Nutzerdatenverwaltung

Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen und die von Ihnen verwendete Software die lokalen Datenschutzbestimmungen einhalten. Im Mai 2018 wurde die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in das EU-Recht eingeführt, und ein ähnliches Gesetz (GB DSGVO) existiert in Großbritannien nach dem Brexit. Weitere Informationen zur DSGVO und zu Totara finden Sie in unseren Richtliniendokumenten. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen außerhalb Europas tätig ist oder nicht, ermöglicht Ihnen Totara die Implementierung und den Betrieb robuster Datenrichtlinien in Ihrem Unternehmen. 

Um Nutzern den Zugriff auf und das Entfernen von Daten zu erleichtern, verfügt Totara über zwei konfigurierbare Funktionen: Exporttypen und Bereinigungstypen. Exporttypen ermöglichen es Ihnen, zu konfigurieren, welche Daten exportiert werden sollen, während Sie mit den Bereinigungstypen konfigurieren können, welche Daten entfernt werden sollen. Das Löschen unterscheidet sich vom Standardlöschprozess (z. B. durch Klicken auf Nutzer löschen im Profil eines Nutzers), da es eine größere Kontrolle darüber ermöglicht, welche Daten entfernt werden. Weitere Informationen zu Bereinigungs- und Exporttypen finden Sie unten sowie in der Entwicklerdokumentation.

Schnellzugriffsmenü

Standardmäßig wird die Benutzerdatenverwaltung nicht im Schnellzugriffsmenü angezeigt. Dies kann es etwas schwieriger machen, zu gelangen, da Sie entweder über den Block Verwandte Seiten auf der Nutzerseite (Quick-access > Nutzer > Verwandte Seiten > Nutzerdatenverwaltung) oder im Schnellzugriffsmenü danach suchen müssen. Wenn Sie häufig auf Funktionen und Einstellungen zur Nutzerdatenverwaltung zugreifen möchten, können Sie diese zum Schnellzugriffsmenü hinzufügen. 

Exporttypen

Sie können verschiedene Exporttypen erstellen und verwalten, die eine anpassbare Liste von Datenelementen enthalten, die bei der Ausführung einer Exportaufgabe zur Erstellung einer Datei einbezogen werden. 

Es ist nützlich, einen Exporttyp zu erstellen, wenn:

• Ihr Unternehmen muss Nutzer daran hindern, Daten zu exportieren, die Sie als sensibel erachten
• Aufgrund der Auswirkungen auf die Website-Performance sollten Sie die Option eines reduzierten Exporttyps (wenn dies einen bestimmten Bedarf erfüllt) und eines umfassenderen Typs (um die DSGVO-Anforderungen zu erfüllen) anbieten.

Nutzer können nur ihre eigenen Daten und nicht die anderer exportieren. Beim Erstellen eines Exporttyps muss der Nutzer, der seine eigenen Daten exportiert, ausgewählt werden, um den Typ zur Verwendung verfügbar zu machen. Darüber hinaus muss in den Einstellungen für die Benutzerdatenverwaltungdie Option zum Ermöglichen von Benutzerexporten ausgewählt werden, um die Exportfunktion für Benutzer verfügbar zu machen.

Die Entscheidung, Dateien in einen Export einzuschließen, wirkt sich sowohl auf die Größe der Exportdatei als auch auf die Zeit, die für die Erstellung benötigt wird, aus, was sich auf die Websiteleistung auswirken kann. Sie haben die Möglichkeit, Exporttypen zu erstellen, die keine Dateien enthalten, obwohl die exportierten Daten weiterhin anzeigen würden, dass die Dateien vorhanden sind (z. B. als Anhänge zu Beiträgen).

Exporttypen verwalten

Über das Schnellzugriffsmenü > Benutzerdatenverwaltung > Exporttypen können Sie alle vorhandenen Exporttypen mit den Symbolen in der Spalte Aktion duplizieren (), bearbeiten () oder löschen (). 

