¿Qué es la importación de RR. HH.?

Los sistemas de RR. HH. empresariales almacenan y mantienen información crítica sobre las personas que mantienen las empresas en funcionamiento. Estos sistemas se actualizan diariamente a medida que las personas se unen a la empresa, cambian de puesto, se reorganizan, abandonan y regresan, por nombrar algunos de los elementos de datos clave que generalmente se recopilan y rastrean.

Todas las personas que trabajan en una empresa necesitan capacitación y desarrollo regularmente, y la mayor parte de la capacitación y el desarrollo que necesitan está directamente relacionada con la información mantenida en el sistema de RR. HH. de la empresa. La forma en que los datos se almacenan en el sistema de RR. HH. de una empresa depende en gran medida del sistema de RR. HH. de la empresa que se utiliza y de la forma en que el sistema se ha configurado para la empresa.

La importación de RR. HH. permite que los datos de personas, puestos y organizaciones en Totara se actualicen de forma regular y automática con todos los datos relevantes entregados desde los sistemas de RR. HH. empresariales. La importación de RR. HH. es un proceso de sincronización unidireccional (desde el sistema de RR. HH. empresarial hasta Totara) que admite dos tipos de intercambio de datos:

• Archivo CSV
• Conexión con la base de datos externa

Los archivos CSV se pueden cargar en Totara, y la importación de RR. HH. se puede ejecutar ad hoc o manualmente. Un registro de informe detallado, de búsqueda y filtrable proporciona un registro de todas las importaciones anteriores.

Uso de la importación de RR. HH.

Si desea utilizar la importación de RR. HH. cargando un archivo CSV, deberá seguir estos pasos básicos: 

1. Configure los ajustes predeterminados.
2. Configure el elemento. 
3. Configure el origen.
4. Cree el archivo.
5. Cargue el archivo. 
6. Ejecutar importación de RR. HH..
7. Verifique los registros de importación de RR. HH. 

Puede encontrar más detalles sobre cada uno de estos pasos en esta documentación (consulte Próximos pasos al final de esta página). 

Beneficios de usar la importación de RR. HH.

La importación de RR. HH. mantiene a Totara actualizado con los datos del sistema de RR. HH. de la empresa, sin la necesidad de ingresar, actualizar y eliminar datos manualmente. Al agregar los datos más recientes de la organización, el puesto, la competencia, el usuario y la asignación de trabajo, Totara puede reflejar la estructura de una organización y almacenar información actual sobre los usuarios y gerentes, y el aprendizaje que deben realizar.

Cuando la importación de RR. HH. se utiliza en combinación con la funcionalidad de gestión de audiencia de Totara, Totara puede proporcionar dinámicamente a los estudiantes acceso al contenido de aprendizaje dirigido, en función de la información más reciente de RR. HH.

Públicos

Las audiencias pueden definirse en función de las reglas, donde la membresía (y las actividades de aprendizaje y desempeño asignadas a los miembros de la audiencia) pueden actualizarse regularmente. Las reglas de audiencia pueden consistir en cualquier campo de datos de RR. HH. que se encuentre en Totara (es decir, datos de organización, puesto y usuario). Las reglas de audiencia (p. ej., “El nombre de la organización es Finanzas Corporativas”) se pueden combinar en conjuntos de reglas (p. ej., “El nombre de la organización es Finanzas Corporativas Y la ID del puesto es 988 Y la fecha de inicio del usuario es hace menos de 12 meses Y la condición de empleo es de tiempo completo Y la ID del empleado no es ADV994”). Cuando Totara tenga datos actualizados de RR. HH. (mediante la importación de RR. HH.), las audiencias mantendrán la membresía y el aprendizaje asignado coherentes con el estado actual de cada persona en la empresa.

Consulte la documentación del público para obtener más información.

Generador de informes

El generador de informes permite crear y configurar informes para controlar qué columnas de datos y filtros se muestran en un informe determinado, así como qué registros se muestran a un usuario que visualiza el informe. De manera similar a las reglas de audiencia, las columnas de un informe pueden comprender cualquier campo de datos de RR. HH. que se encuentre en Totara (es decir, datos de organización, posición y usuario). Por ejemplo, los informes pueden incluir columnas como Departamento de usuario, Ciudad de usuario, País de usuario, Organización de usuario, Posición de usuario, Nombre de administradorde usuario e ID de administrador de usuario.

Los filtros de un informe también pueden aprovechar todos estos campos de datos de RR. HH., así como las relaciones jerárquicas en los datos de RR. HH. Por ejemplo, un visor de informes puede filtrar un informe por jerarquías organizativas. El generador de informes también puede aprovechar los datos jerárquicos para mostrar solo registros a los espectadores de informes en función de su relación con otros usuarios (p. ej., subordinados directos, en la misma área de la jerarquía organizacional, etc.). Cuando la importación de RR. HH. se ejecuta diariamente, los registros, columnas y filtros disponibles de cada informe están actualizados con los datos de RR. HH. más recientes.

