Was sind Berichte?

In Totara gibt es Site-Berichte, auf die nur Site-Administratoren zugreifen können und die nicht angepasst werden können. Anschließend werden Berichte mit dem Berichts-Builder erstellt und verwaltet. Die meisten Berichte fallen unter Letzteres, daher werden wir uns auf Berichte mit dem Berichtsgenerator konzentrieren.  

Weitere Informationen zur Berichterstattung finden Sie auch auf unserer Website. 

Berichtersteller

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Totara-Website zur Bereitstellung von Lern- und Schulungsinhalten, als Raum für die Zusammenarbeit und Diskussion von Nutzern oder zur Verwaltung der Leistung Ihres Teams mit Überprüfungen und Beurteilungen verwenden, können Berichte Einblicke in die Nutzung der Funktionen von Totara bieten.

Mit dem Bericht-Builder von Totara können Website-Administratoren nutzerdefinierte standortweite Berichte erstellen, die dann an Nutzer verteilt werden, sodass sie überprüfen und verwalten können, wie ihre Teams die Website nutzen.

Vorteile des Totara Report Builders

Der Report Builder bezieht Daten aus vielen Funktionen von Totara, um Berichte zu Bereichen wie Kursabschluss 9Totara Learn) und Arbeitsplatzengagement (Totara Engage) bereitzustellen. Er kann auch verwendet werden, um Daten zu validieren, die mit dem HR-Import importiert wurden.

Abschluss und Kompetenzen

Abhängig von den Totara-Produkten, die Sie haben, können Nutzer verschiedene Aktivitäten, Kurse, Programme, Zertifizierungen und Kompetenzen absolvieren. Berichte, die zur Anzeige von Abschluss- und Kompetenzinformationen erstellt wurden, können Personalmanager über die Arbeit informieren, die ein Nutzer noch erledigen muss, und können auch verwendet werden, um Nutzer zu finden, die in bestimmten Bereichen kompetent sind. Diese Informationen können verwendet werden, um Talente in Ihrem Unternehmen für interne Beförderungen zu finden und temporäre Wissenslücken in Ihrem Unternehmen zu schließen.

Datenvalidierung

HR-Import ermöglicht es Site-Administratoren, Daten aus HR-Systemen (oder anderen Systemen) zu importieren, um Nutzerkonten, Organisations- und Positionshierarchien automatisch auszufüllen. Nutzerdefinierte Berichte können verwendet werden, um es einem HR-Vertreter oder Personalmanagern zu ermöglichen, die importierten Daten auf ihre Richtigkeit zu überprüfen, ohne dass sie Zugriff auf die Bearbeitung oder Anzeige von Nutzerkonten haben müssen.

So funktioniert der Report Builder

Erstellen von benutzerdefinierten Berichten

Totara enthält Nutzerrollen, denen Berechtigungen zur Durchführung von Teilen des Prozesses der Erstellung und Anzeige von nutzerdefinierten Berichten gewährt werden. Ein Bericht kann von einem Site-Administrator erstellt und anderen Benutzern auf der Grundlage der Rolle, die ihnen im System zugewiesen wurde, zur Verfügung gestellt werden.

Durch die Erstellung eines Berichts können Site-Administratoren Folgendes auswählen:

• Die Spalten der verfügbaren Daten
• Die Filter, mit denen ein Nutzer suchen kann
• Inhaltssteuerelemente, die die Datensätze einschränken, die verfügbar sind, wenn ein Bericht angezeigt wird
• Die Benutzerrolle(n), die die Berechtigung zum Zugriff auf den Bericht erhalten
• Leistungseinstellungen wie die Einschränkung der Ausführung von Berichten mit eingegebenen Suchkriterien und das Caching von Versionen des Berichts

Das Caching des Berichtsgenerators funktioniert nicht, wenn Sie auf Ihrer Website mehrere Mandantenfähigkeiten aktiviert haben.

Berichtsquellen

Wenn Sie eine Berichtsquelle ausgewählt haben, müssen Sie den Bericht so konfigurieren, dass Sie ihn an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Es wird daher empfohlen, bei der Verwendung einer Berichtsquelle (anstatt einer Berichtsvorlage) die Option Erstellen und bearbeiten auszuwählen.

Berichtsvorlagen

Beim Erstellen neuer Berichte können Sie Berichtsvorlagen verwenden, um schnell nützliche Berichte zu erstellen. Diese bieten einen Ausgangspunkt, den Sie an Ihre genauen Anforderungen anpassen können. Beachten Sie, dass Sie beim Erstellen und Bearbeiten eines Berichts aus einer Vorlage die Vorlage nicht selbst bearbeiten.

Diese Berichtsvorlagen können Ihnen sofort nützliche Informationen liefern. Beispiel: Die Vorlage für den Übersichtsbericht über die Aktivitäten der Admin-Website zeigt die Anzahl der Protokolleinträge für die Website im Laufe der Zeit an, ohne dass zusätzliche Einstellungen konfiguriert werden müssen.

