Configuración de informes
  • 25 Oct 2022
  • 16 Minutos para leer

Configuración de informes


Article Summary

Al crear o editar un informe, puedes configurar los siguientes ajustes en varias pestañas. 

Pestaña General

Aquí puede actualizar cualquiera de las siguientes configuraciones generales de informes:

ConfiguraciónDescripciónNotas

Título del informe

Nombre que aparecerá en la parte superior de la página de informe del bloque Gestor de informes.

-

Resumen

Un breve resumen del informe que se mostrará en la lista de informes del usuario.

Incluir un resumen ayuda a los usuarios a entender de un vistazo para qué es el informe, ayudándoles a encontrar el informe que necesitan y evitando que se creen informes duplicados.

Descripción

Cuando se crea una descripción del informe, la información se muestra a los usuarios en un cuadro sobre los filtros de búsqueda en la página del informe.

El campo Descripción debe usarse para describir lo que se muestra en el informe y cuándo/cómo se debe usar.

Fuente

Se mostrará la fuente de este informe.

Una vez guardado, no se puede cambiar una fuente de informe. Para utilizar una fuente de informe diferente, se debe crear un nuevo informe.

Ocultar en la lista de informes del usuario

Cuando se selecciona esta opción, este informe no se mostrará en la página Mis informes para los usuarios, pero será accesible a través de su URL.

-

Número de registros por página

Ingrese el número de filas que aparecerán en cada página del informe. En la parte inferior de cada página, el usuario puede hacer clic para ver la siguiente página de datos. Esto también determina el número de filas que se mostrarán en el bloque de tabla del informe.

-

Tipo de informe

Este es un campo informativo que muestra si este es un informe de usuario o un informe incrustado.

-

Pestaña Columnas

La pestaña Columnas le permite seleccionar las columnas que estarán disponibles en el informe.

Se mostrará un conjunto de columnas predeterminadas según la fuente del informe que se haya seleccionado. Se pueden agregar columnas adicionales haciendo clic en el menú desplegable Añadir otra columna.

ConfiguraciónDescripciónNotas

Columna

Los datos disponibles para los informes dependen de la fuente, pero pueden incluir:

  • Información del perfil del usuario
  • Detalles de la competencia y estado de finalización
  • Detalles del curso y estado de finalización
  • Detalles y asistencia al seminario
  • Entrega de la asignación
  • Audiencias
  • Detalles del programa y estado de finalización

Consulte Fuentes de informes para obtener más información sobre las fuentes de datos disponibles y las opciones de columnas.

Todos los campos personalizados agregados estarán disponibles automáticamente en la columna del informe correspondiente.

Habrá una advertencia si usas una combinación de columnas y/o métodos de agregación que son incompatibles entre sí. Para solucionar el problema, simplemente cambia una de las columnas o métodos de agregación marcados en la advertencia. 

¿Acumulación o agrupamiento?

Para cada registro que tenga el mismo valor, se puede elegir un cálculo relacionado con el tipo de campo de columna, que incluye:

  • Recuentos para cada registro, recuento de valores únicos en el campo
  • Promedio, total, máximo, mínimo para columnas numéricas
  • Período de horas, días, semanas, meses para las columnas de tiempo

Algunos informes ya utilizan la agregación de datos internamente, en cuyo caso se muestra una advertencia en la pestaña Columns (Columnas) del informe.

Ver más sobre agregación y agrupamientos, incluidos ejemplos.

Personalizar encabezado

Junto a cada columna, marca la casilla de verificación debajo del encabezado Personalizar e ingresa un nuevo título de columna si deseas anular el título existente.

-

Opciones

Esta columna le permite realizar una serie de acciones:

  • Mostrar/ocultar: use el ícono del ojo para mostrar u ocultar una columna del informe
    • Ojo abierto significa que la columna es visible ()
    • Ojo tachado significa que está oculto ()
  • Eliminar: utilice el ícono de cruz () para eliminar una columna del informe
  • Organizar: Utilice los íconos de flecha arriba () y abajo () para ordenar las columnas del informe de izquierda a derecha

-

Clasificación

La sección Ordenar le permite configurar el comportamiento por defecto para el orden de las columnas.

  • Columna por defecto: elija la columna por defecto para ordenar
  • Orden por defecto: establece el orden para ordenar por

Por ejemplo, si seleccionó Nombre completo del usuario como la columna Por defecto y Ascendente (A a Z, 1 a 9) como el orden por defecto, el informe se clasificaría por defecto usando el orden alfabético ascendente de la columna Nombre completo del usuario. 

