¿Qué es la tenencia múltiple?

En versiones anteriores de Totara, fue posible admitir la multiinstancia utilizando una combinación de jerarquías organizativas, audiencias, tableros y menús personalizados para ofrecer aprendizaje y diferentes experiencias de usuario a diferentes inquilinos. Si bien era posible organizar a los usuarios en grupos distintos, Totara 14 ofrece una funcionalidad de multiinstancia más robusta y flexible.

Segmentar tu sitio en inquilinos ofrece una serie de beneficios y significa que ahora son posibles diferentes casosde uso . Para sitios empresariales extendidos, puedes usar los inquilinos para entregar aprendizaje a usuarios fuera de tu organización principal. Por ejemplo, podrías crear un inquilino para usuarios en una organización asociada, lo que les permite acceder al aprendizaje en un entorno separado con administradores dedicados.

Otro beneficio clave de separar tu sitio en varios inquilinos es que puedes separar y delegar claramente las responsabilidades en términos de administración de usuarios y cursos. Esto significa que los administradores de inquilinos solo son responsables de la administración en sus inquilinos y no necesitan preocuparse por los usuarios, cursos y otros contenidos en otros inquilinos.

Introducción

Para comenzar con la multiinstancia, puedes seguir estos pasos y consultar las secciones respectivas de esta página:

1. Si aún no está habilitado, primero debes habilitar la capacidad de varios propietarios en tu sitio.
2. A continuación, cree uno o más inquilinos y configure los ajustes de inquilino.
3. Personaliza tus temas de inquilino.
4. Añadir usuarios existentes o crear nuevos usuarios para cada inquilino.
5. Crea una audiencia a nivel del sistema de miembros y participantes inquilinos, si es necesario.

Temas del inquilino

Puedes darle a cada inquilino un aspecto y una sensación distintivos utilizando los temas de inquilinos de Ventura. Esto te permite marcar a tus inquilinos según las suborganizaciones, los equipos o cualquier categoría que uses.

También puedes darle a cada inquilino su propia página de inicio de sesión única navegando hasta el menú Acceso rápido > Ajustes de > inquilinos, y activando la configuración Habilitar temas de inquilinos previos al inicio de sesión.

Si deseas que los usuarios accedan al sitio a través de una página de inicio de sesión de inquilino, entonces tendrás que darles la URL específica, que siempre toma el formato tusitename/login/index.php?tenanttheme=tenantidnumber, donde tenantidnumber es el identificador de inquilino utilizado para el inquilino. Una vez que hayas habilitado los temas previos al inicio de sesión del inquilino, ?tenanttheme=tenantidentifier se puede agregar a cualquier URL para especificar que el tema del inquilino debe aplicarse antes de que un usuario inicie sesión. El tema actual del inquilino también se conservará después de que el usuario del inquilino cierre sesión.

Añadir usuarios

Después de crear tu nuevo inquilino, puedes asociar usuarios existentes con el inquilino o crear nuevos usuarios específicamente para el inquilino. A continuación, veremos cómo hacer ambas cosas. 

Los usuarios individuales pueden ser miembros del arrendatario o participantes del arrendatario. Antes de añadir usuarios, es importante entender la diferencia entre estos roles:

• Miembros del inquilino: los usuarios solo pueden ser miembros de un inquilino a la vez, y su cuenta es administrada por los administradores de usuarios del inquilino. Si el modo de aislamiento está desactivado, los miembros podrán ver espacios compartidos además de cualquier contenido de inquilino, pero si el modo de aislamiento está activado, los miembros no podrán ver ninguna parte del sitio fuera de su inquilino. Su acceso al sitio se suspenderá si el inquilino está suspendido.
• Participantes de inquilinos: los no miembros (es decir, usuarios a nivel del sistema) pueden ser asignados como participantes de un inquilino. Estos usuarios no están asociados exclusivamente con un inquilino específico, pero requieren acceso al inquilino. Por ejemplo, los capacitadores o consultores externos pueden participar en cursos específicos de un inquilino, lo que significa que necesitan inscribirse en cursos, programas y certificaciones relevantes, o ser agregados a eventos de seminarios.

Importación de RR. HH.

Los administradores del sitio pueden utilizar la importación de RR. HH. para agregar o actualizar información de usuario en masa. Cuando la opción de tenencia múltiple está habilitada, los administradores del sitio también pueden agregar información del arrendatario a la fuente del usuario.

