¿Qué son los informes?

Dentro de Totara hay informes de sitios, a los que solo pueden acceder los administradores de sitios y no son personalizables, y luego hay informes creados y gestionados utilizando el generador de informes. La mayoría de los informes se incluyen en este último, por lo que nos centraremos en los informes utilizando el generador de informes.  

También puede encontrar más información sobre los informes en nuestro sitio web. 

Generador de informes

Ya sea que utilice su sitio de Totara para brindar aprendizaje y capacitación, como un espacio para que los usuarios colaboren y analicen, o para gestionar el desempeño de sus equipos con revisiones y evaluaciones, los informes pueden proporcionar información sobre cómo sus usuarios utilizan la funcionalidad de Totara.

El creador de informes de Totara permite a los administradores del sitio crear informes personalizados en todo el sitio que luego se distribuyen a los usuarios para que puedan revisar y administrar cómo sus equipos utilizan el sitio.

Beneficios de usar Totara Report Builder

El creador de informes obtiene datos de muchas funciones en Totara para proporcionar informes sobre áreas como la finalización del curso 9Totara Learn) y la interacción con el espacio de trabajo (Totara Engage), y también se puede utilizar para validar datos importados mediante la importación de RR. HH.

Finalización y competencias

Dependiendo de los productos Totara que tenga, los usuarios pueden completar diversas actividades, cursos, programas, certificaciones y competencias. Los informes creados para mostrar la información de finalización y competencia pueden informar a los gerentes de personal sobre el trabajo que un usuario aún debe completar y también pueden utilizarse para encontrar usuarios que sean competentes en áreas particulares. Esta información se puede utilizar para obtener talento dentro de su empresa para ascensos internos y para llenar brechas temporales de conocimiento dentro de su organización.

Validación de datos

La importación de RR. HH. permite a los administradores del sitio importar datos de los sistemas de RR. HH. (u otros sistemas) para completar automáticamente las cuentas de usuario, la organización y las jerarquías de puestos. Los informes personalizados se pueden utilizar para permitir que un representante de RR. HH. o gerentes de personal revisen los datos que se importaron para verificar su precisión, sin requerir que tengan acceso para editar o ver las cuentas de usuario directamente.

Cómo funciona el generador de informes

Creación de informes personalizados

Totara contiene roles de usuario a los que se les otorgan permisos para realizar partes del proceso de creación y visualización de informes personalizados. Un administrador del sitio puede crear un informe y ponerlo a disposición de otros usuarios según el rol que se les haya asignado en el sistema.

Crear un informe permite a los administradores del sitio seleccionar:

• Las columnas de datos que estarán disponibles
• Los filtros que un usuario puede usar para buscar
• Controles de contenido que restringen los registros que están disponibles cuando se visualiza un informe
• El/los rol(es) de usuario a los que se les dará permiso para acceder al informe
• Configuración de rendimiento, como restringir la ejecución de informes con criterios de búsqueda ingresados y versiones en caché del informe

El almacenamiento en caché del creador de informes no funcionará si tiene multiarrendamiento habilitado en su sitio.

Fuentes de informes

Si ha seleccionado un origen de informe, deberá configurar el informe para que pueda ajustarlo según sus necesidades. Por lo tanto, se recomienda que al utilizar un origen de informe (en lugar de una plantilla de informe) seleccione Crear y editar.

Plantillas de informes

Al crear nuevos informes, puede utilizar plantillas de informes para crear rápidamente informes útiles. Estos proporcionan un punto de partida que puede editar para adaptarse a sus requisitos exactos. Tenga en cuenta que al crear y editar un informe desde una plantilla, no editará la plantilla en sí.

Estas plantillas de informes pueden comenzar a brindarle información útil de inmediato. Por ejemplo, la plantilla de informe de resumen de actividad del sitio de administración muestra la cantidad de entradas de registro para el sitio a lo largo del tiempo, sin necesidad de configurar ajustes adicionales.