Ten en cuenta que el usuario que ejecuta el informe también podrá ordenar por otras columnas haciendo clic en el encabezado de la columna.

Pestaña Gráfico

Esta ficha permite graficar los resultados de la agregación de columnas del informe utilizando una variedad de tipos de gráficos. 

Puedes cambiar tu biblioteca de gráficos desde el valor por defecto (ChartJS) navegando al menú de acceso rápido > Informes Configuración > general, luego selecciona una opción para la configuración de la Biblioteca de gráficos.

ConfiguraciónDescripciónNotas
Tipo de gráfico
  • Columna
  • Línea
  • Barra horizontal
  • Pastel
  • Dispersión
  • Zona
  • Anillo
  • Dona de progreso (solo funciona en ChartJS)
-
OrientaciónDetermina cómo se interpretan los datos del informe para crear el gráfico. 
  • Serie de datos en columnas: el generador de informes tratará las columnas de informes como una serie de datos. En la mayoría de los casos, esto es lo que quieres. 
  • Serie de datos en filas: el generador de informes trata cada elemento de la columna como una serie de datos separada; las filas de datos se tratarán como puntos de datos. Por lo general, solo deseas seleccionar esta opción si tienes más columnas en tu informe que filas.
-
CategoríaEsta es la base del gráfico, por ejemplo, si deseas que un gráfico muestre cuánto tiempo ha estado activo un usuario en el sitio, seleccionas Tiempo como la categoría. -
LeyendaEsta es la información que se utilizará para la leyenda del gráfico; normalmente será la misma que la categoríaEsta configuración no se puede editar. 
Fuente de datosSeleccione una o más columnas para utilizar como fuentes de datos para el gráfico. Solo se incluyen columnas con datos numéricos compatibles.-
ApiladosEn lugar de aparecer lado a lado, los datos se apilarán uno encima del otro.
Ver un ejemplo en la documentación de Chart.js.
Número máximo de registros usadosElija el número máximo de registros que se utilizarán en el gráfico del informe. Por defecto, es 500.Opción avanzada.
Configuración personalizadaPuedes adaptar aún más el gráfico a tus preferencias. Obtén más información sobre cómo personalizar tus gráficos utilizando las opciones avanzadas en la documentación del desarrollador.Opción avanzada.

Pestaña Filtros

La pestaña Filtros le permite seleccionar los filtros que aparecerán en la parte superior y lateral del informe.

Hay tres tipos de filtros disponibles:

  • Filtros estándar: Los filtros estándar aparecen en la parte superior de la página sobre las columnas de datos del informe. El usuario puede ingresar/seleccionar criterios y hacer clic en el botón Buscar. Se pueden agregar filtros adicionales a la página y ocultarlos detrás de un botón Avanzado para permitir a los usuarios acceder a los filtros menos utilizados.
  • Filtros de la barra lateral: Opciones de búsqueda de la barra lateral permite personalizar los filtros que aparecen en la zona lateral del informe. Los filtros de la barra lateral tienen habilitado el filtrado instantáneo; cada cambio realizado a un filtro actualizará automáticamente los datos del informe (si se cumplen ciertos requisitos del sistema). Los filtros disponibles están determinados por la Fuente del informe. Solo algunos tipos de filtros se pueden colocar en la barra lateral, por lo que no todos los filtros estándar se pueden colocar allí. Cada fuente de informe tiene un conjunto de filtros por defecto.
  • Búsqueda en la barra de herramientas: el cuadro de búsqueda de la barra de herramientas le permite personalizar los campos que se buscarán al utilizar el cuadro de búsqueda en el encabezado del informe. Los filtros disponibles están determinados por la Fuente del informe. Cada fuente de informe tiene un conjunto de campos por defecto. Si no se especifica ningún campo, no se muestra el cuadro de búsqueda.

Opciones estándar de filtrado

Las opciones de filtro estándar le permiten personalizar cómo aparecen los filtros sobre su informe. Los filtros disponibles están determinados por la fuente del informe. Cada fuente de informe tiene un conjunto de filtros por defecto.

Un filtro puede aparecer ya sea en el área estándar de filtro o área de filtro de la barra lateral, pero no en ambos a la vez. Los filtros se pueden añadir, ordenar y eliminar.

FiltrarDescripciónNotas

Campo de Búsqueda

Utiliza las opciones de Campo de búsqueda para seleccionar los campos por los que los usuarios podrán buscar. Se pueden añadir filtros adicionales haciendo clic en el menú desplegable Añadir otro filtro.