Audiencias de inquilinos  

Cuando se crea un inquilino, se crea una audiencia que contiene todos los usuarios de inquilinos (miembros y participantes). Si más adelante se agregan usuarios adicionales al arrendatario, se agregarán automáticamente a esta audiencia. Los usuarios también se eliminan automáticamente de la audiencia si ya no son miembros o participantes de un inquilino.

La audiencia por defecto se crea a nivel de categoría, no a nivel del sistema. Si deseas crear subgrupos de miembros inquilinos, puedes crear una audiencia dinámica a nivel del sistema usando Miembro inquilino como regla.

Para administrar la pestaña Reglas para una audiencia dinámica, el administrador de dominio de inquilinos (u otro rol que elijas) tendrá que recibir la capacidad de totara/cohort:managerules.

Modo de aislamiento

Una característica adicional que puede querer habilitar es el aislamiento de inquilinos . Cuando el aislamiento no está habilitado, los usuarios serán visibles en todos tus inquilinos, lo que facilita compartir contenido entre los inquilinos. Esto significa que el contenido de todo el sitio es visible independientemente del inquilino. Sin embargo, cuando el modo de aislamiento está habilitado, el contenido y los usuarios en cada inquilino están completamente separados de los demás inquilinos. Por ejemplo, cuando el aislamiento está activado, los usuarios de un solo inquilino solo verán los elementos del catálogo del curso para su inquilino.

Puedes activar el modo de aislamiento navegando al menú de acceso rápido > Desarrollo > Experimental Configuración > Experimental, luego marca la opción Habilitar aislamiento del inquilino.

Informes

De forma predeterminada, los administradores de usuarios y los administradores de dominios de Tenant no tienen los permisos necesarios para crear nuevos informes de usuarios. Sin embargo, los administradores de sitios globales pueden crear y compartir informes para usar con sus inquilinos.

Al crear o editar un informe, puedes elegir limitar el contenido del informe según los inquilinos. Para hacer esto, sigue estos pasos:

1. Crear un nuevo informe o editar uno existente.
2. Navega hasta la pestaña Contenido.
3. Para limitar los usuarios incluidos en el informe a aquellos en el portador del usuario, desplácese hacia abajo hasta la sección Aplicar restricciones de visibilidad del usuario y habilite la opción Mostrar registros según la configuración de reglas de visibilidad del usuario.
4. Para limitar el contenido del informe, desplácese hacia abajo hasta la sección Aplicar restricciones de visibilidad en todo el sitio y habilite la opción Mostrar registros según la configuración de restricciones de visibilidad de la audiencia, el curso y el espacio de trabajo.
5. Configure los demás ajustes según sea necesario y luego seleccione Guardar cambios.

Cuando esta configuración está habilitada, los miembros de los usuarios solo pueden ver los registros de los miembros de sus usuarios en los informes, lo que significa que los datos del informe son relevantes y los datos del informe no se filtran entre los usuarios.

Cursos y categorías

Cuando creas un nuevo inquilino, también crearás una nueva categoría para ese inquilino. Este pretende ser la ubicación de cualquier curso, programa y certificación creado para los miembros inquilinos. 

Puedes crear, editar y administrar categorías para un inquilino de la misma manera que lo harías a nivel del sistema en Totara.

Si deseas que un curso esté disponible para los usuarios de todos los usuarios de tu sitio, puedes agregarlo a una categoría de nivel de sistema. Si es necesario, podrías crear una categoría específica para este propósito.

Funciones parcialmente compatibles

Si bien muchas características son bien compatibles con la capacidad de múltiples usuarios en Totara, algunas tienen limitaciones actualmente. Trabajamos constantemente para mejorar la capacidad de múltiples usuarios y habilitar más características. 

Las siguientes características de Totara actualmente tienen un soporte limitado de multiinstancias, lo que significa que funcionarán, pero algunos aspectos podrían no ser, o podrían estar limitados en cómo puedes aplicarlos. 

Audiencias

Hay soporte multiinstancia para audiencias; sin embargo, algunas características subyacentes no están habilitadas actualmente.

Como administrador de dominio de inquilino, no podrás ver la pestaña de aprendizaje inscrito cuando administres una audiencia en tu inquilino. Esto se debe a que el rol de administrador de dominio del inquilino no tiene los permisos adecuados (ya que algunas de las características subyacentes no son totalmente compatibles con la capacidad de varios propietarios), lo que podría dar como resultado la filtración de permisos y acceso. Estamos trabajando para implementar estas características en una versión futura de Totara. 

