Anzeigen und Filtern von Berichten

Als Site-Administrator (oder ein anderer Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen) können Sie benutzerdefinierte Nutzerberichte erstellen und anderen Nutzern Zugriff zum Anzeigen und Exportieren des Berichts gewähren.

Der Zugriff auf Berichte wird basierend auf der Rolle eines Nutzers im System zugewiesen. Sie können über den entsprechenden Bereich Berichte über die obere Navigation auf Berichte zugreifen oder Berichte über das Schnellzugriffsmenü > Berichte verwalten. 

Das Dashboard „Berichte“ wird nur dann im oberen Navigationsmenü angezeigt, wenn dem Nutzer eine Rolle zugewiesen wurde, die den Zugriff auf einen Bericht erlaubt hat. Klicken Sie im Dashboard Berichte auf die Miniaturansicht oder den Titel eines Berichts, um ihn zu öffnen und anzuzeigen.

Berichtsergebnisse sortieren

Die Berichtsdaten werden in der vom Ersteller des Berichts festgelegten Reihenfolge in Spalten angezeigt. Die Spalten können jedoch bei der Anzeige nach Bedarf sortiert und ausgeblendet werden.

Wenn Sie auf eine hervorgehobene Spaltenüberschrift klicken, werden die verfügbaren Daten basierend auf dieser Spalte neu sortiert. Ein Pfeil erscheint neben der Spaltenüberschrift, um anzuzeigen, ob die Daten in aufsteigender (A-Z für alphabetische Daten und 1-9 für numerische Daten) oder absteigender Reihenfolge (Z-A für alphabetische Daten und 9-1 für numerische Daten) sortiert sind.

Ein Berichtsbetrachter kann Spalten aus- und einblenden. Wählen Sie die Schaltfläche Spalten anzeigen/ausblenden und verwenden Sie die Kontrollkästchen, um die entsprechenden Datenspalten auszublenden oder anzuzeigen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.

Paginierung

Wenn die maximale Anzahl von Datensätzen pro Seite erreicht wurde, wird ein Bericht paginiert. Verwenden Sie unten auf der Seite die Seitenzahlen oder die Links (Weiter) und (Zurück), um durch die Daten zu navigieren.

Berichtsergebnisse suchen

Beim Erstellen eines benutzerdefinierten Berichts kann der Berichtsmanager Suchoptionen hinzufügen, um den Betrachtern zu helfen, bestimmte Ergebnisse zu finden und die angezeigten Informationen zu verfeinern.

Die Suchoptionen werden oben auf der Berichtsansichtsseite angezeigt. Verwenden Sie die Felder und Filter, um den Bericht nach bestimmten Daten zu durchsuchen, z. B. nach einem bestimmten Teilnehmer oder Datumsbereich. Klicken Sie auf Mehr anzeigen..., um alle verfügbaren Suchfelder anzuzeigen.

Je nach Datenfeld und ausgewählter Berichtsquelle stehen verschiedene Arten von Suchoptionen zur Verfügung.

Suchoptionen haben oft ein Dropdown-Menü, in dem verschiedene Optionen für die Datenfilterung ausgewählt werden können. Beachten Sie, dass Suchfelder in zwei Kategorien unterteilt sind: Erforderliche Suche und Suche nach. Die erforderlichen Suchfeld er sind diejenigen, die vom Ersteller des Berichts als obligatorisch festgelegt wurden, während die Felder unter der Überschrift Suchen nach optional verwendet werden können, um die Berichtsergebnisse weiter einzugrenzen.

Klicken Sie nach der Eingabe von Suchkriterien auf die Schaltfläche Suchen. Die Ergebnisse des Berichts werden am Ende der Seite angezeigt.

Textsuche

Eine Textsuche ermöglicht die Suche nach Informationen, die auf Freitext basieren. Die Suche hat die folgenden Optionen:

• Enthält: Nach Datensätzen suchen, die den eingegebenen Text enthalten (wenn kein Text eingegeben wird, ist der Filter deaktiviert)
• Enthält nicht: Nach Datensätzen suchen, die den eingegebenen Text nicht enthalten
• Ist gleich: Nach Datensätzen suchen, die dem Text entsprechen
• Beginnt mit: Suche nach Datensätzen, die mit dem eingegebenen Text beginnen
• Endet mit: Nach Datensätzen suchen, die mit dem eingegebenen Text enden
• Ist leer: Nach Datensätzen suchen, die einer leeren Zeichenfolge entsprechen
• Ist nicht leer: Alle Datensätze ohne leere Zeichenfolge suchen

Ausgewählte Suche

Ein Auswahlfilter verfeinert Informationen basierend auf einer Dropdown-Liste von Optionen. Die Werte in der Dropdown-Liste variieren je nach Suchfeld. Filter können Folgendes umfassen:

