¿Qué es el multitenencia?

En versiones anteriores de Totara, fue posible admitir múltiples clientes mediante una combinación de jerarquías organizativas, audiencias, paneles y menús personalizados para ofrecer aprendizaje y diferentes experiencias de usuario a diferentes clientes. Si bien fue posible organizar a los usuarios en grupos distintos, Totara 14 ofrece una funcionalidad de multiarrendamiento más sólida y flexible.

Segmentar su sitio en inquilinos ofrece una serie de beneficios y significa que ahora son posibles diferentes casosde uso. Para los sitios empresariales extendidos, puede usar inquilinos para entregar aprendizaje a usuarios fuera de su organización principal. Por ejemplo, podría crear un inquilino para usuarios en una organización asociada, lo que les permite acceder al aprendizaje en un entorno separado con administradores dedicados.

Otro beneficio clave de separar su sitio en múltiples inquilinos es que puede separar y delegar responsabilidades claramente en términos de administración de usuarios y cursos. Esto significa que los administradoresde  inquilinos solo son responsables de la administración en su inquilino y no necesitan preocuparse por los usuarios, cursos y otro contenido en otros inquilinos.

Cómo comenzar

Para comenzar con el multiarrendamiento, puede seguir estos pasos y consultar las secciones respectivas de esta página:

1. Si aún no está habilitado, primero debe habilitar el multiarrendamiento en su sitio.
2. A continuación, cree uno o más arrendatarios y configure los ajustes del arrendatario.
3. Personalice los temas de su inquilino.
4. Agregue usuarios existentes o cree nuevos usuarios para cada arrendatario.
5. Cree una audiencia a nivel del sistema de miembros del arrendatario y participantes si es necesario.

Temas del inquilino

Puedes darle a cada inquilino una apariencia y sensación distintivas usando los temas de inquilinos de Ventura. Esto le permite marcar a sus inquilinos en función de suborganizaciones, equipos o cualquiera que sea la categoría que utilice.

También puede darle a cada inquilino su propia página de inicio de sesión única navegando hasta el menú de acceso rápido > Configuración de inquil>inos y activando la configuración Habilitar temas del inquilino antes de iniciar sesión.

Si desea que los usuarios accedan al sitio a través de una página de inicio de sesión de inquilino, deberá proporcionarles la URL específica, que siempre toma el formato sunombredesitio/inicio de sesión/index.php?tenanttheme=tenantidnumber, donde tenantidnumber es el identificador de inquilino utilizado para el inquilino. Una vez que haya habilitado los temas de arrendatario previos al inicio de sesión, entonces ?tenanttheme=tenantidentifier puede agregarse a cualquier URL para especificar que el tema de arrendatario debe aplicarse antes de que un usuario inicie sesión. El tema actual del arrendatario también se conservará después de que el usuario del arrendatario cierre sesión.

Agregar usuarios

Después de crear su nuevo arrendatario, puede asociar usuarios existentes con el arrendatario o crear nuevos usuarios específicamente para el arrendatario. A continuación, veremos cómo hacer ambas cosas. 

Los usuarios individuales pueden ser miembros del inquilino o participantes del inquilino. Antes de agregar usuarios, es importante comprender la diferencia entre estos roles:

• Miembros del arrendatario: los usuarios solo pueden ser miembros de un arrendatario a la vez, y su cuenta es administrada por los administradores de usuarios del arrendatario. Si el modo de aislamiento está desactivado, los miembros podrán ver espacios compartidos además de cualquier contenido de inquilino, pero si el modo de aislamiento está habilitado, los miembros no podrán ver ninguna parte del sitio fuera de su inquilino. Su acceso al sitio se suspenderá si el inquilino está suspendido.
• Participantes del arrendatario: Los no miembros (es decir, usuarios a nivel del sistema) pueden asignarse como participantes de un arrendatario. Estos usuarios no están asociados exclusivamente con un arrendatario específico, pero requieren acceso al arrendatario. Por ejemplo, los instructores o consultores externos pueden participar en cursos específicos de un inquilino, lo que significa que deben inscribirse en cursos, programas y certificaciones relevantes, o agregarse a eventos de seminarios.

Importación de RR. HH.

Los administradores del sitio pueden usar la importación de RR. HH. para agregar o actualizar la información del usuario en masa. Cuando se habilita el multitenencia, los administradores del sitio también pueden agregar información del arrendatario a la fuente de usuario.