Bereinigungstypen

Ein Bereinigungstyp enthält eine Liste von Datenelementen, die gelöscht (gelöscht oder anonymisiert werden, wenn das Löschen aufgrund von Systembeschränkungen nicht möglich ist), wenn eine Bereinigungsaufgabe ausgeführt wird. Ein Bereinigungstyp kann nur auf einen einzelnen Benutzerstatustyp angewendet werden (z. B. Aktiv, Ausgesetzt, Gelöscht). Der Grund dafür ist, dass der Nutzerstatus vorschreibt, welche Elemente zum Bereinigen verfügbar sind (z. B. können einige Daten, wie E-Mail-Adressen, nur dann gelöscht werden, wenn sich ein Nutzer im Status Gelöscht befindet). Die Planung einer Bereinigung ist mit einem Nutzer verbunden, dem der Status „Suspendiert“ oder „Gelöscht“ zugewiesen wird, da dieser Status die Markierung ist, die angibt, dass die Daten des Nutzers beim nächsten geplanten Lauf dieses Bereinigungstyps gelöscht werden sollten. Nutzerstatus sind eine Möglichkeit für das System, den Status eines Nutzers zu verfolgen. Ein Nutzer kann über sein Konto oder über eine Massenaktion aus seinem Profil entfernt oder gesperrt werden.

Beispiele, wann Sie die Daten eines Nutzers löschen möchten, sind:

• Wenn alle Nutzerdaten entfernt werden sollen, kann ein Bereinigungstyp 'Gelöschter Nutzer' erstellt werden, der alle Datenelemente enthält, um sicherzustellen, dass alle Daten, die während des Standardlöschvorgangs nicht gelöscht werden, entfernt werden. 
• Wenn Ihr Unternehmen die Einhaltung der DSGVO (Daten entfernen) mit anderen Vorschriften abwägen muss (z. B. Zertifizierungs-/Schulungsdaten speichern), könnte ein Bereinigungstyp erstellt werden, der alles löscht, was nicht benötigt wird. Wichtig ist, dass diese Nutzer nicht gelöscht werden sollten, sondern lediglich suspendiert und ein suspendierter Bereinigungstyp angewendet wird.

Bereinigungsaufgaben können geplant (automatisch) oder bei Bedarf ad hoc (manuell) ausgeführt werden. Wenn weder die automatische noch die manuelle Anwendung ausgewählt wurde, ist der Bereinigungstyp erst dann für zukünftige Bereinigungen verfügbar, wenn eine dieser Optionen ausgewählt ist. Bei aktiven Benutzern können nur manuelle Bereinigungen durchgeführt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass die Ausführung einer Datenbereinigung bei aktiven Nutzern riskant sein kann, da sie während der Löschung ihrer Daten mit dem System interagieren können, was unerwartete Folgen haben kann.

Wenn Sie einen Bereinigungstyp erstellen, wählen Sie einzelne Datenelemente aus, um anzuzeigen, dass diese Elemente während einer Bereinigung gelöscht werden sollen. Es ist wichtig, daran zu denken, dass das Deaktivieren eines Elements nicht garantiert, dass ein Nutzer diese Daten nach dem Bereinigen hat. Wenn sie beispielsweise separat gelöscht werden (außerhalb einer Bereinigung, einfach durch Löschen ihres Benutzerkontos), dann sollte eine beträchtliche Menge dieser Datenelemente bereits gelöscht worden sein).

Wenn Sie Totara Learn verwenden, werden die Daten des Bewertungsbuchs, aber keine Bewertungen aus einzelnen Aktivitäten gelöscht, sodass das Bewertungsbuch nach dem Bereinigen neu berechnet (und daher wieder ausgefüllt) wird. Um sicherzustellen, dass alle Bewertungen vollständig aus dem System gelöscht werden, müssen auch die folgenden Aktivitäten gelöscht werden: Quiz, Aufgabe, Lektion und Workshop-Bewertungen.

Forumsbeiträge können nicht vollständig entfernt werden, ohne die Erfahrung von Foren für andere Nutzer zu beeinträchtigen – in diesem Fall könnten die Beiträge (und sogar die Autorendaten) entfernt werden, aber der Rest des Threads von anderen Nutzern würde intakt bleiben.  

