Was ist HR-Import?

HR-Systeme für Unternehmen speichern und pflegen wichtige Informationen über die Mitarbeiter, die Unternehmen am Laufen halten. Diese Systeme werden täglich aktualisiert, wenn Mitarbeiter in das Unternehmen eintreten, Positionen wechseln, neu organisieren, verlassen und zurückkehren – um nur einige der sehr großen Anzahl von Schlüsseldatenelementen zu nennen, die normalerweise erfasst und verfolgt werden.

Alle Personen, die in einem Unternehmen arbeiten, benötigen regelmäßig Schulungen und Entwicklung. Der Großteil der Schulungen und Entwicklung, die sie benötigen, steht in direktem Zusammenhang mit Informationen, die im HR-System des Unternehmens verwaltet werden. Die Art und Weise, wie Daten im HR-System eines Unternehmens gespeichert werden, hängt stark davon ab, ob das HR-System des Unternehmens verwendet wird und wie das System für das Unternehmen konfiguriert wurde.

Der HR-Import ermöglicht es, die Personen-, Positions- und Organisationsdaten in Totara regelmäßig und automatisch mit allen relevanten Daten aus den HR-Systemen des Unternehmens zu aktualisieren. Der HR-Import ist ein einseitiger Synchronisierungsprozess (vom HR-System des Unternehmens zu Totara), der zwei Arten des Datenaustauschs unterstützt:

• CSV-Datei
• Externe Datenbankverbindung

CSV-Dateien können in Totara hochgeladen werden, und der HR-Import kann dann auf Ad-hoc- oder manueller Basis ausgeführt werden. Ein detailliertes, durchsuchbares und filterbares Berichtsprotokoll bietet einen Datensatz aller vorherigen Importe.

HR-Import verwenden

Der allgemeine Prozess für die Verwendung des HR-Imports ist im folgenden Diagramm dargestellt.

Wenn Sie den HR-Import durch Hochladen einer CSV-Datei verwenden möchten, müssen Sie die folgenden grundlegenden Schritte ausführen: 

1. Konfigurieren Sie die Standardeinstellungen.
2. Konfigurieren Sie das Element. 
3. Konfigurieren Sie die Quelle.
4. Erstellen Sie die Datei.
5. Laden Sie die Datei hoch. 
6. HR-Import ausführen.
7. Überprüfen Sie die HR-Importprotokolle. 

Weitere Details zu jedem dieser Schritte finden Sie in dieser Dokumentation (siehe Nächste Schritte am Ende dieser Seite). 

Vorteile der Verwendung von HR-Import

Der HR-Import hält Totara auf dem neuesten Stand der HR-Systemdaten des Unternehmens, ohne dass Daten manuell eingegeben, aktualisiert und gelöscht werden müssen. Durch das Hinzufügen der neuesten Daten zu Organisation, Position, Kompetenz, Nutzer und Aufgabenzuweisung kann Totara die Struktur eines Unternehmens widerspiegeln und aktuelle Informationen über Nutzer und Manager sowie die Lerninhalte, die sie absolvieren sollten, speichern.

Wenn der HR-Import in Kombination mit der Zielgruppenverwaltungsfunktion von Totara verwendet wird, kann Totara den Lernenden dynamisch Zugriff auf gezielte Lerninhalte basierend auf den neuesten HR-Informationen gewähren.

Zielgruppen

Zielgruppen können basierend auf Regeln definiert werden, wobei die Mitgliedschaft (und Lern- und Leistungsaktivitäten, die den Zielgruppenmitgliedern zugewiesen sind) regelmäßig aktualisiert werden kann. Zielgruppenregeln können aus jedem HR-Datenfeld bestehen, das in Totara gefunden wird (d. h. Organisations-, Positions- und Nutzerdaten). Zielgruppenregeln (z. B. 'Organisationsname ist Corporate Finance') können zu Regelsätzen kombiniert werden (z. B. 'Organisationsname ist Corporate Finance UND Positions-ID ist 988 UND Nutzerstartdatum ist weniger als 12 Monate zurück UND Beschäftigungsstatus ist Vollzeit UND Mitarbeiter-ID ist nicht ADV994'). Wenn Totara über aktuelle HR-Daten verfügt (über HR-Import), werden die Zielgruppen die Mitgliedschaft und das zugewiesene Lernen mit dem aktuellen Status jeder Person im Unternehmen konsistent halten.

Weitere Informationen finden Sie in der Zielgruppendokumentation.

Berichterstellung

Mit dem Berichts-Builder können Berichte erstellt und konfiguriert werden, um zu steuern, welche Spalten von Daten und Filtern in einem bestimmten Bericht angezeigt werden und welche Datensätze einem Nutzer angezeigt werden, der den Bericht ansieht. Ähnlich wie Zielgruppenregeln können die Spalten eines Berichts jedes HR-Datenfeld umfassen, das in Totara gefunden wird (d. h. Organisations-, Positions- und Nutzerdaten). Berichte können z. B. Spalten wie Benutzerabteilung, Benutzerstadt, Benutzerland, Benutzerorganisation, Benutzerposition, Benutzermanagernameund Benutzermanager-ID enthalten.

