Visualización y filtrado de informes

Como administrador del sitio (u otro usuario con los permisos adecuados) puede crear informes de usuario personalizados y proporcionar acceso a otros usuarios para ver y exportar el informe.

El acceso a los informes se asigna en función del rol de un usuario dentro del sistema. Puede acceder a los informes a través del área de Informes exclusiva a través de la navegación superior, o puede administrar informes desde el menú de acceso rápido > Informes. 

El panel Informes solo aparecerá en el menú de navegación superior si se ha asignado al usuario un rol al que se le ha permitido el acceso a un informe. Dentro del panel Informes, haga clic en la miniatura o título de un informe para abrirlo y verlo.

Ordenar los resultados del informe

Los datos del informe aparecerán en columnas en el orden establecido por el creador del informe; sin embargo, las columnas se pueden ordenar y ocultar según sea necesario al visualizarlas.

Al hacer clic en el encabezado de una columna resaltada, se reordenarán los datos disponibles en función de esa columna. Aparecerá una flecha junto al encabezado de la columna para indicar si los datos están ordenados en orden ascendente (A-Z para datos alfabéticos y 1-9 para datos numéricos) o descendente (Z-A para datos alfabéticos y 9-1 para datos numéricos).

Un visor de informes puede elegir ocultar y mostrar columnas desde su propia pantalla. Seleccione el botón Mostrar/Ocultar columnas y utilice las casillas de verificación para ocultar o mostrar las columnas de datos correspondientes y luego haga clic en el botón Aceptar.

Paginación

Cuando se haya alcanzado el número máximo de registros para mostrar por página, se paginará un informe. En la parte inferior de la página, use los números de página o los enlaces (Siguiente) y (Anterior) para navegar por los datos.

Búsqueda de resultados de informes

Al crear un informe personalizado, el administrador de informes puede agregar opciones de búsqueda para ayudar a los espectadores a encontrar resultados específicos y a refinar la información que se muestra.

Las opciones de búsqueda aparecerán en la parte superior de la página de vista del informe. Utilice los campos y filtros para ayudar a buscar datos específicos en el informe, como un alumno o un rango de fechas en particular. Haga clic en Mostrar más... para mostrar todos los campos de búsqueda disponibles.

Existen diferentes tipos de opciones de búsqueda disponibles, según el campo de datos y el origen del informe seleccionado.

Las opciones de búsqueda a menudo tienen un menú desplegable donde se pueden seleccionar diferentes opciones para el filtrado de datos. Tenga en cuenta que los campos de búsqueda se dividen en dos categorías: Búsqueda obligatoria y Búsqueda por. Los campos de búsqueda obligatorios son aquellos que han sido especificados como obligatorios por el creador del informe, mientras que los campos bajo el encabezado Buscar por pueden usarse opcionalmente para restringir aún más los resultados del informe.

Después de ingresar cualquier criterio de búsqueda, haga clic en el botón Buscar. Los resultados del informe aparecerán en la parte inferior de la página.

Búsqueda de texto

Una búsqueda de texto permite buscar información basada en texto de formato libre. La búsqueda tiene las siguientes opciones:

• Contiene: Busque registros que contengan el texto ingresado (si no se ingresa texto, el filtro está deshabilitado)
• No contiene: Buscar registros que no contengan el texto ingresado
• Es igual a: Buscar registros que sean iguales al texto
• Comienza con: Buscar registros que comiencen con el texto ingresado
• Finaliza con: Buscar registros que terminen con el texto ingresado
• Está vacío: busque registros que sean iguales a una cadena vacía
• No está vacío: Buscar todos los registros sin una cadena vacía

Búsqueda seleccionada

Un filtro selecto refina la información en función de una lista desplegable de opciones. Los valores en el menú desplegable variarán según el campo de búsqueda. Los filtros pueden incluir:

• ¿Hay algún valor? Esta opción desactiva el filtro (es decir, este filtro acepta toda la información)
• Es igual a: Esta opción solo permite información que es igual al valor seleccionado de la lista
• No es igual a: Esta opción solo permite información diferente del valor seleccionado de la lista
• Cualquiera de los seleccionados: Esta opción arrojará resultados en cualquiera de los valores seleccionados
• Ninguno de los seleccionados: Esta opción no arrojará resultados sobre ninguno de los valores seleccionados
• Todos los seleccionados: Esta opción arrojará resultados sobre todos los valores seleccionados
• No todos los seleccionados: Esta opción no arrojará resultados sobre todos los valores seleccionados

Búsqueda de fechas

Una búsqueda de fecha refina los registros por fecha o rango de fechas. Se puede ingresar una búsqueda de registros antes y/o después de las fechas seleccionadas, y una búsqueda de registros que son una cierta cantidad de días antes y/o después de la fecha de generación del informe.

Para aplicar un filtro de fecha, use la casilla de verificación para habilitar el campo correspondiente e ingrese un día, mes y año, o use el icono de calendario para abrir una vista de calendario para seleccionar la fecha requerida.

Utilice la opción Incluir registro cuando falte la fecha para asegurarse de que no se omitan registros (donde coincidan con la búsqueda, pero no con los datos relevantes). 

La zona horaria del usuario que ve el informe puede afectar los registros que se muestran con ciertos filtros de fecha aplicados, por ejemplo, la Fecha de iniciodel curso .

Por ejemplo, si el Usuario A en Nueva Zelanda crea (o edita) un curso y establece la fecha de inicio en 19 de enero, el Usuario B en una zona horaria anterior, p. ej., California, puede no ver el curso si el filtro del informe se establece en 'La fecha de inicio es posterior al 18 de enero'. Esto se debe a que el Usuario B está en una zona horaria que aún podría estar en el día anterior.