-

Personalizar Nombre del Campo

Junto a cada filtro, marca la casilla de verificación bajo Personalizar nombre de campo e ingresa una nueva etiqueta que se mostrará junto al filtro cuando se ejecute el informe.

-

Avanzada?

Marque la casilla ¿Avanzado? junto a cualquier opción de búsqueda que debería estar disponible si el usuario hace clic en el botón Mostrar avanzadas en el informe. Esta opción es útil para poner a disposición opciones de búsqueda poco utilizadas, pero ocultas por defecto.

-

Filtro necesario

Marca la casilla Filtrar requerido para hacer que un campo de búsqueda sea obligatorio. Esto significa que los usuarios deberán seleccionar una opción para este campo de búsqueda antes de poder ejecutar y ver el informe.

La opción Filtrar requerido se puede utilizar para garantizar que los visores de informes no ejecuten informes que devuelvan una gran cantidad de resultados. Al exigir a los usuarios que reduzcan el número de resultados (seleccionando opciones para los campos requeridos), puedes asegurarte de que esto no suceda.

Opciones

Para eliminar un filtro del informe, haga clic en el ícono Eliminar en la columna Opciones. Para reorganizar el orden de los filtros en la página, haz clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo. Los filtros aparecerán en la caja Buscar por en el orden del listado.

-

Opciones de filtro de la barra lateral

Las opciones de filtro de la barra lateral le permiten personalizar los filtros al costado del informe. Los filtros de la barra lateral tienen habilitado el filtrado instantáneo, lo que significa que cada cambio realizado a un filtro actualizará automáticamente los datos del informe.

Un filtro puede aparecer ya sea en el área estándar de filtro o área de filtro de la barra lateral, pero no en ambos a la vez. Los filtros se pueden añadir, ordenar y eliminar.

FiltrarDescripción

Campo de Búsqueda

Utiliza las opciones de Campo de búsqueda para seleccionar los campos por los que los usuarios podrán buscar. Se pueden añadir filtros adicionales haciendo clic en el menú desplegable Añadir otro filtro.

Personalizar Nombre del Campo

Junto a cada filtro, marca la casilla de verificación bajo Customise Field Name e ingresa una nueva etiqueta que se mostrará junto al filtro cuando se ejecute el informe.

Avanzada?

Marque la casilla ¿Avanzado? junto a cualquier opción de búsqueda que debería estar disponible si el usuario hace clic en el botón Mostrar avanzadas en el informe. Esta opción es útil para poner a disposición opciones de búsqueda poco utilizadas, pero ocultas por defecto.

Caja de búsqueda

El cuadro de búsqueda de la barra de herramientas permite a los usuarios buscar múltiples campos por texto en lugar de filtrar campos individuales.

Desactivar caja de búsqueda

Marcar esta casilla evitará que la casilla de búsqueda aparezca en la parte superior de la página.

Campo de Búsqueda

Utiliza las opciones de Campo de búsqueda para seleccionar los campos por los que los usuarios podrán buscar. Se pueden agregar filtros adicionales haciendo clic en el menú desplegable Añadir otra columna de búsqueda.

Opciones

Para eliminar un filtro del informe, haga clic en el ícono Eliminar debajo de la columna Opciones. Para reorganizar el orden de los filtros en la página, haz clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo. Los filtros aparecerán en el cuadro Filtrar por en el orden en que se enumeran.

Pestaña Contenido

Los controles de contenido le permiten restringir el contenido del informe según el usuario que esté ejecutando el informe. Esto permite que los administradores del sitio prefiltren el informe para que muchos usuarios del sistema puedan ejecutar un informe, solo mostrando los datos más pertinentes para el usuario. Por ejemplo, un informe puede ser diseñado para que los gerentes lo ejecuten y solo mostrarán los datos de sus subordinados directos.

Estas restricciones no se aplican a los informes programados.

ConfiguraciónDescripciónNotas

Contenido del informe

Le permite seleccionar la configuración general de control de contenido para este informe:

  • Mostrar todos los registros: Se mostrarán todos los registros disponibles para esta fuente y no se aplicarán restricciones al contenido disponible
  • Mostrar registros que coincidan con cualquiera de los criterios marcados a continuación: Mostrar registros que coincidan con cualquiera de los criterios establecidos a continuación
  • Mostrar registros que coincidan con todos los criterios marcados a continuación: Mostrar registros que coincidan con todos los criterios establecidos a continuación

Entonces es posible configurar los criterios para los ajustes de contenido del informe anteriores. Los criterios disponibles diferirán según las fuentes del informe y pueden incluir restricciones según los usuarios, las posiciones o las fechas.