• hat beliebigen Wert: Diese Option deaktiviert den Filter (d. h. alle Informationen werden von diesem Filter akzeptiert)
• Ist gleich: Diese Option erlaubt nur Informationen, die dem in der Liste ausgewählten Wert entsprechen
• Ist nicht gleich: Diese Option erlaubt nur Informationen, die sich von dem in der Liste ausgewählten Wert unterscheiden
• Nur die ausgewählten : Diese Option gibt Ergebnisse in einem der ausgewählten Werte zurück
• Keine der ausgewählten: Diese Option gibt keine Ergebnisse für einen der ausgewählten Werte zurück
• Alle ausgewählten : Diese Option liefert Ergebnisse für alle ausgewählten Werte
• Keine der ausgewählten : Diese Option gibt keine Ergebnisse für alle ausgewählten Werte zurück

Datumssuche

Eine Datumssuche verfeinert die Datensätze nach Datum oder Datumsbereich. Eine Suche nach Datensätzen vor und/oder nach ausgewählten Daten und eine Suche nach Datensätzen, die eine bestimmte Anzahl von Tagen vor und/oder nach dem Datum der Berichtserstellung sind, kann eingegeben werden.

Um einen Datumsfilter anzuwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das entsprechende Feld zu aktivieren, und geben Sie einen Tag, Monat und ein Jahr ein, oder verwenden Sie das Kalendersymbol, um eine Kalenderansicht zu öffnen und das gewünschte Datum auszuwählen.

Verwenden Sie die Option Datensatz einschließen, wenn Datum fehlt, um sicherzustellen, dass Datensätze nicht verpasst werden (wenn sie mit der Suche übereinstimmen, aber die relevanten Daten fehlen). 

Die Zeitzone des Nutzers, der den Bericht ansieht, kann sich auf die Datensätze auswirken, die mit bestimmten Datumsfiltern angezeigt werden, z. B. Kursstartdatum.

Beispiel: Wenn Nutzer A in Neuseeland einen Kurs erstellt (oder bearbeitet) und das Startdatum auf den 19. Januar setzt, wird Nutzer B in einer früheren Zeitzone, z. B. Kalifornien, den Kurs möglicherweise nicht sehen, wenn der Berichtsfilter auf 'Startdatum ist nach dem 18. Januar' gesetzt ist. Der Grund dafür ist, dass sich Benutzer B in einer Zeitzone befindet, die noch am Vortag liegen könnte.

Rot-gelb-grüner Status

Die Quelle des Zertifizierungsabschluss berichts hat den Spaltentitel Rot-Bernstein-Grün-Status, aber anstatt eine Spalte zu sein, die in der Tabelle der Berichtsergebnisse erscheint, ist dies eigentlich ein Filter, nach dem Inhalte angezeigt werden. 

Mit diesem Filter können Sie Informationen basierend auf einer Reihe von Kontrollkästchen filtern:

• Rot für abgelaufene oder überfällige Zertifizierungen
• Gelb für fällige oder ablaufende Zertifizierungen
• Grün für zugewiesene Zertifizierungen oder abgeschlossene Zertifizierungen (auch als „zertifiziert“ bezeichnet)

Wie Ampeln informieren Sie diese Filter darüber, welche Zertifizierungen Maßnahmen erfordern und wie dringend diese Maßnahme sein könnte. 

Sie können einen oder mehrere der farbigen Statusfilter auswählen, die angewendet werden sollen. Wenn Sie keinen oder alle Filter auswählen, wird der Filter im Wesentlichen deaktiviert, da alle Ergebnisse angezeigt werden. 

Der farblich abgestimmte Status wird in den Berichtsergebnissen in der Spalte Status angezeigt. 

Berichtsergebnisse werden gefiltert

Beim Erstellen eines benutzerdefinierten Berichts kann der Berichtsmanager auch Filter hinzufügen, um den Betrachtern zu helfen, die angezeigten Informationen zu verfeinern. Filter werden seitlich auf der Berichtsansichtsseite angezeigt.

Je nach ausgewählter Berichtsquelle stehen für jeden Bericht verschiedene Filter zur Verfügung.

Filter verfügen über ein oder mehrere Dropdown-Menüs, in denen verschiedene Optionen für die Datenfilterung eingegeben werden können.

Nach der Eingabe von Suchfiltern aktualisiert der Bericht automatisch die Berichtsergebnisse.

Klicken Sie auf Mehr anzeigen..., um alle verfügbaren Seitenleistenfilter anzuzeigen.

