una persona le envía una solicitud de retroalimentación, usted recibirá una notificación dentro de su bloque de Tareas dentro de su Panel, así como un correo electrónico.
Puede ver todas las solicitudes de retroalimentación dentro de la retroalimentación Performance > 360°. > Proporcione retroalimentación sobre sus colegas. Utilice el botón Responder ahora para comenzar su respuesta de retroalimentación.
Una notificación en pantalla le informará si los comentarios que proporciona serán nombrados o anónimos. Puede guardar su formulario de respuesta sin enviarlo seleccionando el botón Guardar progreso. Puede reanudar su respuesta de comentarios en cualquier momento antes de la fecha de vencimiento.
Una vez que haya completado y enviado una respuesta de retroalimentación, puede revisar sus respuestas en 360°. > Proporcione retroalimentación sobre sus colegas. > Vea su respuesta.
Autoevaluación
Cuando un formulario de retroalimentación de 360° tiene una autoevaluación opcional, primero debe "optar por proporcionar" una respuesta seleccionando la casilla de verificación Autoevaluación en Solicitar retroalimentación. Para proporcionar una respuesta, seleccione el botón Evaluarse en Comentarios sobre usted.
Puede “excluirse” de la autoevaluación en cualquier momento antes de la fecha de vencimiento especificada.
Cuando un formulario de retroalimentación de 360° haya requerido una autoevaluación, debe enviar un formulario de retroalimentación de 360° completado antes de la fecha de vencimiento especificada a través del botón Evaluarse.
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