Konfigurieren einer Genehmigerphase

In Genehmigungsworkflows wird eine Genehmigungsphase verwendet, um eine eingereichte Anwendung zu genehmigen, abzulehnen oder zu kommentieren. 

Sie können eine oder mehrere Genehmigungsebenen konfigurieren:

• Wer die Genehmiger auf jeder Ebene sind 
• Welche Felder im Formular verfügbar und/oder erforderlich sind, wenn es editierbar ist (je nach Nutzerfähigkeiten) 
• Was passiert, wenn der Antrag genehmigt, abgelehnt oder zurückgezogen wird
• Welche Benachrichtigungen gesendet werden sollen

Genehmigungsebenen und Genehmiger konfigurieren

Um die Genehmigung in dieser Phase des Workflows zu konfigurieren, klicken Sie in den Bereich Genehmigungen.

Hier können Sie die folgenden Aktionen durchführen:

• Neue Genehmigungsebenen hinzufügen durch Klicken auf Genehmigungsebene hinzufügen
• Bestehende Genehmigungsebene umbenennen oder löschen, indem Sie auf das Symbol mit drei Punkten klicken ()
• Ordnen Sie Genehmigungsebenen mithilfe des Drag-and-Drop-Griffs in der oberen linken Ecke jeder Ebene neu an
• Ändern Sie den Genehmigertyp zwischen Beziehung (Manager) und Einzelperson (ein oder mehrere spezifische Nutzer) für jede Ebene
• Für einzelne Ebenen können Sie Genehmiger hinzufügen oder entfernen
• Genehmigungsüberschreibungen konfigurieren

Alle Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald sie vorgenommen werden.

Benennung der Genehmigungsebene

Der Name der Genehmigungsebene wird in den Workflow- und Anwendungsschnittstellen als „Genehmigung ausstehend[level-name]“ oder „Gen[level-name]ehmiger anzeigen“ verwendet. Halten Sie es kurz und beschreibend und verwenden Sie nicht die Wörter „Genehmiger“ oder „Genehmigung“ im Namen.

Genehmiger hinzufügen

Nach der Erstellung einer Genehmigerphase müssen Sie Genehmiger hinzufügen. Dies sind Personen oder Beziehungen, die einen Antrag genehmigen (oder ablehnen) können. Sie können mehrere Genehmiger haben und diese können auf verschiedenen Ebenen sitzen. 

Ein Bewerber muss die Genehmigung von jeder Stufe nacheinander erhalten (z. B. Stufe eins genehmigt, dann Stufe zwei genehmigt usw.), bevor er mit der nächsten Stufe fortfahren kann. Für jede Genehmigungsstufe benötigt der Bewerber nur eine Person, um seine Bewerbung zu genehmigen, auch wenn mehrere Genehmiger festgelegt wurden.

So fügen Sie Genehmiger(n) hinzu:

1. Wählen Sie auf der Ebene, auf der Sie Genehmiger hinzufügen möchten, den Genehmigertyp aus der Dropdown-Liste aus:
   • Beziehung: Eine Position, die eine Beziehung zum Bewerber hat (dies variiert zwischen den Bewerbern) – derzeit ist nur die Manager-Beziehung verfügbar
   • Person: Eine benannte Person oder Einzelpersonen (dies ist für alle Bewerber gleich)
2. Sie können dann die Position oder Person(en) hinzufügen, die Sie benötigen.
3. Wiederholen Sie dies für so viele Ebenen, wie Sie benötigen.

Genehmigungsüberschreibungen hinzufügen

In einigen Fällen benötigen Sie möglicherweise eine andere Genehmigungsstruktur für denselben Anwendungsworkflow. Wenn Sie beispielsweise mehrere Unterorganisationen oder Abteilungen in Ihrer Organisation haben, benötigen Sie möglicherweise unterschiedliche Genehmiger für jede dieser Organisationen. Anstatt den gesamten Workflow für jede Unterorganisation neu erstellen zu müssen, wenn sich nur die Genehmiger ändern, können Sie einfach Genehmigungsüberschreibungen erstellen.

Sie können Genehmigungsüberschreibungen manuell hinzufügen oder eine CSV-Datei hochladen. 

Manuelles Hinzufügen von Genehmigerüberschreibungen

Die primäre Möglichkeit, Genehmigerüberschreibungen hinzuzufügen, besteht darin, sie manuell hinzuzufügen. Gehen Sie wie folgt vor, um Genehmigerüberschreibungen manuell hinzuzufügen:

1. Navigieren Sie zum Workflow-Dashboard.
2. Wählen Sie den Workflow aus, für den Sie Genehmigerüberschreibungen hinzufügen möchten.
3. Wählen Sie im linken Bereich Genehmigungenaus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigungsüberschreibungen konfigurieren (über der Tabelle der Genehmiger).
5. Klicken Sie auf der Seite Genehmigungsüberschreibungen auf die Schaltfläche Überschreibung hinzufügen.
6. Ab Stufe 1 aktivieren Sie das Kontrollkästchen Überschreiben, um eine Überschreibung für diese Genehmigungsstufe festzulegen.
7. Wählen Sie den Beziehungstyp aus der Dropdown-Liste aus:
   • Beziehung: Eine Position, die eine Beziehung zum Bewerber hat (die zwischen den Bewerbern variiert).
   • Person: Eine benannte Person oder Einzelpersonen (die für alle Bewerber gleich sein wird).
8. Sie können dann die gewünschte Position oder Person(en) hinzufügen.
9. Wiederholen Sie dies für so viele Ebenen, wie Sie benötigen.

