Erste Schritte mit der Nutzerverwaltung

Um das Beste aus Ihrer Totara Website herauszuholen, benötigen Sie andere Personen als Sie selbst, um sie zu nutzen. Mit Totara können Sie Ihre Nutzer auf verschiedene Arten verwalten, z. B.:

• Organisation in Zielgruppen und Gruppen
• Rollen festlegen, die Benutzern spezifische und anpassbare Berechtigungen geben

Diese Kurzanleitung hilft Ihnen, Ihre Nutzer so einzurichten, dass sie Zugriff auf die Funktionen und Inhalte haben, die sie benötigen.

Nutzer hinzufügen

Sobald Sie Ihre Website konfiguriert haben, können Sie damit beginnen, Nutzer hinzuzufügen. Sie können Nutzer entweder manuell oder in großen Mengen hinzufügen, je nach Ihren Anforderungen. Wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Nutzern hinzufügen müssen, können Sie ihre Details eingeben und ihre Konten manuell einrichten. Wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern hinzufügen müssen, ist die manuelle Erstellung von Konten nicht praktikabel. Sie können Nutzerdaten aus einer Datei hochladen, um neue Nutzer zu erstellen oder bestehende Nutzer zu aktualisieren.

Wenn Sie auch Organisationen, Positionen, Aufgabenzuweisungen und Kompetenzen für Ihre Nutzer hochladen möchten, können Sie den HR-Import verwenden, um Ihre Nutzerinformationen aus einer Datenbank oder CSV-Datei zu importieren. Bevor Sie den HR-Import ausführen, ist es wichtig, die Standardeinstellungen für den HR-Import zu überprüfen und Elemente und Quellen zu konfigurieren, um sicherzustellen, dass Ihr Import reibungslos läuft.

Alternativ möchten Sie, dass Nutzer ihre eigenen Konten einrichten können. Wenn Sie möchten, dass sich Nutzer selbst registrieren oder Single Sign-on verwenden, können Sie eine Reihe von Nutzerauthentifizierungsmethoden verwenden.

Sie können auch benutzerdefinierte Benutzerprofilfelder zu den Profilen Ihrer Nutzer hinzufügen, sodass Sie alle zusätzlichen Informationen erfassen können, die Sie benötigen.

Nutzerrichtlinien

Möglicherweise müssen Sie die Standardinformationen für Benutzerrichtlinien ändern. Site-Administratoren können die Einstellungen für die Nutzerrichtlinien Ihrer Website konfigurieren, um zu bestimmen, welche Rollen automatisch verschiedenen Nutzern zugewiesen werden und welche Informationen verschiedene Nutzer sehen können.

Rollen zuweisen

Rollen sind eine Kombination aus Funktionen und Berechtigungen, mit denen Nutzer verschiedene Aktionen in verschiedenen Teilen der Website durchführen können. Sie können beispielsweise die Rolle des Site-Administrators einer Handvoll vertrauenswürdiger Nutzer zuweisen, sodass diese die Einstellungen der Website konfigurieren, Zielgruppen einrichten, die Art und Weise ändern können, wie die Website angezeigt wird, und vieles mehr. Alternativ können Sie Ihren Nutzern andere Rollen zuweisen, damit sie nur die Einstellungen innerhalb von Teilen der Website ändern können, für die sie verantwortlich sind, z. B. Kurse oder Leistungsaktivitäten. 

Sie können auch neue Rollen hinzufügen und vorhandene Rollen bearbeiten, um die Berechtigungen an Ihre genauen Anforderungen anzupassen.

Überlegen Sie sorgfältig, welche Berechtigungen Sie Ihren Nutzern erteilen möchten. Sie möchten beispielsweise nicht, dass zu viele Personen die standortweiten Einstellungen ändern oder Zugriff auf sensible Daten haben. Daher sollten Sie Rollen wie Site Administrator oder Site Manager sparsam zuweisen.

Gruppen und Zielgruppen

Sobald Sie Ihre Nutzer zum System hinzugefügt haben, können Sie sie in Gruppen (nur Totara Learn) und Zielgruppen einteilen. G-Roups werden auf Kurs- oder Aktivitätsebene (in Totara Learn) verwendet, während Zielgruppen global eingerichtet werden können. 

Wenn Sie z. B. Totara Learn verwenden, können Sie eine Gruppe für jede neue Gruppe von Lernenden erstellen, damit die Lernenden nur auf Inhalte zugreifen können, die ihrer Gruppe zugewiesen sind. Sie können Ihre Lernenden entweder manuell in Gruppen klassifizieren oder automatisch Gruppen erstellen. Wenn Sie also Nutzer in kleinere Gruppen für eine Forumsaktivität aufteilen möchten, um die Teilnahme zu fördern, könnten Sie automatisch Gruppen von zwanzig Nutzern basierend auf ihren Nachnamen erstellen, die aus ihren Profilen stammen.

Alternativ können Sie Zielgruppen verwenden, um Ihre Nutzer basierend auf gemeinsamen Anforderungen, geografischem Standort oder anderen Kriterien zu gruppieren. Für kleinere Zielgruppen, die Sie nicht häufig ändern möchten, können Sie manuell festgelegte Zielgruppen erstellen. Für große oder sich ständig ändernde Gruppen können Sie dynamische Zielgruppen einrichten, in denen Nutzer je nach Definition der Zielgruppe automatisch hinzugefügt oder entfernt werden. Darüber hinaus können Sie vorhandene Zielgruppenaus einer CSV-Datei  hochladen, sodass Sie Ihre Nutzerzielgruppen schnell einrichten können, sodass Sie sofort mit der Zuweisung von Inhalten beginnen können.

Aufgabenzuweisungen und Teams

Neben ihren Rollen in Totara (wie z. B. Editing Trainer, Workspace Creator und Performance Activity Creator) können die Personen in Ihrem Unternehmen viele verschiedene Stellenbezeichnungen und Verantwortlichkeiten haben. Diese können im System mithilfe von Aufgabenzuweisungen widergespiegelt werden. In Totara können Sie mit Aufgabenzuweisungen Aufgabenrollen erstellen und diesen Aufgabenzuweisungen Manager zuweisen. Beispielsweise kann ein Nutzer ein Team von Designern leiten, aber auch als Ersthelfer an den Gesundheits- und Sicherheitsbeauftragten des Unternehmens berichten. In diesem Fall könnten sie mit Aufgabenzuweisungen eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass sie auf die entsprechenden Schulungen für beide Rollen zugreifen können. Sie können Aufgabenzuweisungen mithilfe des HR-Imports oder manuell im Profil eines Nutzers verwalten.

Mit der Einrichtung von Aufgabenzuweisungen können Manager ihr Team anzeigen, sodass sie Lernpläne, Beurteilungen und mehr anzeigen können.

Nächste Schritte

• Nutzerdatenverwaltung
• Was sind Rollen?
• Nutzer anlegen
• Was sind Aufgabenzuweisungen?