Públicos de inquilinos  

Cuando se crea un arrendatario, se crea una audiencia que contiene a todos los usuarios del arrendatario (tanto miembros como participantes). Si más adelante se agregan usuarios adicionales al portador, se agregarán automáticamente a esta audiencia. Los usuarios también se eliminan automáticamente de la audiencia si ya no son miembros del arrendatario o participantes.

La audiencia predeterminada se crea a nivel de categoría, no a nivel de sistema. Si desea crear subgrupos de miembros de arrendatario, puede crear una audiencia dinámica a nivel del sistema utilizando Miembro de arrendatario como regla.

Para administrar la pestaña Reglas para una audiencia dinámica, el administrador de dominio de arrendatario (u otro rol que elija) deberá tener la capacidad totara/cohorte:managerules.

Modo de aislamiento

Una característica adicional que puede habilitar es el aislamiento del inquilino. Cuando el aislamiento no está habilitado, los usuarios serán visibles en todos sus inquilinos, lo que facilita compartir contenido entre los inquilinos. Esto significa que el contenido de todo el sitio es visible independientemente del inquilino. Sin embargo, cuando el modo de aislamiento está habilitado, el contenido y los usuarios de cada inquilino están completamente separados de otros inquilinos. Por ejemplo, cuando el aislamiento está activado, los usuarios en un inquilino solo verán los elementos del catálogo de cursos para su inquilino.

Puede activar el modo de aislamiento navegando hasta el menú de acceso rápido > Desarrollo > Experimental > Experimental Configuraciónexperimental , luego verifique la configuración Habilitar aislamiento de arrendatario.

Informes

De manera predeterminada, los administradores de usuarios de arrendatarios y administradores de dominios no tienen los permisos necesarios para crear nuevos informes de usuario. Sin embargo, los administradores globales del sitio pueden crear y compartir informes para usar para sus inquilinos.

Al crear o editar un informe, puede elegir limitar el contenido del informe según los arrendatarios. Para hacerlo, siga estos pasos:

1. Cree un nuevo informe o edite uno existente.
2. Navegue hasta la pestaña Contenido.
3. Para limitar los usuarios incluidos en el informe a aquellos en el arrendatario del usuario, desplácese hacia abajo hasta la sección Aplicar restricciones de visibilidad del usuario y habilite Mostrar registros en función de la configuración de reglas de visibilidad del usuario.
4. Para limitar el contenido del informe, desplácese hacia abajo hasta la sección Aplicar restricciones de visibilidad en todo el sitio y habilite los registros Mostrar según la configuración de restricciones de visibilidad de audiencia, curso y espacio de trabajo.
5. Configure los otros ajustes según sea necesario y luego seleccione Guardar cambios.

Cuando esta configuración está habilitada, los miembros del arrendatario solo pueden ver los registros de los miembros de su arrendatario en los informes, lo que significa que los datos del informe son relevantes y los datos del informe no se filtran entre los arrendatarios.

Cursos y categorías

Cuando cree un nuevo arrendatario, también creará una nueva categoría para ese arrendatario. Esta pretende ser la ubicación de cualquier curso, programa y certificación creados para los miembros del arrendatario. 

Puede crear, editar y administrar categorías para un arrendatario de la misma manera que lo haría a nivel del sistema en Totara.

Si desea que un curso esté disponible para usuarios en todos los arrendatarios de su sitio, puede agregarlo a una categoría a nivel del sistema. Si es necesario, podría crear una categoría específica para este propósito.

Funciones parcialmente compatibles

Aunque muchas funciones son bien compatibles con el multiarrendamiento en Totara, algunas actualmente tienen limitaciones. Trabajamos constantemente para mejorar el multitenencia y habilitar más funciones. 

Las siguientes funciones de Totara actualmente tienen soporte limitado para múltiples inquilinos, lo que significa que funcionarán, pero es posible que algunos aspectos no funcionen, o pueden estar limitados en cómo puede aplicarlas. 

Públicos

Hay compatibilidad con múltiples clientes para audiencias; sin embargo, algunas funciones subyacentes no están habilitadas actualmente.

Como administrador de dominio de arrendatario, no podrá ver la pestaña Aprendizaje inscrito al administrar una audiencia en su arrendatario. Esto se debe a que el rol de Administrador de dominio de arrendatario no tiene permisos adecuados (ya que algunas de las funciones subyacentes no son totalmente compatibles con el multiarrendamiento), lo que podría provocar la fuga de permisos y acceso. Estamos trabajando para implementar estas funciones en una versión futura de Totara. 

