Guía de inicio rápido del administrador del sitio

Cómo comenzar

El administrador del sitio es uno de los roles predeterminados en Totara. Como administrador del sitio, tiene el nivel más alto de permisos y capacidades. Puede asignar a otros usuarios el rol de administrador del sitio, pero este rol no se puede eliminar.

Es importante comprender la diferencia entre los administradores del sitio y los gerentesdel sitio, así como otros roles. Por lo general, no desea tener muchos administradores del sitio en su sitio; debe usar el rol de administrador del sitio para la administración diaria del sitio y solo usar el rol de administrador del sitio para la administración del sitio. Incluso es posible que desee crear un rol separado que contenga solo los permisos y las capacidades que necesita a diario. Esto garantizará que usted u otros usuarios no cambien accidentalmente la configuración de su sitio y los ajustes importantes.

Veamos los aspectos básicos de ser un administrador del sitio.

Antes de comenzar

Antes de pasar directamente a configurar su sitio, debe hacerse algunas preguntas importantes. Si está configurando su sitio de Totara por primera vez, considere lo siguiente:

• ¿Cómo accederán los usuarios al sitio? ¿Se proporcionarán inicios de sesión o los usuarios crean sus propias cuentas?
• ¿Qué productos está utilizandoy qué funcionalidad estará disponible?
• ¿Se permitirá el acceso de los huéspedes?
• ¿Su sitio requerirá varios idiomas?
• ¿En qué formato se encuentran actualmente sus datos de usuario?

Apariencia y sensación

Antes de que sus usuarios comiencen a usar su sitio, se recomienda que se tome el tiempo para personalizar su sitio para que coincida con la marca de su organización. Si bien puede hacer esto en una fecha posterior y puede actualizar continuamente la apariencia de su sitio, se recomienda que personalice su sitio antes de agregar usuarios. Recuerde que no desea que sus usuarios vean un sitio vacío sin marca antes de que estén listos para verlo. 

Puedes personalizar el aspecto de tu sitio de Totara de varias maneras. En primer lugar, puede cambiar el/los tema(s), que determinan las fuentes, los estilos de encabezado, los colores y los iconos de su sitio. También puede configurar cómo se utilizan los temas en los ajustes de tema. Si estás usando multiarrendamiento, es posible que desees configurar diferentes temas para cada uno de tus inquilinos. Si es así, configure sus arrendatarios y configure el tema de cada arrendatario según sea necesario.

A continuación, puede personalizar la página principal o los panelesde su sitio. Puede usarlos para presentar información importante, como anuncios y noticias, o resaltar contenido específico. 

Por último, puede agregar bloques a la mayoría de sus páginas. Estos son elementos adicionales en el diseño de su página que pueden utilizarse para presentar información u ofrecer una funcionalidad útil, por ejemplo, mostrar un calendario de próximos eventos o permitir a los usuarios volver rápidamente a su contenido visitado recientemente.

También puede mostrar su sitio en varios idiomas si es necesario. Puede instalar paquetes de idiomas adicionales en Administración del sitio Paquetes de > > idiomas.

Obtenga más información sobre cómo personalizar su sitio en el curso en paneles y temas básicos en la Totara Academy. 

Jerarquías y tareas laborales

Una de las formas más comunes y eficientes de asignar contenido (como cursos o actividades de desempeño) se basa en las funciones que ocupan sus usuarios y las partes de su organización en las que operan. Es posible que desee que todos los usuarios en una determinada posición completen un curso; por ejemplo, desea que todos los asesores de su organización completen un curso determinado, independientemente de dónde trabajen. Como alternativa, es posible que desee asignar a todos los usuarios de un país una actividad de desempeño específica, independientemente de su función.

Probablemente desee asignar contenido en función de los roles de sus usuarios y dónde trabajan. Para hacer esto de manera efectiva, debe configurar jerarquías. Estos le permiten trazar la estructura de sus roles, organizaciones y las relaciones entre ellos.

Es útil considerar cómo deben estructurarse sus jerarquías antes de agregar usuarios. Además, puede configurar esto para usar la importación de RR. HH.

Obtenga más información sobre puestos, organizaciones y asignaciones de trabajo en el curso dedicado en la Totara Academy. 

