Manejo de datos de usuario

Es importante que tu organización y el software que estés utilizando cumplan con las regulaciones locales de protección de datos. En mayo de 2018, el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) se introdujo en la ley de la UE, y existe una ley similar (RGPD del Reino Unido) en el Reino Unido después del Brexit. Puedes leer más sobre el RGPD y Totara en nuestros documentos de políticas. Ya sea que tu negocio esté operando o no fuera de Europa, Totara te permite implementar y operar políticas de datos sólidas dentro de tu organización. 

Para ayudar a los usuarios a acceder y eliminar datos, Totara tiene dos características configurables: tipos de exportación y tipos de purga. Los tipos de exportación le permiten configurar qué datos se deben exportar, mientras que los tipos de purga le permiten configurar qué datos se eliminarán. La purga es diferente del proceso de eliminación estándar (p. ej., al hacer clic en Eliminar usuario en el perfil de un usuario), ya que permite un mayor control sobre qué datos se eliminan. Puedes encontrar más información sobre los tipos de purga y exportación a continuación, así como en la documentación del desarrollador.

Menú de acceso rápido

Por defecto, la gestión de datos del usuario no aparecerá en el menú de acceso rápido. Esto puede hacer que sea un poco más difícil llegar a , ya que tienes que ir a través del bloque de páginas relacionadas en la página de Usuario ( Páginas relacionadas de Usuarios> de Q>uick-access>) o tendrás que buscarlo en el menú de acceso rápido. Si deseas acceder a las funciones y configuraciones de gestión de datos de los usuarios con frecuencia, es posible que desees agregarlas al menú de acceso rápido. 

Tipos de exportación

Puedes crear y administrar diferentes tipos de exportación, que contienen una lista personalizable de elementos de datos que se incluirán cuando se ejecute una tarea de exportación para producir un archivo. 

Es útil crear un tipo de exportación si:

• Tu organización necesita restringir a los usuarios la exportación de datos que consideres confidenciales
• Debido a los impactos en el rendimiento del sitio, desea proporcionar la opción de un tipo de exportación reducido (si eso satisface una necesidad específica) y un tipo más integral (para cumplir con los requisitos del RGPD)

Los usuarios solo podrán exportar sus propios datos y no los de otros. Al crear un tipo de exportación, el Usuario que exporta sus propios datos debe ser seleccionado para que el tipo esté disponible para su uso. Además, en la configuración de administración de datos del usuario, la opción para permitir exportaciones de usuarios debe seleccionarse para que la función de exportación esté disponible para los usuarios.

Elegir incluir archivos en una exportación afectará tanto el tamaño del archivo de exportación como el tiempo que tarda en generarse, lo que puede afectar el rendimiento del sitio. Tienes la opción de crear tipos de exportación que no incluyan archivos, aunque los datos exportados aún indicarían que los archivos existen (p. ej., como archivos adjuntos a publicaciones).

Administrar tipos de exportación

Al ir al menú Acceso rápido Administración>  de datos de  >usuario Los tipos de exportación pueden duplicarse (), editar () o eliminar () cualquiera de los tipos de exportación existentes utilizando los íconos de la columna Acción. 

Tipos de purgas

Un tipo de purga contiene una lista de elementos de datos que serán purgados (eliminados o anonimizados si la eliminación no es posible debido a restricciones del sistema) cuando se ejecuta una tarea de purga. Un tipo de purga solo se puede aplicar a un solo tipo de estado de usuario (p. ej., Activo, Suspendido, Eliminado). Esto se debe a que el estado del usuario determina qué elementos están disponibles para purga (por ejemplo, algunos datos, como las direcciones de correo electrónico, solo son seguros de eliminar cuando un usuario está en el estado Eliminado). Programar una purga está conectado a un usuario al que se le asigna el estado Suspendido o Eliminado, ya que este estado es el marcador que indica que los datos del usuario deben purgarse en la siguiente ejecución programada de ese tipo de purga. Los estados de usuario son una forma de que el sistema rastree el estado de un usuario. Un usuario puede ser suspendido o eliminado de su perfil a través de su cuenta o mediante una acción masiva.

Algunos ejemplos de cuándo es posible que desee purgar los datos de un usuario incluyen:

• Cuando el requisito es eliminar todos los datos del usuario, se puede crear un tipo de purga "Usuario eliminado" que incluya todos los elementos de datos para garantizar que se elimine cualquier dato que no se haya eliminado durante el proceso de eliminación estándar. 
• Si tu organización tiene que equilibrar el cumplimiento del RGPD (eliminar datos) con otras regulaciones (por ejemplo, mantener los datos de certificación/capacitación en archivo), se podría crear un tipo de purga que elimine todo lo que no sea necesario. Es importante destacar que estos usuarios no deben ser eliminados, sino simplemente suspendidos, y se debe aplicar un tipo de purga suspendido.