Sie können auswählen, ob Ebenen von der Standardgenehmigungsstruktur übernommen werden sollen, indem Sie sicherstellen, dass das Feld Überschreiben deaktiviert bleibt. 

Hochladen einer CSV-Datei

Wenn Sie eine große Anzahl von Genehmigerüberschreibungen haben, die Sie gleichzeitig hinzufügen möchten, können Sie diese importieren und in großen Mengen mit einer CSV-Datei hinzufügen. Die Anweisungen auf dem Importformular enthalten Details zum Format und der Struktur der Datei.

So laden Sie Ihre CSV-Datei hoch:

1. Navigieren Sie zum Workflow-Dashboard.
2. Wählen Sie den Workflow aus, für den Sie Genehmigerüberschreibungen hinzufügen möchten. 
3. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol mit drei Punkten ().
4. Wählen Sie Upload Approver Overrides. 
5. Suchen Sie nach der CSV-Datei und wählen Sie sie aus. 
6. Klicken Sie auf Hochladen. 

Sobald Sie die Genehmigerüberschreibungen hochgeladen haben, können Sie sie im System verwalten und bearbeiten. 

Verwalten von Genehmigungsüberschreibungen

Nach dem Einrichten von Genehmigungsüberschreibungen, entweder manuell oder durch Hochladen einer CSV-Datei, können Sie Änderungen daran vornehmen. Gehen Sie wie folgt vor, um Genehmigungsüberschreibungen zu verwalten:

1. Navigieren Sie zum Workflow-Dashboard.
2. Wählen Sie den Workflow aus, für den Sie die Genehmigerüberschreibungen verwalten möchten.
3. Wählen Sie Genehmigungen im linken Bereichaus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigungsüberschreibungen konfigurieren (über der Tabelle der Genehmiger).

Auf der Seite Genehmigungsüberschreibungen sehen Sie die von Ihnen eingerichteten Genehmigungsüberschreibungen, einschließlich der geerbten Ebenen und der Person(en) oder Beziehung(en) als Überschreibungen hinzugefügt wurden. Sie können auch auf das Stiftsymbol () rechts neben jeder Überschreibung klicken, um Änderungen vorzunehmen.

Interaktionen der Genehmigerphase konfigurieren

Um zu konfigurieren, was passiert, wenn in dieser Phase Anwendungsereignisse auftreten, klicken Sie in den Bereich Interaktionen.

Alle Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald sie vorgenommen werden.

Ereignisse der Genehmigungsphase sind:

• Bei genehmigt: Das Ereignis wird ausgelöst, wenn ein Antrag auf allen Genehmigungsebenen in der Phase genehmigt wurde.
• Bei abgelehnt: Das Ereignis wird ausgelöst, wenn eine Anwendung auf einer beliebigen Genehmigungsebene in dieser Phase abgelehnt wird.
• Bei Rückzug: Das Event wird ausgelöst, wenn eine Bewerbung vom Bewerber oder von einer anderen Person, die die Möglichkeit hat, die Bewerbung zurückzuziehen, zurückgezogen wird.
• Beim Zurücksetzen: Das Ereignis wird ausgelöst, wenn Genehmigungen zurückgesetzt werden müssen, z. B. wenn die Anwendung bearbeitet wird, nachdem sie bereits auf mindestens einer Ebene genehmigt wurde.

Sie können für jedes Ereignis in dieser Phase konfigurieren, in welche Phase die Anwendung verschoben werden soll, indem Sie auf das Stiftsymbol () im Feld Standardübergang klicken.

Benachrichtigungen der Genehmigerphase konfigurieren

Um benutzerdefinierte Benachrichtigungen für diese Phase des Workflows zu konfigurieren, klicken Sie in den Bereich Benachrichtigungen.

Alle verfügbaren Benachrichtigungsauslöser sind konfigurierbar, aber einer (Antrag eingereicht) gilt nicht für eine Genehmigerphase. Die Benachrichtigungen, die in einer Genehmigerphase ausgelöst werden können, sind:

• Stufe genehmigt: Wird ausgelöst, wenn ein Antrag auf einer bestimmten Ebene genehmigt wird. Die Ebene wird als Teil der Einrichtung der Benachrichtigung ausgewählt.
• Ebene abgelehnt: Wird ausgelöst, wenn eine Anwendung auf einer bestimmten Ebene abgelehnt wird. Die Ebene wird als Teil der Einrichtung der Benachrichtigung ausgewählt.
• Zu Beginn der Ebene: Wird ausgelöst, wenn eine Anwendung eine bestimmte Ebene eingibt. Die Ebene wird als Teil der Einrichtung der Benachrichtigung ausgewählt.
• Phase vollständig genehmigt: Wird ausgelöst, wenn die Anwendung auf allen Ebenen in dieser Phase genehmigt wurde.
• Kommentar hinzugefügt: Wird ausgelöst, wenn zu diesem Zeitpunkt ein neuer Kommentar zur Anwendung hinzugefügt wird.
• Kommentar aktualisiert: Wird ausgelöst, wenn ein Kommentar in dieser Phase aktualisiert wird (der Kommentar wurde möglicherweise in jeder Phase hinzugefügt).
• Zu Beginn der Phase: Wird ausgelöst, wenn eine Anwendung in diese Phase wechselt (oder in der ersten Phase, wenn eine Anwendung erstellt wird).
• Am Ende der Phase: Wird ausgelöst, wenn eine Anwendung diese Phase aus irgendeinem Grund verlässt.
• Antrag zurückgezogen: Wird ausgelöst, wenn eine Anwendung zu diesem Zeitpunkt zurückgezogen wird.

Detaillierte Anweisungen finden Sie unter Genehmigungs-Workflow-Benachrichtigungen.