¿Qué son las restricciones de informes globales?

La funcionalidad de restricciones de informes globales de Totara proporciona una interfaz en todo el sitio para definir restricciones globales a los datos de informes visibles para un usuario o grupo de usuarios.

Le permite controlar lo que un usuario puede ver al ver un informe, limitándolo a registros para usuarios en audiencias, posiciones, jerarquías o incluso usuarios individuales seleccionados. Las restricciones se aplican a todos los informes de manera predeterminada, pero también se pueden habilitar o deshabilitar de manera individual. Por ejemplo, puede:

• Permita que una organización vea uno o más informes, pero solo vea los registros que pertenecen a los usuarios de esa organización
• Limitar el acceso a los registros que pertenecen a un subconjunto de usuarios (como todos los usuarios suspendidos) a un grupo específico (como los administradores del sitio), sin tener que modificar cada informe individual

Esto proporciona un control más detallado sobre los registros de usuario específicos a los que se puede acceder que mediante el uso de restricciones de contenido y evita la necesidad de configurar restricciones de contenido en cada informe individual.

Las restricciones de informes globales solo se aplican a los registros que “pertenecen” a un usuario específico, por ejemplo, un registro de finalización del curso o un registro de credencial emitido. No se aplican a fuentes de informes donde los registros individuales no están vinculados a un usuario específico, como el informe “Curso”, que solo enumera los cursos por nombre.

Definir qué registros se pueden ver

Una vez creada la restricción, puede especificar qué registros se pueden ver en los informes a los que se aplica la restricción.

Puede alternar entre:

• Permitir que se vean todos los registros con esta restricción: Permitir que se vean todos los registros con este botón, que ocultará las opciones de limitación de registros
• Restringir qué registros se pueden ver: Limitar los registros que se pueden ver con este botón, que revela las opciones de limitación de registros

Asignación de usuarios a la restricción

La pestaña Usuarios autorizados a seleccionar restricción le permite especificar qué usuarios están asignados a la restricción.

A los usuarios asignados a una sola restricción se les aplicará la restricción al ver informes restringidos globalmente y los datos del informe se limitarán a los registros según se define en la pestaña Ver registros relacionados con la restricción.

Se notificará a los usuarios asignados a múltiples restricciones qué restricción se ha aplicado a un informe que se está viendo y tendrán la opción de cambiar qué restricciones se aplican. Pueden seleccionar entre cualquiera de las restricciones activas a las que han sido asignados, pero siempre deben seleccionar al menos una restricción para aplicar. 

Puede alternar entre:

• Poner esta restricción a disposición de todos los usuarios: asignar y permitir que todos los usuarios apliquen esta restricción utilizando este botón, que ocultará las opciones limitantes de usuario
• Restringir qué usuarios pueden usar esta restricción: asignar a grupos o individuos específicos y limitar los usuarios que pueden aplicar la restricción usando este botón, que muestra las opciones de limitación de usuarios

Visualización de informes con restricciones de informes globales activas

Visualización del usuario asignado a una sola restricción

Si el usuario que visualiza un informe restringido globalmente solo está asignado a una sola restricción, el informe simplemente se muestra con los datos del informe limitados por la configuración en la pestaña Ver registros relacionados con la restricción asignada.

El cuadro Ver registros restringidos por información está oculto si el usuario tiene restricción(es) cero o una restricción activa, o si no se aplican restricciones globales al informe.

Visualización de usuario asignado a múltiples restricciones

Si el usuario que visualiza un informe restringido globalmente está asignado a múltiples restricciones, el informe se muestra junto con un cuadro Ver registros restringidos por que especifica qué restricción se ha aplicado a los datos que se muestran y le da al usuario la opción de cambiar la restricción aplicada.

Combinación de restricciones de contenido globales y por informe

Cuando se aplican restricciones de contenido globales y por informe, se combinan utilizando la lógica Y (p. ej., un registro solo se muestra si coincide con ambas restricciones).

Si desea exponer las vistas globales y de contenido restringido por separado al mismo usuario, debe crear dos informes separados.

Restricciones de informes en caché y globales

El soporte de almacenamiento en caché de informes para restricciones de informes globales no está disponible actualmente.

Próximos pasos

• Habilitar restricciones de informes globales
• Configuración de restricción de informes globales
• Crear restricciones de informes globales
• Aplicar restricciones de informes globales