Consulte la documentación de informes para obtener más información.

Elementos 

Los elementos que se pueden importar a través de la importación de RR. HH. incluyen:

• Asignaciones de tarea
• Organizaciones
• Posiciones
• Usuarios
• Competencias

Fuentes

Con la importación de RR. HH., las fuentes son de dónde provienen los datos, es decir, un archivo CSV o una base de datos externa. Estos pueden configurarse individualmente para cada elemento que haya habilitado. 

Opción de importación de RR. HH.

Una vez que la importación de RR. HH. esté habilitada para un elemento, habrá una opción de Importación de RR. HH.? que aparecerá en la configuración al crear una nueva instancia del elemento habilitado correspondiente, por ejemplo, al agregar una organización a una jerarquía organizacional o agregar o actualizar una cuenta de usuario.

Al seleccionar la opción ¿Importación de RR. HH.? al crear una nueva asignación de trabajo, organización, puesto, usuario o competencia, se puede actualizar o eliminar a través de Importación de RR. HH. 

Además de tener habilitada la opción HR Import?, el campo idnumber para la nueva asignación de trabajo, organización, puesto, competencia o usuario debe tener un valor para permitir que se actualice a través de la importación de RR. HH.

El campo ¿Importación de RR. HH.? se puede marcar manualmente usuario por usuario (siempre que el registro de usuario tenga un campo de número de ID) al editar la cuenta de un usuario. También puede cambiar el campo ¿Importación de RR. HH.? para la importación de usuarios por acción de usuario masiva (usando la opción de alternar importación de RR. HH.). No es posible cambiar masivamente la configuración de importación de RR. HH. de asignación de trabajo.

Ciclos de asignación de trabajo de gestión circular

Los bucles de gestión circular pueden ocurrir cuando un gerente se reporta a sí mismo. Esto puede ocurrir cuando se importan usuarios que tienen un gerente asignado a ellos, que son el gerente de más abajo en la jerarquía de gestión.

Por ejemplo, el Usuario A tiene al Usuario B como su gerente, el Usuario B tiene al Usuario C como su gerente, el Usuario C tiene al Usuario A como su gerente.  También es posible tener un bucle con múltiples asignaciones de trabajo de la siguiente manera. Si tiene dos usuarios, A y B, cada uno con dos asignaciones de trabajo, 1 y 2, se le permite tener A1 > B1 > A2 > B2, pero no puede agregar > A1 al final. Esto puede conducir a un comportamiento inesperado para las aprobaciones de la gerencia y los informes de la gerencia, por lo que debe evitarse.

Si se encuentra la gestión circular al importar un gerente con importación de RR. HH., a ninguno de los usuarios que forman la referencia circular se les asignará su gerente, con un aviso que explique por qué.

Para importar los usuarios identificados como usuarios con una referencia circular, los registros del archivo de importación deberán ajustarse para que la referencia circular ya no exista. En el ejemplo anterior, el usuario C deberá cambiar su gerente del usuario A.

Registros de importación de RR. HH.

Después de ejecutar la importación de RR. HH., es posible que desee verificar cómo le fue, especialmente si hubo algún error. Puede ver los registros de sus ejecuciones de importación de RR. HH. en el menú de acceso rápido Registro> de importación de > RR. HH. como administrador del sitio. 

Filtrado

Luego puede filtrar los registros para mostrar solo el contenido específico que está buscando. Por ejemplo, es posible que desee utilizar filtros para buscar una ejecución que se realizó en una fecha específica o un tipo de registro específico (p. ej., error, advertencia, información).

Borrar registros

Una vez que haya estado usando el sistema de importación de RR. HH. durante un tiempo y lo haya ejecutado varias veces, puede comenzar a obtener una acumulación de registros antiguos que ya no necesita. Puede borrar registros desplazándose hasta la parte inferior de la página de registro de importación de RR. HH. y utilizando el botón Borrar todos los registros o el botón Borrar todos excepto los registros más recientes. Si elige Borrar todos los registros esperados más recientes, esto mantendrá los registros de su última ejecución de importación de RR. HH. únicamente. 

Próximos pasos

• Configurar la configuración predeterminada de importación de RR. HH.
• Habilitar elementos de importación de RR. HH.
• Configurar fuentes de importación de RR. HH.
• Ejecutar importación de RR. HH. 
• Cargar archivos de importación de RR. HH.
• Exportar registros de importación de RR. HH.