¿Qué es una audiencia?

La gestión de audiencia permite que los grupos de usuarios de todo el sitio se completen manual o dinámicamente utilizando combinaciones ilimitadas de reglas basadas en datos de RR. HH. suministrados, registros de finalización de usuarios y otras métricas de usuarios recopiladas.

La funcionalidad de audiencia de Totara permite a los administradores asignar miembros rápida o automáticamente a:

• Inscripción en cualquier cantidad de cursos, programas y/o certificaciones (Totara Learn)
• Visibilidad de cualquier cantidad de cursos, programas y/o certificaciones (Totara Learn)
• Acceso a cualquier cantidad de plantillas de planes de aprendizaje o planes de aprendizaje completados previamente (Totara Learn)
• Objetivos de la compañía (Totara Perform)
• Derechos de acceso a nivel del sistema

Las audiencias son especialmente poderosas cuando se utilizan junto con la importaciónde RR. HH. Con ambas funciones habilitadas y configuradas, se puede procesar automáticamente un rango de acciones de administración e inscripción de usuarios en función de su fuente de RR. HH. regular y el amplio rango de reglas comerciales que defina.

Hay dos tipos de audiencias:

• Establecer: una audiencia establecida le permite seleccionar manualmente y agregar cualquier usuario al grupo
• Dinámico: Una audiencia dinámica se crea y mantiene automáticamente en función de un conjunto de reglas que usted crea

Establecer audiencias

Debido al proceso simple pero manual requerido para agregar y eliminar miembros de la audiencia, las audiencias establecidas generalmente se utilizan cuando la cantidad de personas dentro del grupo es limitada, con actualizaciones poco frecuentes para los miembros de la audiencia. Los ejemplos pueden incluir una audiencia establecida para miembros de un equipo de proyecto específico.

Gestión de miembros de audiencias establecidas

Para asignar miembros al grupo de audiencia, busque o navegue por la lista de usuarios potenciales en la columna de la derecha, seleccione el/los usuario(s) que necesita y seleccione Agregar. El/los usuario(s) ahora aparecen en la columna Usuarios actuales.

Para eliminar miembros del grupo de audiencia, busque o navegue por la lista de usuarios actuales en la columna izquierda, seleccione el/los usuario(s) que necesita y seleccione Quitar. El/los usuario(s) ahora aparecen en la columna Usuarios potenciales.

Seleccione Volver a audiencias para volver a la página de gestión de audiencias.

Eliminar usuarios de una audiencia puede dar lugar a la cancelación de la inscripción de usuarios de varios cursos. Esto incluirá la eliminación de la configuración del usuario, las calificaciones, la membresía del grupo y otra información del usuario de los cursos afectados.

Públicos dinámicos

Las audiencias dinámicas generalmente se utilizan donde habrá una gran cantidad de miembros de la audiencia o actualizaciones frecuentes de las membresías. Las audiencias dinámicas también pueden ser útiles cuando hay una gran cantidad de usuarios dentro del sitio, donde buscar y agregar usuarios manualmente a una audiencia establecida consume particularmente tiempo. Algunos ejemplos pueden incluir una audiencia dinámica para todos los gerentes de personal dentro de su sitio de Totara, todos los usuarios con un departamento en particular de su organización o personas que son profesionales certificados en primeros auxilios.

Creación de planes de aprendizaje para el público (Totara Learn)

Si utiliza Totara Learn, la funcionalidad del plan de aprendizaje dentro de las audiencias proporciona a los miembros de la audiencia acceso a plantillas de planes de aprendizaje y la capacidad de los administradores de crear automáticamente planes de aprendizaje para cada miembro de la audiencia.

Una vez que se ha seleccionado una plantilla de plan de aprendizaje, un administrador puede especificar si la plantilla debe utilizarse para crear un borrador o un plan de aprendizaje preaprobado. También es posible evitar que se creen nuevos planes si el usuario ya tiene un plan de aprendizaje basado en la plantilla seleccionada. 

Al vincular competencias con puestos y organizaciones y crear una plantilla de plan de aprendizaje que esté configurada para asignar competencias automáticamente (y sus cursos vinculados), un administrador puede aprovechar la funcionalidad de audiencias para automatizar la creación y la población de planes de aprendizaje para todos los alumnos.

Eliminar usuarios y asignaciones de roles

Al eliminar usuarios de las audiencias, se eliminará cualquier rol asignado a través de la audiencia. Esto no eliminará los roles asignados a nivel del sistema (a través de Asignar roles del sistema). De manera similar, eliminar un rol a nivel del sistema (a travésde Asignar roles del sistema) no eliminará ese rol donde se asigna en audiencias. Si un usuario es asignado a un rol a nivel de sistema a través de una audiencia, aparecerá en gris en la columna Usuarios existentes y no se puede eliminar del rol sin eliminarlo de la audiencia.

Al eliminar roles de las audiencias (no necesariamente eliminar miembros de la audiencia), se eliminan los roles. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, los roles asignados a nivel del sistema no se eliminarán.

Configuración global de la audiencia

La configuración global de la audiencia le permite establecer las opciones de membresía dinámica y de alerta de todo el sitio utilizadas para la audiencia.

Opciones de alerta

La configuración de alerta de audiencia permite que un usuario con los permisos adecuados especifique las opciones de alerta que están disponibles para los usuarios en la página de edición de audiencia. Esta configuración afecta a todos las páginas de edición de Audiencia. Cuando se seleccionan varias opciones, el usuario puede elegir sus opciones preferidas en el menú desplegable de alertas.

Elige entre:

• No envíe alertas.
• Envíe alertas solo a los miembros afectados.
• Enviar alertas a todos los miembros.

Aplicar cambios dinámicos en la membresía de la audiencia en segundo plano

La membresía de una audiencia dinámica debe actualizarse después de que se aprueben los cambios de la regla de la audiencia, lo que puede llevar algún tiempo completarla. Cuando está habilitado, las actualizaciones se programarán para que ocurran como una tarea en segundo plano. Si está deshabilitado, las actualizaciones se realizarán de inmediato, lo que requerirá que el usuario que aprueba los cambios espere a que se complete la actualización.

Próximos pasos

• Crear una audiencia establecida
• Crear una audiencia dinámica