Las tareas de purga se pueden programar (automáticas) o ejecutar ad hoc cuando sea necesario (manual). Si no se ha seleccionado una aplicación automática o manual, el tipo de purga no estará disponible para purgas futuras hasta que se seleccione una de estas opciones. Solo se pueden realizar purgas manuales en usuarios activos. Es importante tener en cuenta que ejecutar una purga de datos en usuarios activos puede ser riesgoso, ya que pueden estar interactuando con el sistema mientras se eliminan sus datos, lo que puede tener consecuencias inesperadas.

Al crear un tipo de purga, seleccionará elementos de datos individuales para indicar que esos elementos se eliminarán durante una purga. Es importante recordar que dejar un elemento sin seleccionar no garantiza que un usuario tendrá estos datos después de que se haya ejecutado la purga. Por ejemplo, si se eliminan por separado (fuera de una purga, simplemente eliminando su cuenta de usuario), una cantidad significativa de estos elementos de datos ya debería haber sido eliminada).

Al usar Totara Learn, eliminar los datos del libro de calificaciones, pero no las calificaciones de las actividades individuales, hará que el libro de calificaciones se recalcule (y, por lo tanto, se vuelva a completar) después de que se haya ejecutado la purga. Para garantizar que todas las calificaciones se purguen completamente del sistema, también se deberán purgar las siguientes actividades: cuestionario, asignación, lección y evaluaciones del taller.

Las publicaciones en foros no pueden eliminarse por completo sin romper la experiencia de los foros para otros usuarios; en este caso, el contenido de la publicación (e incluso los datos del autor) podrían eliminarse, pero el resto del hilo de los demás usuarios permanecería intacto.  

Si depuras la membresía de la audiencia para alguien que es parte de una audiencia dinámica, esa membresía puede restaurarse en una siguiente ejecución cron (sin embargo, los otros datos del usuario no serán). Cuando los usuarios son purgados de una audiencia, no son notificados automáticamente.

Gestión de tipos de purga

Al ir al menú Acceso rápido Gestión>  de datos del  >usuario Tipos de purga, puedes duplicar (), editar () o eliminar () cualquiera de los tipos de purga existentes utilizando los íconos de la columna Acción.

Purga de usuarios eliminados heredados

Si un usuario fue eliminado antes de que el sistema de purga estuviera disponible, no se eliminará automáticamente cuando se ejecute la purga. En su lugar, necesitarán ser eliminados manualmente o tener su tipo de purga actualizado manualmente. 

Esto es lo mismo para los usuarios que han sido eliminados antes de que se establezca un valor por defecto; sin embargo, la diferencia es que los usuarios eliminados heredados muestran un ícono de eliminación junto a su nombre en la lista de usuarios eliminados. 

Exportando datos

Para cumplir con el Artículo 15 y el Artículo 20 del RGPD de la UE, Totara permite que los datos de los usuarios sean exportables tanto sobre el usuario (“inquietud”) como de naturaleza personal (definida como información que está “relacionada con una persona física identificada o identificable”).

Informes

Puedes ver una lista de exportaciones o purgas pendientes o completas dirigiéndote a:

• Exportar: menú de acceso rápido Administración de datos de > usuario > Exportaciones
• Purgas: Menú de acceso rápido Administración de datos de > usuario > Purgas

Una página separada contiene un informe que enumera los usuarios eliminados (no están incluidos en la lista de Explorar informe de usuarios). Según la cantidad de datos que se hayan purgado de la cuenta, es posible que la información del usuario sea muy limitada en su registro. Puedes ver este informe dirigiéndote al menú de acceso rápido Gestión de datos del > usuario Cuentas de usuario > eliminadas.

Desde el menú de acceso rápido, > los usuarios pueden hacer clic en el ícono de pila () junto a un usuario para ver un informe resumido de todos sus datos dentro del sistema. También hay un botón para Auditar los datos del usuario, que proporciona una lista más completa de los detalles del usuario en el sistema. También puedes ejecutar una purga manual o actualizar los tipos de purga automática para un usuario.

Características relacionadas

Además del contenido de esta página, encontrarás información adicional sobre las funciones de gestión de datos de usuario relacionadas en los siguientes lugares:

• Perfil de usuario: En la página de ayuda del perfil del usuario, puedes encontrar información sobre los consentimientos de la política del sitio y la configuración de los datos del usuario en la sección Administración
• Políticas del sitio: Puedes configurar varias políticas del sitio, lo que puede ser una forma útil de informar a los usuarios sobre cómo se gestionarán sus datos en tu sitio

Próximos pasos

• Ajustes de gestión de datos del usuario
• Añadir un elemento de menú de acceso rápido
• Crear un tipo de exportación
• Crear un tipo de purga
• Purgar datos manualmente
• Habilitar exportaciones de datos de usuario
• Exportar datos de usuario