Diferentes plantillas están dirigidas a diferentes roles. Las siguientes plantillas están disponibles actualmente para estos roles:

• Administrador
  • Resumen de la actividad del sitio del Administrador
• Estudiante
  • Resumen del estado de finalización de la certificación del alumno
  • Resumen del estado de finalización del curso del alumno
  • Resumen del estado de la meta del usuario
  • Resumen del estado de finalización del programa del usuario
• Gerente
  • Resumen del estado de finalización de la certificación del jefe de equipo
  • Resumen del estado de finalización del curso del jefe de equipo
  • Resumen del estado de la meta del jefe de equipo
  • Resumen del estado de finalización de programas los jefes

Al igual que con los informes creados a partir de un origen de informe, cada informe creado a partir de una plantilla puede personalizarse completamente seleccionando Editar este informe. Puede agregar o eliminar columnas, cambiar el orden de las columnas, mostrar un gráfico, agregar filtros y más.

Visualización de informes

Al utilizar un informe, los usuarios pueden determinar qué columnas se muestran seleccionando Mostrar/Ocultar columnas. En esta ventana emergente, los usuarios pueden decidir qué columnas mostrar (marcar) y qué columnas se ocultarán (desmarcarán) en el informe. Seleccione Aceptar para confirmar sus selecciones.

Ejecución de informes personalizados

Los usuarios a los que se les otorgue acceso a los informes verán la opción de menú Mis informes en el menú de navegación. Los usuarios pueden ejecutar un informe, agregar criterios de búsqueda para filtrar registros particulares y exportar datos a archivos. Los informes que deben ejecutarse regularmente pueden programarse para que se ejecuten automáticamente y se envíen como archivos adjuntos a los usuarios.

En función de los controles de contenido que se han configurado, el informe puede filtrarse previamente para mostrar solo registros para el personal en o por debajo de la posición de un usuario, dentro o bajo la organización de un usuario, u otros detalles según la fuente del informe que se eligió.

Desarrollo de fuentes de informes personalizados

Una fuente de informe define el tipo principal de datos que se utilizarán en un informe. Cada informe puede tener una fuente de informe. El conjunto de fuentes de informes predeterminadas incluye datos como información del perfil del usuario, detalles de fecha y hora. Su socio de Totara puede crear fuentes de informes adicionales. Este proceso se describe en detalle en la documentación del desarrollador.

Tipos de informes

Dentro de Totara hay dos tipos de informes:

• Informes integrados: Informes generados por el sistema
• Informes del usuario: Creado por los administradores del sitio y puesto a disposición de otros usuarios

Informes integrados

Cada instalación de Totara viene con un conjunto de informes integrados (una lista de los cuales se puede encontrar en la página de fuentes de informes). Estos pueden ser editados y administrados por un administrador del sitio y cualquier persona que haya recibido la capacidad totara/reportbuilder:manageembeddedreport.

Los informes integrados se utilizan en todo el sistema, por ejemplo, la página Examinar lista de usuarios es en realidad un informe integrado y, por lo tanto, se puede personalizar para adaptarse a su organización. Es posible duplicar un informe incrustado y luego editar la copia para adaptarla mejor a sus requisitos sin cambiar el informe predeterminado. Si decide editar un informe integrado, esto provocará cambios para todos en el sitio que accedan a ese informe.

Si desea reutilizar cualquier informe integrado, se recomienda enfáticamente que no edite los informes integrados ellos mismos, ya que estos generalmente se utilizan en varios lugares del sistema y editar estos informes puede tener consecuencias no deseadas. En cambio, debe duplicar el informe integrado si desea usarlo para otro propósito.

Informes de usuario

Los informes de usuario son los informes que los administradores del sitio y los gerentes del sitio crean y ponen a disposición de otros usuarios. Una vez que se ha creado un informe, se puede ver en dos lugares. En primer lugar, puede ver los informes creados en la pestaña Informes (en la barra de navegación superior). Desde la página de informes, puede hacer clic en un informe para seleccionarlo y luego seleccionar Editar este informe. En la página del administrador de reportes (menú de acceso rápido Report>es), puede ver un reporte haciendo clic en su título o enlace de vista. Puede actualizar un informe haciendo clic en el icono de engranaje () en la columna Acciones o eliminarlo con el icono de cruz ().