Gespeicherte Suchen

Wenn Sie einen Bericht anzeigen und die Suchfunktion verwenden, können Sie Suchvorgänge speichern, um zu einem späteren Zeitpunkt schnell zu ihnen zurückzukehren. Eine gespeicherte Suche ermöglicht es Berichtsbetrachtern, eine Suche und/oder Filter nach Bedarf zu replizieren oder eine Suche und/oder Filter mit anderen Berichtsbetrachtern zu teilen. Zum Beispiel können Sie im Kurs bericht eine Suche speichern, um nur Kurse aus einer bestimmten Kurskategorie anzuzeigen.

Gespeicherte Suchen können auch beim Einrichten von geplanten Berichten verwendet werden.

Sobald Sie (oder andere Nutzer) mindestens eine gemeinsame gespeicherte Suche erstellt haben, ist der Abschnitt Gespeicherte Suchen oben im Bericht verfügbar. Von hier aus können Nutzer verschiedene Suchvorgänge über die Dropdown-Liste Gespeicherte Suche anzeigen auswählen. Als Berichtsersteller können Sie auch auswählen, welche gespeicherte Suche als Standard verwendet wird, indem Sie die Suche aus der Dropdown-Liste auswählen und auf Als Standardansicht festlegen klicken.

Verwenden Sie die Seite Gespeicherte Suchen verwalten, um eine gespeicherte Suche zu bearbeiten oder zu löschen. Hier sehen Sie eine Liste der gespeicherten Suchvorgänge, die für Sie sichtbar sind (Sie können die privaten gespeicherten Suchvorgänge anderer Nutzer nicht sehen).

In der Spalte Optionen können Sie die gespeicherte Suche entweder bearbeiten () oder löschen ().

Anzeigen von E-Mail-Adressen

Es ist möglich, E-Mail-Adressen im Berichts-Builder anzuzeigen, obwohl der Wert E-Mail privat ist, wenn die E-Mail-Spalte des Nutzers in einem Bericht angezeigt wird.

Wenn Probleme mit der Sichtbarkeit des E-Mail-Felds des Nutzers auftreten, überprüfen Sie die folgenden Einstellungen und Funktionen.

Die Funktion site:viewuseridentity muss auch für die entsprechende Rolle aktiviert (auf Zulassen gesetzt) werden. Standardmäßig ist dies für die Rollen Trainer, Editing Trainer und Manager (nicht Personalmanager) aktiviert. Dies ist jedoch eine Kurskontextfunktion, daher muss die Rolle des Nutzers im Systemkontext zugewiesen werden, um Sichtbarkeit im Berichtsgenerator zu gewähren.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass die E-Mail-Adresse des Nutzers (die Anzeigeeinstellung des Nutzers ignorieren) zum Bericht hinzugefügt werden sollte. Die Spalte E-Mail respektiert die Sichtbarkeit von E-Mails unabhängig von den Berechtigungen, was zu der Warnung führen könnte, dass E-Mail privat ist, selbst wenn sie als Site-Administrator angezeigt wird.

Alternativ kann ein Administrator die Funktion site:viewuseridentity auf Allow for the Authenticated User role setzen und dann den Bericht in jedem Kontext auf die Rolle Trainer beschränken. Dies würde dem Trainer Zugriff geben, um die E-Mail-Adresse des Nutzers im Bericht anzuzeigen. Beachten Sie, dass diese Änderung die E-Mail-Adressen der Nutzer für angemeldete Nutzer im Kurskontext freigeben würde, sodass eine Rollenüberschreibung im Kurs- oder Kategoriekontext erforderlich wäre.

Leistungsmanagement-bezogene Daten

Site Manager können standardmäßig nicht auf Berichtsspalten zugreifen, die sich auf die Leistung eines Nutzers beziehen.

Dies umfasst die folgenden Spalten: 

Bewertungsantworten: Antworten des Lernenden, Antworten auf die Bewertung des Lernenden, Bewertung des Lernenden, Antworten des Managers, Antworten des Managers, Bewertung des Managers, Antworten des Managers, Antworten des Managers, Antworten des Managers, Managerbewertung des Managers, Antworten des Managers, Antworten des Beurteilers, Antworten des Beurteilers, Bewertung des Beurteilers, Antworten des Beurteilers, Antworten aller Rollen, Antworten auf die Bewertung aller Rollen, Bewertung aller Rollen.

Ziele: Zielname, Zielbeschreibung

Um Site Managern Zugriff auf diese Daten zu gewähren, muss die Rolle mit den folgenden Funktionen aktualisiert werden:

• totara/Bewertung:alleBewertungen anzeigen
• Totara/Hierarchie:viewallgoals

Nächste Schritte

• Berichtsuche speichern
• Sichtbarkeit für E-Mails in Berichten aktivieren