-

Mostrar por usuario

Cuando se selecciona esta opción, el informe muestra diferentes registros según el usuario que lo vea y su relación con otros usuarios.

-

Incluir registros de un usuario en particular

Decida si un usuario puede ver solo sus propios registros o los de los informes (seleccione entre directos, indirectos y temporales). 

-

Mostrar por la posición actual del usuario 

Cuando se selecciona esta opción, el informe muestra resultados que dependen de la posición asignada al usuario.

-

Incluir registros de posiciones secundarias

Selecciona el nivel desde el que se mostrarán los informes. Esto podría ser igual o inferior a la posición del usuario. 

-

Mostrar por la organización actual del usuario

Cuando se selecciona esta opción, el informe muestra resultados que dependen de la organización a la que el usuario ha sido asignado.

-

Incluir registros de organizaciones sudsidiarias

Selecciona el nivel desde el que se mostrarán los informes. Esto podría ser en o debajo de la organización del usuario. 

-

Mostrar por la organización cuando se complete

Cuando se selecciona esta opción, el informe muestra resultados que dependen de la organización a la que el usuario fue asignado cuando completó el curso o la competencia.

-

Mostrar registros por audiencia

Restringir los resultados del informe por audiencia para que solo veas los datos de ese subconjunto de usuarios.

-

Mostrar por hora de creación

Mostrar registros basados en la fecha de registro. Cuando se selecciona esta opción, el informe solo muestra registros dentro del período de tiempo seleccionado.

-

Incluir los registros de

Mostrar registros del pasado, futuro, últimos 30 días, los próximos 30 días, el ejercicio actual o el ejercicio anterior. Marque la opción Incluir registro si falta la fecha para incluir registros sin fecha en su informe.

-

Mostrar por roles de evento

Cuando está habilitado, el contenido de la fuente del informe del seminario puede restringirse a los usuarios que tengan un rol de evento en particular. Un rol de evento debe estar habilitado en la configuración global del seminario para seleccionarlo como una restricción de contenido.

-

Pestaña de acceso

La pestaña Acceso solo está disponible para informes de usuarios. Permite a los administradores del sitio otorgar a los usuarios acceso para ver el contenido del informe según su rol. Hay dos secciones, la primera le permite decidir si todos o solo esos criterios coincidentes pueden acceder al informe. El segundo le permite establecer esos criterios segúnel rol del usuario. 

ConfiguraciónDescripciónNotas

Restringir acceso

Le permite seleccionar si Todos los usuarios pueden ver este informe o si Solo ciertos usuarios pueden ver este informe según los controles seleccionados. 

-

Restringir el acceso por rol

Establece los criterios de rol para acceder al informe, usando el contexto así como el rol específico que tiene un usuario.

  • Contexto: la ubicación o el nivel dentro del sistema al que el usuario tiene acceso. Por ejemplo, un administrador del sitio tendría acceso a nivel del sistema (contexto), mientras que otro usuario solo podría tener acceso a nivel del curso (contexto). Contexto permite establecer el contexto en el que se ha asignado un rol a un usuario para que vea el informe.
  • Roles con permiso para ver este informe: Restringir la visibilidad de un informe a roles específicos del sistema. Solo cuando el usuario posea los roles correctos del sistema en el momento en que se verá el informe aparecerá la pestaña Informes en el menú de Totara.

Ten en cuenta que el rol de gerente de personal generalmente se asigna en el contexto del usuario en lugar del nivel del sistema. Si necesita que los gerentes de personal vean el informe, entonces debe utilizar el rol de los usuarios en cualquier contexto.

Pestaña Rendimiento

La pestaña Rendimiento proporciona acceso a la configuración basada en el rendimiento para cada informe.

ConfiguraciónDescripciónNotas

Restringir visualización inicial

Controla cómo se muestra inicialmente el informe y se recomienda para informes más grandes en los que se filtrarán los resultados. Cuando este ajuste está habilitado, aumenta la velocidad del informe al requerir que el usuario aplique filtros de búsqueda y haga clic en el botón Buscar antes de mostrar los datos del informe.

Esta configuración se habilitará (marcará) o deshabilitará (desmarcada) por defecto, según la configuración global Restringir visualización inicial en todos los informes del generador de informes.