Paneles

Actualmente, los tableros son compatibles con multitenencia, pero con algunas limitaciones. Como administrador de dominio de arrendatario o administrador de usuario de arrendatario, no puede editar su panel de arrendatario. Actualmente estamos trabajando para permitir que los administradores de usuarios de inquilinos editen su panel de inquilinos. 

Funciones no compatibles

En Totara, siempre estamos trabajando para mejorar nuestra plataforma y su experiencia. Con eso en mente, actualmente estamos trabajando en la expansión del soporte de multiarrendamiento. 

Actualmente, algunas funciones en la plataforma de experiencia de talento de Totara no admiten multitenencia. Es posible que estas funciones no interactúen bien con instancias de multiarrendamiento o que no le permitan agregar restricciones según lo desee. Estas características incluyen:

• Importación de RR. HH.: Se puede utilizar para agregar usuarios como miembros (arrendamiento único) y participantes (uno o varios arrendamientos). La importación de RR. HH. sigue siendo una función centralizada, lo que significa que no puede ser utilizada por los roles de arrendatario.
• Insignias: Los roles de inquilino solo pueden administrar insignias de curso. La gestión de credenciales del sistema se limita actualmente a los roles a nivel del sistema.
• Mensajería: Cuando el aislamiento está desactivado, no hay restricciones estrictas en las tendencias cruzadas de mensajería de los usuarios. Con el aislamiento activado, los miembros del inquilino solo ven a los usuarios desde su propio arrendamiento.
• Asignación de trabajo: Las asignaciones de trabajo solo pueden ser administradas por roles a nivel del sistema.
• Planes de aprendizaje (requiere Totara Learn): Las plantillas de planes de aprendizaje solo pueden ser administradas por roles a nivel del sistema.
• Retroalimentación de Legacy 360: Esta función está desactualizada y no tiene soporte de multitenencia 
• Objetivos (requiere Totara Perform): Los miembros inquilinos pueden usar las metas con el aislamiento activado, pero no pueden ver los detalles de las metas de la compañía ni los marcos de metas asociados. Los usuarios inquilinos pueden crear metas personales para ellos mismos o para su equipo. Los marcos de objetivos solo se pueden administrar a nivel del sistema.
• Organizaciones: Los marcos de la organización son una característica a nivel del sistema, lo que significa que solo pueden ser administrados centralmente por roles a nivel del sistema. No hay manera de conectar a las organizaciones con los tenencias.
• Puestos: los marcos de puestos son una característica a nivel del sistema, lo que significa que solo pueden ser administrados centralmente por roles a nivel del sistema. No hay manera de conectar posiciones con tenencias.
• Inicie sesión como: Los miembros del arrendatario no pueden usar el inicio de sesión como funcionalidad en este momento. Sin embargo, los roles a nivel del sitio pueden usar el inicio de sesión como funcionalidad con todos los usuarios en el sistema.
• Competencias: las competencias solo pueden ser administradas por roles a nivel del sistema y no pueden restringirse a arrendatarios específicos.
• Recursos del seminario (activos, salas, facilitadores): los activos del seminario, las salas y los facilitadores solo pueden ser administrados por roles a nivel del sistema y estarán disponibles para los usuarios que configuren actividades del seminario en todos los inquilinos.
• Etiquetas: las etiquetas se crean y administran a nivel del sistema, y no pueden restringirse a arrendatarios individuales. Las etiquetas solo pueden ser administradas por roles a nivel del sistema.
• Métodos de autenticación: los métodos de autenticación solo se pueden habilitar, deshabilitar y configurar a nivel del sitio, lo que significa que estarán disponibles para todos los arrendatarios si están configurados. Los métodos de autenticación solo pueden ser configurados por usuarios con roles relevantes a nivel del sistema.
• Configuración del sistema y del complemento: Cualquier configuración de sistema o complemento se aplicará a todos los inquilinos. Estos ajustes solo pueden ser configurados por usuarios con roles relevantes a nivel del sistema.

Próximos pasos

• Habilitar multitenencia
• Agregar un inquilino
• Configuración del inquilino
• Asignar el rol de administrador de dominio de arrendatario
• Asignar el rol de Administrador de usuarios de arrendatarios
• Crear nuevos usuarios en un arrendatario
• Agregar usuarios existentes a un arrendatario
• Cargar usuarios a un arrendatario
• Casos de uso de multipropiedad
• Multitenencia en Totara Learn
• Multitenencia en Totara Perform
• Multitenencia en Totara Engage