Importación de RR. HH.

Comenzar con una nueva plataforma puede ser una perspectiva abrumadora; es probable que tenga muchos datos para administrar. Afortunadamente, la importación de RR. HH. le permite importar y actualizar automáticamente sus datos de usuario, jerarquías de posición y organización, competencias y más. También puede agregar usuarios a diferentes arrendatarios mediante la importación de RR. HH.

En lugar de configurar manualmente sus puestos, organizaciones y usuarios, puede importarlos desde un archivo CSV o base de datos externa.

Una vez que haya configurado los ajustes adecuados, puede ejecutar la importación de RR. HH. para importar sus datos al sitio.

Obtenga más información sobre la importación de RR. HH. en el curso sobre la creación de usuarios en Totara en Totara Academy. 

Audiencias

Con sitios más grandes, probablemente no querrá asignar usuarios individuales al contenido, ya que esto puede llevar mucho tiempo y esfuerzo. En cambio, puede utilizar audiencias para administrar grandes grupos de usuarios. Hay dos tipos de audiencias que puede usar: audiencias fijas y audiencias dinámicas.

Con audiencias establecidas, simplemente puede agregar usuarios a una audiencia y luego asignar contenido (como cursos o programas en Totara Learn, o competencias y actividades de rendimiento en Totara Perform) a todo el grupo. Por ejemplo, podría crear una audiencia establecida para un grupo de principiantes, luego usar esta audiencia para asignar una actividad de desempeño de revisión para ver cómo están encontrando sus nuevos roles.

Como alternativa, puede crear audiencias dinámicas, que agregan y eliminan usuarios de la audiencia en función de un conjunto de reglas. Por ejemplo, podría configurar una audiencia que incluya a todos los usuarios que trabajan en el Reino Unido y ya han completado un curso básico de primeros auxilios. Luego, podría usar esta audiencia para inscribir automáticamente a usuarios que cumplan con estos criterios en un curso avanzado de primeros auxilios. Tan pronto como un usuario con sede en el Reino Unido complete el curso básico de primeros auxilios, se lo inscribirá en el curso avanzado. También puede usar una audiencia dinámica para agregar y eliminar usuarios automáticamente de un espacio de trabajo relevante (en Totara Engage), como una configuración para analizar un proyecto específico.

Con audiencias dinámicas, cualquier usuario que agregue manualmente o a través de la importación de RR. HH. se agregará automáticamente a sus audiencias en función de sus reglas.

Obtenga más información sobre las audiencias en el curso dedicado en la Totara Academy.

Catálogo

El catálogo hace que sea fácil e intuitivo para los usuarios encontrar contenido que sea relevante para sus necesidades e intereses de capacitación. Si estás usando Totara Learn, el catálogo muestra todos los cursos, programas y certificaciones disponibles para los estudiantes. Si utiliza Totara Engage, también puede configurar el catálogo para que muestre contenido de Totara Engage, como recursos generados por el usuario.

Obtenga más información sobre el catálogo en el curso dedicado de la Totara Academy. 

Políticas del sitio

Ahora, antes de abrir el sitio a sus usuarios, es posible que desee configurar políticas del sitio. Puede establecer declaraciones que sus usuarios deberán aceptar antes de poder acceder a su sitio. También puede agregar estas políticas en varios idiomas.

Administración de usuarios y datos de usuarios

Ya sea que utilice su sitio para brindar capacitación específica, como centro de aprendizaje informal y colaboración, o para gestionar el desempeño de las personas en su organización (o cualquier combinación de estas), deberá proporcionar cuentas a los usuarios para que puedan acceder al contenido de su sitio.

El primer paso es determinar quién necesita tener acceso a su sitio. El siguiente paso que debe dar es proporcionar a las personas de su organización acceso a su sitio de Totara. Según cuántos usuarios tenga y otros requisitos, puede utilizar una variedad de métodos de autenticación diferentes, desde el autoregistro hasta el inicio de sesión único.