Die Filter eines Berichts können auch alle diese HR-Datenfelder sowie die hierarchischen Beziehungen in den HR-Daten nutzen. Ein Berichtsbetrachter kann beispielsweise einen Bericht nach Organisationshierarchien filtern. Der Report Builder kann auch hierarchische Daten nutzen, um nur Datensätze für Report Viewer anzuzeigen, die auf ihrer Beziehung zu anderen Nutzern basieren (z. B. direkt unterstellte Mitarbeiter, im gleichen Bereich der Organisationshierarchie usw.). Wenn der HR-Import täglich ausgeführt wird, sind die verfügbaren Datensätze, Spalten und Filter jedes Berichts mit den neuesten HR-Daten auf dem neuesten Stand.

Weitere Informationen finden Sie in der Berichtsdokumentation.

Elemente 

Zu den Elementen, die über den HR-Import importiert werden können, gehören:

• Aufgabenzuweisungen
• Organisationen
• Positionen
• Nutzer
• Kompetenzen

Quellen

Beim HR-Import stammen die Daten aus Quellen, z. B. einer CSV-Datei oder einer externen Datenbank. Diese können für jedes Element, das Sie aktiviert haben, individuell konfiguriert werden. 

HR-Import?-Option

Sobald der HR-Import für ein Element aktiviert ist, wird in den Einstellungen eine HR-Importoption angezeigt, wenn eine neue Instanz des entsprechenden aktivierten Elements erstellt wird, z. B. wenn eine Organisation zu einer Organisationshierarchie hinzugefügt oder ein Benutzerkonto hinzugefügt oder aktualisiert wird.

Wenn Sie die Option HR-Import? auswählen, wenn Sie eine neue Stellenzuweisung, Organisation, Position, einen Nutzer oder eine neue Kompetenz erstellen, kann diese über HR-Import aktualisiert oder gelöscht werden. 

Neben der Aktivierung der Option HR-Import? muss das ID-Feld für die neue Stellenzuweisung, Organisation, Position, Kompetenz oder den neuen Nutzer einen Wert haben, damit es über den HR-Import aktualisiert werden kann.

Das Feld HR-Import? kann bei der Bearbeitung eines Nutzerkontos manuell von Nutzer zu Nutzer angekreuzt werden (vorausgesetzt, der Nutzerdatensatz hat ein ID-Nummernfeld). Sie können auch das Feld HR-Import? für den Benutzerimport durch Massenbenutzeraktion ändern (mit der Option HR-Import umschalten). Es ist nicht möglich, die Einstellung HR-Import? der Stellenzuweisung zu ändern.

Kreisförmige Management-Job-Zuweisungsschleifen

Kreisförmige Managementschleifen können auftreten, wenn ein Manager sich selbst unterstellt ist. Dies kann vorkommen, wenn Nutzer importiert werden, denen ein Manager zugewiesen ist, der Manager weiter unten in der Managementhierarchie ist.

Nutzer A hat beispielsweise Nutzer B als Manager, Nutzer B Nutzer C als Manager, Nutzer C Nutzer A als Manager.  Es ist auch möglich, bei mehreren Aufgabenzuweisungen eine Schleife wie folgt zu haben. Wenn Sie zwei Nutzer haben, A und B, die jeweils zwei Aufgabenzuweisungen haben, 1 und 2, dann dürfen Sie A1 > B1 > A2 > B2 haben, aber Sie konnten dann > am Ende AA1 nicht hinzufügen. Dies kann zu unerwartetem Verhalten bei Managementgenehmigungen und Managementberichten führen und muss daher verhindert werden.

Wenn beim Import eines Managers mit HR-Import eine kreisförmige Verwaltung gefunden wird, wird keinem der Nutzer, der die kreisförmige Referenz erstellt, ein Manager zugewiesen, mit einer Mitteilung, die den Grund erklärt.

Um die Nutzer zu importieren, die eine kreisförmige Referenz haben, müssen die Datensätze der Importdatei angepasst werden, damit die kreisförmige Referenz nicht mehr existiert. Im obigen Beispiel muss Benutzer C seinen Manager von Benutzer A ändern.

HR-Importprotokolle

Nach dem HR-Import sollten Sie überprüfen, wie es gelaufen ist, insbesondere, ob Fehler aufgetreten sind. Sie können Protokolle für Ihre HR-Importläufe sehen, indem Sie als Site-Administrator zum Schnellzugriffsmenü > HR-Import > HR-Importprotokoll gehen. 

Filterung

Sie können dann die Protokolle filtern, um nur die spezifischen Inhalte anzuzeigen, nach denen Sie suchen. Sie können beispielsweise Filter verwenden, um nach einem Lauf zu suchen, der an einem bestimmten Datum oder einem bestimmten Protokolltyp (z. B. Fehler, Warnung, Info) stattgefunden hat.

Datensätze werden gelöscht

Sobald Sie das HR-Importsystem eine Weile verwendet und es mehrmals ausgeführt haben, können Sie damit beginnen, alte Datensätze zu erhalten, die Sie nicht mehr benötigen. Sie können Datensätze löschen, indem Sie nach unten auf der HR-Importprotokollseite scrollen und entweder die Schaltfläche Alle Datensätze löschen oder die Schaltfläche Alle außer den neuesten Datensätze nlöschen verwenden. Wenn Sie alle erwarteten neuesten Datensätze löschen, werden die Datensätze nur von Ihrem letzten HR-Importlauf beibehalten. 

Nächste Schritte

• Standardeinstellungen für den HR-Import konfigurieren
• HR-Importelemente aktivieren
• HR-Importquellen konfigurieren
• HR-Import ausführen
• HR-Importdateien hochladen
• HR-Importprotokolle exportieren