Verschiedene Vorlagen sind auf verschiedene Rollen ausgerichtet. Die folgenden Vorlagen sind derzeit für diese Rollen verfügbar:

• Administrator
  • Übersicht über die Aktivitäten der Admin-Site
• Lernender
  • Überblick über den Abschlussstatus der Zertifizierung des Lernenden
  • Übersicht über den Abschlussstatus des Kursteilnehmers
  • Übersicht über den Zielstatus des Lernenden
  • Übersicht über den Abschlussstatus des Lernprogramms
• Manager
  • Überblick über den Zertifizierungsstatus des Managers
  • Überblick über den Kursabschlussstatus des Managers
  • Überblick über den Zielstatus des Managers
  • Übersicht über den Abschlussstatus des Managerprogramms

Wie bei Berichten, die aus einer Berichtsquelle erstellt wurden, kann jeder Bericht, der aus einerSchablone erstellt wurde, vollständig angepasst werden, indem Sie Bearbeiten dieses Berichts auswählen. Sie können Spalten hinzufügen oder entfernen, die Reihenfolge der Spalten ändern, ein Diagramm anzeigen, Filter hinzufügen und vieles mehr.

Berichte anzeigen

Wenn Sie einen Bericht verwenden, können Nutzer festlegen, welche Spalten angezeigt werden, indem sie Spalten anzeigen/ausblenden auswählen. In diesem Popup-Fenster können Nutzer entscheiden, welche Spalten im Bericht angezeigt (markiert) und welche Spalten ausgeblendet (nicht markiert) werden sollen. Wählen Sie OK , um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Benutzerdefinierte Berichte werden ausgeführt

Nutzer, die Zugriff auf Berichte erhalten, sehen die Menüoption Meine Berichte im Navigationsmenü. Nutzer können einen Bericht ausführen, Suchkriterien zum Filtern nach bestimmten Datensätzen hinzufügen und Daten in Dateien exportieren. Berichte, die regelmäßig ausgeführt werden müssen, können so geplant werden, dass sie automatisch ausgeführt und als Dateianhänge an Nutzer gesendet werden.

Basierend auf den Inhaltskontrollen, die eingerichtet wurden, kann der Bericht vorgefiltert werden, um nur Datensätze für Mitarbeiter an oder unter der Position eines Nutzers, innerhalb oder unter der Organisation eines Nutzers oder andere Details anzuzeigen, abhängig von der ausgewählten Berichtsquelle.

Entwicklung benutzerdefinierter Berichtsquellen

Eine Berichtsquelle definiert den primären Datentyp, der in einem Bericht verwendet wird. Jeder Bericht kann eine Berichtsquelle haben. Der Satz von Standardberichtsquellen enthält Daten wie Nutzerprofilinformationen, Zeit- und Datumsdetails. Zusätzliche Berichtsquellen können von Ihrem Totara-Partner erstellt werden. Dieser Prozess wird in der Entwicklerdokumentation detailliert beschrieben.

Berichtstypen

In Totara gibt es zwei Arten von Berichten:

• Eingebettete Berichte: Vom System generierte Berichte
• Nutzerberichte: Von Site-Administratoren erstellt und anderen Nutzern zur Verfügung gestellt

Eingebettete Berichte

Jede Installation von Totara beinhaltet eine Reihe eingebetteter Berichte (eine Liste davon finden Sie auf der Seite mit den Berichtsquellen). Diese können von einem Site-Administrator und jedem, der die Funktion totara/reportbuilder:manageembeddedreport erhalten hat, bearbeitet und verwaltet werden.

Eingebettete Berichte werden im gesamten System verwendet, z. B. ist die Seite Nutzerliste durchsuchen tatsächlich ein eingebetteter Bericht und kann daher an Ihr Unternehmen angepasst werden. Es ist möglich, einen eingebetteten Bericht zu duplizieren und dann die Kopie zu bearbeiten, um Ihren Anforderungen besser gerecht zu werden, ohne den Standardbericht zu ändern. Wenn Sie sich entscheiden, einen eingebetteten Bericht zu bearbeiten, führt dies zu Änderungen für alle auf der Website, die auf diesen Bericht zugreifen.

Wenn Sie eingebettete Berichte umfunktionieren möchten, wird dringend empfohlen, die eingebetteten Berichte nicht selbst zu bearbeiten, da diese normalerweise an mehreren Stellen im System verwendet werden und die Bearbeitung dieser Berichte unbeabsichtigte Folgen haben kann. Stattdessen sollten Sie den eingebetteten Bericht duplizieren, wenn Sie ihn für einen anderen Zweck verwenden möchten.

Benutzerberichte

Nutzerberichte sind die Berichte, die Site-Administratoren und Site-Manager erstellen und anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Sobald ein Bericht erstellt wurde, kann er an zwei Stellen angezeigt werden. Zunächst können Sie erstellte Berichte auf der Registerkarte Berichte (in der oberen Navigationsleiste) anzeigen. Auf der Berichtsseite können Sie auf einen Bericht klicken, um ihn auszuwählen, und dann Diesen Bericht bearbeiten auswählen. Auf der Berichtsmanagerseite (Schnellzugriffsmenü > Berichte) können Sie einen Bericht anzeigen, indem Sie auf seinen Titel oder den Link Ansicht klicken. Sie können einen Bericht aktualisieren, indem Sie auf das Zahnradsymbol () in der Spalte Aktionen klicken oder ihn mit dem Kreuzsymbol () entfernen.