Activar Caché de Informes

Cuando se selecciona esta opción, se generará una copia de este informe en un cronograma establecido y los usuarios verán los resultados del informe de la versión almacenada o en caché. Esto hará que la visualización y el filtrado del informe sean más rápidos porque no tiene que generar resultados cada vez que se accede a él. Ten en cuenta que los datos mostrados serán de la última vez que se generó el informe en lugar de los datos “en vivo”. Le recomendamos activar esta opción solamente si es necesario (informes que toman mucho tiempo para ser mostrados), y solamente para informes específicos donde exista un problema.

Para establecer las opciones de rendimiento de caché, primero se debe habilitar el almacenamiento en caché de informes en la página Configurar características. 

Programa de caché

Determina el horario usado para controlar con qué frecuencia se genera una nueva versión del informe. El informe será generado por el trabajo en segundo plano del servidor (también conocido como trabajo cron) que sigue inmediatamente al tiempo especificado. Por ejemplo, si configuras el cron para ser ejecutado cada 20 minutos a los 10, 30 y 50 minutos después de la hora y programas un informe para ser ejecutado a la medianoche, en realidad el mismo será ejecutado 10 minutos después de la medianoche.

Los informes en caché se preparan uno tras otro, es decir, cuando se termina el primero, se inicia el segundo. Esto se hace en una sola secuencia para evitar sobrecargas en la base de datos. Si hay más de un informe que requiere almacenamiento en caché, es posible que haya un retraso según el tamaño de los informes. El orden no está especificado y no se garantiza que las cachés de informes se actualicen en la misma secuencia cada vez.

Hora Actual del Servidor

Todos los informes se almacenan en caché según la hora del servidor. El estado de la caché muestra la hora local actual, que puede ser diferente de la hora del servidor. Asegúrese de tener en cuenta la hora del servidor cuando programe el caché.

-

Generar Ahora

Si se selecciona esta opción, la caché del informe se generará inmediatamente después de guardar los cambios.

Ten en cuenta que tanto la opción Restrict initial display (Restringir visualización inicial) como Enable report caching features (Habilitar funciones de caché de informes) se configuran informe por informe y que un informe no necesita tener ambas o ninguna de estas opciones habilitadas.

Utilizar el clon de la base de datos

Ahora es posible configurar una segunda conexión de base de datos para que la utilice el generador de informes. El propósito de esta conexión secundaria es que pueda dirigir las consultas principales del generador de informes a un clon de base de datos de solo lectura para mejorar el rendimiento.

Estos ajustes deben considerarse altamente avanzados. Debe ser configurado por sysadmin en config.php y debe ser habilitado manualmente en informes individuales por un administrador del sitio a través del generador de informes (este ajuste).

Se sugiere que los administradores del sistema creen una instancia de base de datos separada con un clon exacto de la base de datos de producción que se mantenga sincronizada automáticamente.

No se puede proporcionar soporte para configurar un esclavo de solo lectura y, por lo tanto, necesitarás experiencia interna para lograrlo.

El único requisito técnico para las bases de datos es que la base de datos principal debe ser compatible con ACID.

Aquellos que deseen utilizar la segunda conexión de base de datos pueden encontrar instrucciones para ella dentro de config-dist.php. Puedes usar un clon de base de datos de solo lectura. Estos ajustes permiten al administrador configurar una segunda base de datos:

// conexión que se utilizará para los informes seleccionados del Generador de informes para mejorar el rendimiento

// y reducir la carga principal de la base de datos.
 //
 // $CFG->clone_dbname = 'xxx';
 // $CFG->clone_dbhost = $CFG->dbhost; // opcional
 // $CFG->clone_dbuser = $CFG->dbuser; // opcional
 // $CFG->clone_dbpass = $CFG->dbpass; // opcional
 // $CFG->clone_dboptions = $CFG->dboptions; //opcional

 

C003 - Reports(1)Get involved in the conversation about Reporting on the Totara Community. 

The Totara Academy has a whole course dedicated to using Reports in Totara. Here you can learn more on how to use reports, see best practice, and give it a go yourself.

© Copyright 2024 Totara Learning Solutions. All rights reserved.


¿Te ha sido útil este artículo?

Changing your password will log you out immediately. Use the new password to log back in.
First name must have atleast 2 characters. Numbers and special characters are not allowed.
Last name must have atleast 1 characters. Numbers and special characters are not allowed.
Enter a valid email
Enter a valid password
Your profile has been successfully updated.