Tableros

Actualmente, los tableros son compatibles con la capacidad de múltiples usuarios, pero con algunas limitaciones. Como administrador de dominio de inquilino o administrador de usuario de inquilino, no puede editar su tablero de inquilino.

Funciones no compatibles

En Totara, siempre estamos trabajando para mejorar nuestra plataforma y tu experiencia.

Actualmente, algunas características de la Totara Talent Experience Platform no son compatibles con la capacidad de múltiples usuarios. Es posible que estas características no interactúen bien con instancias de varios propietarios o que no te permitan agregar restricciones como desees. Estas características incluyen:

• Importación de RR. HH.: Se puede utilizar para agregar usuarios como miembros (instancia única) y participantes (instancias múltiples o uno). La importación de RR. HH. sigue siendo una característica centralizada, lo que significa que no puede ser utilizada por los roles de inquilino.
• Insignias: Los roles de inquilino solo pueden administrar insignias del curso. La gestión de insignias del sistema está actualmente limitada a roles a nivel del sistema.
• Mensajería: Cuando el aislamiento está desactivado, no hay una restricción estricta en los mensajes de los usuarios que se interponen entre las tendencias. Con el aislamiento activado, los miembros inquilinos solo ven a los usuarios desde su propio arrendamiento.
• Asignación del trabajo: Las asignaciones de tareas solo pueden ser administradas por roles a nivel del sistema.
• Planes de aprendizaje (requiere Totara Learn): Las plantillas de planes de aprendizaje solo se pueden administrar por roles a nivel del sistema.
• Retroalimentación de 360o heredada: Esta característica está desactualizada y no tiene soporte de multiinstancia 
• Metas (requiere Totara Perform): Los miembros inquilinos pueden usar objetivos con el aislamiento activado, pero no pueden ver los detalles de los objetivos de la empresa o los marcos de objetivos asociados. Los usuarios inquilinos pueden crear metas personales para ellos mismos o para su equipo. Los marcos de metas solo se pueden gestionar a nivel del sistema.
• Organizaciones: Los marcos de la organización son una característica a nivel del sistema, lo que significa que solo se pueden administrar de forma centralizada por roles a nivel del sistema. No hay forma de conectar organizaciones a los inquilinos.
• Posiciones: Los marcos de posición son una característica a nivel del sistema, lo que significa que solo pueden ser administrados centralmente por roles a nivel del sistema. No hay forma de conectar posiciones a los inquilinos.
• Iniciar sesión como: Los miembros inquilinos no pueden usar el inicio de sesión como funcionalidad en este momento. Sin embargo, los roles a nivel del sitio pueden usar el inicio de sesión como funcionalidad con todos los usuarios del sistema.
• Competencias: las competencias solo pueden ser administradas por roles a nivel del sistema y no pueden ser restringidas a inquilinos específicos.
• Recursos del seminario (activos, salas, facilitadores): los recursos del seminario, las salas y los facilitadores solo pueden ser administrados por roles a nivel del sistema y estarán disponibles para los usuarios que configuren actividades de seminario en todos los inquilinos.
• Etiquetas: Las etiquetas se crean y administran a nivel del sistema y no pueden restringirse a inquilinos individuales. Las etiquetas solo pueden ser administradas por roles a nivel del sistema.
• Métodos de autenticación: los métodos de autenticación solo pueden habilitarse, deshabilitarse y configurarse a nivel del sitio, lo que significa que estarán disponibles para todos los usuarios si se configuran. Los métodos de autenticación solo pueden ser configurados por usuarios con roles relevantes a nivel del sistema.
• Configuración del sistema y del plugin: Cualquier configuración de sistema o plugin se aplicará a todos los usuarios. Estos ajustes solo pueden ser configurados por usuarios con roles relevantes a nivel del sistema.

Próximos pasos

• Habilitar multiinstancia
• Añadir un inquilino
• Ajustes del inquilino
• Asignar el rol de administrador de dominio de inquilino
• Asignar el rol de Administrador de usuarios de portadores
• Crear nuevos usuarios en un inquilino
• Añadir usuarios existentes a un inquilino
• Cargar usuarios a un inquilino