Además, es posible que desee capturar información que no está incluida en los perfiles de usuario de forma predeterminada. Puede lograr esto utilizando los campos de perfil de usuario. Por ejemplo, es posible que desee saber qué idiomas hablan sus usuarios. En este caso, puede agregar un campo a los perfiles de usuario que permita a los usuarios agregar información sobre cualquier idioma que hablen.

Obtenga más información sobre cómo crear usuarios en Totara en el curso dedicado de la Academia de Totara. 

Roles, permisos y capacidades del usuario

Hay una variedad de roles disponibles en Totara, que ofrecen diferentes permisos y capacidades a diferentes usuarios. Totara tiene varios roles predeterminados. Algunos de estos están disponibles en todos los productos de Totara (como Site Administrator o Learner), mientras que otros son específicos de un producto (como Editing Trainers in Totara Learn).

Al comenzar, debe preguntar qué deberán hacer sus diferentes usuarios en el sistema. Es posible que necesite un puñado de administradores del sitio de confianza, así como otros roles como creadores de cursos que completarán su sitio con materiales de aprendizaje y creadores de actividades de desempeño que configurarán sus actividades de desempeño. La mayor parte de sus usuarios serán asignados al rol de Aprendiz: esto les dará capacidades limitadas en el sistema, pero les permitirá participar en aprendizaje formal, espacios de trabajo, compartir contenido y tener metas, competencias y actividades de desempeño asignadas.

Es posible que desee editar los permisos de cada rol. Por ejemplo, es posible que desee que algunos usuarios funcionen como creadores de cursos, pero no puedan eliminar cursos o actividades. En lugar de modificar el rol de creador del curso, recomendamos duplicar el rol y eliminar las capacidades no deseadas.

También puede asignar estos roles en diferentes niveles o contextos del sistema. Por ejemplo, uno de sus usuarios podría ser un creador de cursos dentro de una de sus categorías, lo que significa que solo puede crear nuevos cursos en esa categoría. Sin embargo, también se les podría asignar la función de instructor para cursos específicos en otras categorías.

Si está utilizando multiarrendamiento, también deberá asignar los roles de arrendatario a los usuarios que supervisarán a cada arrendatario.

Obtenga más información sobre los roles de usuario en el curso sobre la administración de usuarios a nivel del sitio en la Totara Academy. 

Uso de productos específicos de Totara

Hasta ahora, has configurado varias funciones de plataforma, que son aplicables independientemente de los productos Totara que estés usando. Dependiendo de los productos (o sabores) que haya instalado, hay otras características que deberá configurar. Por ejemplo, si utilizas Totara Learn, deberás crear los cursos, programas, certificaciones y planes de aprendizaje que deseas que completen tus usuarios. Si estás usando Totara Engage, querrás configurar espacios de trabajo y completar previamente la biblioteca y el catálogo con contenido útil, o configurar el motor de recomendaciones.

Eche un vistazo a las guías de cada uno de los productos que está utilizando:

• Cómo comenzar con Totara Learn
• Cómo comenzar con Totara Perform
• Cómo comenzar con Totara Engage

Informes

Una vez que sus usuarios estén en funcionamiento en su sitio, puede comenzar a usar informes. Como administrador del sitio, puede configurar una variedad de informes que lo ayudarán a usted y a otros usuarios a comprender cómo las personas utilizan su sitio. El creador de informes personalizados de Totara le permite crear informes personalizados en todo el sitio utilizando una serie de fuentes de datos extraídas de varias características.

Totara también incluye una serie de informes integrados útiles que pueden proporcionar información valiosa sobre cómo sus usuarios utilizan el sitio. Como administrador del sitio, también puede personalizar los informes integrados de Totara utilizando el generador de informes.

Obtenga más información sobre los informes en el curso dedicado en la Totara Academy.  

Totara Academy

La Totara Academy incluye un programa específicamente adaptado a las necesidades de los administradores del sitio, que contiene una variedad de cursos enfocados en características y funcionalidades específicas. A través de tutoriales de aprendizaje electrónico, videos, simulaciones interactivas y cuestionarios, desarrollará todas las habilidades que necesita para administrar un sitio de Totara. Completar el programa le llevará aproximadamente veinte horas si completa todas las actividades.

Encuentre toda la información que necesita en el programa de administrador del sitio en Totara Academy.