Estado rojo-ámbar-verde

El origen del informe de finalización de la certificación tiene una columna titulada Estado rojo-ámbar-verde, pero en lugar de ser una columna que aparece en la tabla de resultados del informe, este es realmente un filtro por el cual ver el contenido. 

Este filtro le permite filtrar información en función de un conjunto de casillas de verificación:

• Rojo para certificaciones vencidas o vencidas
• Ámbar para certificaciones vencidas o vencidas
• Verde para certificaciones asignadas o certificaciones completadas (también denominadas “certificadas”)

Al igual que los semáforos, estos filtros le permiten saber qué certificaciones requieren acción y cuán urgente podría ser esa acción. 

Puede seleccionar uno o más de los filtros de estado de color para aplicar. Elegir ninguno o todos los filtros esencialmente desactivará el filtro, ya que mostrará todos los resultados. 

El estado de color coordinado se mostrará en los resultados del informe en la columna Estado. 

Filtrar los resultados del informe

Al crear un informe personalizado, el administrador de informes también puede agregar filtros para ayudar a los visores a refinar la información que se muestra. Los filtros aparecerán al costado de la página de vista del informe.

Hay varios filtros diferentes disponibles para cada informe, según el origen del informe seleccionado.

Los filtros tienen uno o más menús desplegables donde se pueden ingresar diferentes opciones para el filtrado de datos.

Después de ingresar cualquier filtro de búsqueda, el informe actualizará automáticamente los resultados del informe.

Haga clic en Mostrar más... para mostrar todos los filtros de barra lateral disponibles.

Búsquedas guardadas

Al ver un informe y usar la función de búsqueda, puede guardar las búsquedas para volver rápidamente a ellas en una fecha posterior. Una búsqueda guardada permite a los visualizadores de informes replicar una búsqueda y/o filtros según sea necesario, o compartir una búsqueda y/o filtros con otros visualizadores de informes. Por ejemplo, en el informe Cursos, puede guardar una búsqueda para mostrar solo cursos de una categoría de curso específica.

Las búsquedas guardadas también se pueden utilizar al configurar informes programados.

Una vez que usted (u otros usuarios) hayan creado al menos una búsqueda guardada compartida, la sección Búsquedas guardadas estará disponible en la parte superior del informe. Desde aquí, los usuarios pueden seleccionar diferentes búsquedas utilizando la lista desplegable Ver una búsqueda guardada. Como creador del informe, también puede seleccionar qué búsqueda guardada se utilizará como predeterminada eligiendo la búsqueda en el menú desplegable y haciendo clic en Establecer como vista predeterminada.

Utilice la página Administrar sus búsquedas guardadas para editar o eliminar una búsqueda guardada. Aquí puede ver una lista de búsquedas guardadas visibles para usted (no podrá ver las búsquedas guardadas privadas de otros usuarios).

En la columna Opciones, puede editar () o eliminar () la búsqueda guardada.

Visualización de direcciones de correo electrónico

Es posible ver las direcciones de correo electrónico en el generador de informes, aunque el valor Correo electrónico es privado puede mostrarse al ver la columna Correo electrónico del usuario en un informe.

Si se encuentran problemas con la visibilidad del campo de correo electrónico del usuario, verifique las siguientes configuraciones y capacidades.

La capacidad site:viewuseridentity también deberá estar habilitada (configurada en Permitir) para el rol relevante. De manera predeterminada, esto está habilitado para los roles de instructor, instructor de edición y gerente (no gerente de personal); sin embargo, esta es una capacidad de contexto del curso, por lo que el rol del usuario debe asignarse en el contexto del sistema para otorgar visibilidad en el Generador de informes.

También es importante tener en cuenta que la columna Correo electrónico del usuario (ignorando la configuración de visualización del usuario) debe agregarse al informe. La columna Correo electrónico respeta la visibilidad del correo electrónico independientemente de los permisos, lo que podría dar lugar a la advertenciade que el correo electrónico es privado, incluso cuando se visualiza como administrador del sitio.

Como alternativa, un administrador puede configurar el sitio de capacidad:viewuseridentity para Permitir el rol de Usuario autenticado y luego restringir el informe al rol de Instructor en cualquier contexto. Esto proporcionaría acceso al instructor para ver la dirección de correo electrónico del usuario en el informe. Tenga en cuenta que este cambio expondría las direcciones de correo electrónico del usuario a los usuarios inscritos en el contexto del curso, por lo que se requeriría una anulación de rol en el contexto del curso o categoría.

Datos relacionados con la gestión del desempeño

Los gerentes de sitio no pueden acceder a las columnas de informes relacionadas con el rendimiento de un usuario de manera predeterminada.

Esto incluye las siguientes columnas: 

Respuestas de evaluación: Respuestas del alumno, Respuestas de calificación del alumno, Puntaje del alumno, Respuestas del gerente, Respuestas de calificación del gerente, Puntaje del gerente, Respuestas del gerente del gerente, Respuestas de calificación del gerente del gerente, Puntaje del gerente, Respuestas del evaluador, Respuestas de calificación del evaluador, Puntaje del evaluador, Respuestas de todos los roles, Respuestas de calificación de todos los roles, Puntaje de todos los roles.

Objetivos: Nombre del objetivo, descripción del objetivo

Para que los gerentes de sitio tengan acceso a estos datos, el rol debe actualizarse con las siguientes capacidades:

• totara/evaluación:vertodas lasevaluaciones
• totara/jerarquía:vistaalgoas

Próximos pasos

• Guardar una búsqueda de informe
• Habilitar visibilidad de correos electrónicos en informes