Wenn Sie die Zielgruppenmitgliedschaft für jemanden löschen, der Teil einer dynamischen Zielgruppe ist, kann diese Mitgliedschaft bei einem folgenden Cron-Lauf wiederhergestellt werden (die anderen Daten des Nutzers werden es jedoch nicht sein). Wenn Nutzer aus einer Zielgruppe gelöscht werden, werden sie nicht automatisch benachrichtigt.

Bereinigungs typen verwalten

Über das Schnellzugriffsmenü > Benutzerdatenverwaltung > Bereinigungstypen können Sie alle vorhandenen Bereinigungstypen mit den Symbolen in der Spalte Aktion duplizieren (), bearbeiten () oder löschen ().

Alte gelöschte Nutzer werden gelöscht

Wenn ein Nutzer gelöscht wurde, bevor das Bereinigungssystem verfügbar war, wird er nicht automatisch entfernt, wenn die Bereinigung ausgeführt wird. Stattdessen müssen sie manuell gelöscht oder ihre Bereinigungsart manuell aktualisiert werden. 

Dies gilt auch für Nutzer, die vor der Standardeinstellung gelöscht wurden. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass ältere gelöschte Nutzer ein Löschsymbol neben ihrem Namen in der Liste der gelöschten Nutzer anzeigen. 

Daten werden exportiert

Um sowohl Artikel 15 als auch Artikel 20 der EU-DSGVO zu erfüllen, erlaubt Totara, dass Nutzerdaten exportiert werden können, die sowohl über den Nutzer („betreffend“) als auch von persönlicher Natur sind (definiert als Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen).

Berichte

Sie können eine Liste der ausstehenden oder abgeschlossenen Exporte oder Bereinigungen sehen, indem Sie entweder:

• Export: Schnellzugriffsmenü > Benutzerdatenverwaltung > Exporte
• Bereinigungen: Schnellzugriffsmenü > Benutzerdatenverwaltung > Bereinigungen

Eine separate Seite enthält einen Bericht, der gelöschte Nutzer auflistet (sie sind nicht in der Liste der Nutzer enthalten). Je nachdem, wie viele Daten aus dem Konto gelöscht wurden, kann es zu sehr begrenzten Nutzerinformationen in ihrem Datensatz kommen. Sie können diesen Bericht sehen, indem Sie das Schnellzugriffsmenü > Benutzerdatenverwaltung Ge>löschte Benutzerkonten aufrufen.

Im Schnellzugriffsmenü können >  Nutzer auf das Stapelsymbol () neben einem Nutzer klicken, um einen zusammenfassenden Bericht über alle ihre Daten im System anzuzeigen. Es gibt auch eine Schaltfläche zum Prüfen von Nutzerdaten, die eine vollständigere Liste der Details zum Nutzer im System bietet. Sie können auch eine manuelle Bereinigung durchführen oder die automatischen Bereinigungstypen für einen Nutzer aktualisieren.

Zugehörige Funktionen

Zusätzlich zu den Inhalten auf dieser Seite finden Sie an den folgenden Stellen zusätzliche Informationen zu verwandten Funktionen zur Verwaltung von Nutzerdaten:

• Benutzerprofil: Auf der Hilfeseite Benutzerprofil finden Sie Informationen über die Zustimmungen zur Website-Richtlinie und die Einstellungen der Nutzerdaten im Abschnitt Administration
• Website-Richtlinien: Sie können mehrere Website-Richtlinien einrichten. Dies kann eine nützliche Möglichkeit sein, Nutzer darüber zu informieren, wie ihre Daten auf Ihrer Website verwaltet werden.

Nächste Schritte

• Einstellungen für die Benutzerdatenverwaltung
• Schnellzugriffsmenü hinzufügen
• Exporttyp erstellen
• Bereinigungstyp erstellen
• Daten manuell löschen
• Nutzerdatenexporte aktivieren
• Nutzerdaten exportieren