Goedkeuringen voor aanmelding bij uitvoering

Het is mogelijk om goedkeuring te vragen voor het aanmelden van uitvoeringen door de manager van de gebruiker of door gebruik te maken van een goedkeuring in twee fasen met een manager en aangewezen goedkeurder(s).

Goedkeuring uitvoeringsrol

Het is mogelijk om bepaalde rollen (zoals Trainer of Trainer bewerken) in te schakelen als uitvoeringsrollen in een bijeenkomst. Wanneer een uitvoeringsrol is geselecteerd om goedkeuring te geven, krijgen alle gebruikers die aan de rol in de uitvoering zijn toegewezen, onmiddellijk een notificatie met instructies om het verzoek van de gebruiker om zich aan te melden voor de uitvoering goed te keuren.

Voordat dit kan worden ingesteld in een bijeenkomst, moet je ervoor zorgen dat de juiste instellingen zijn geconfigureerd in het snelmenu > Algemene > instellingen voor bijeenkomsten. Je moet alle rollen selecteren (door het vakje aan te vinken) die je als uitvoeringsrollen wil opnemen en je moet er ook voor zorgen dat deze rollen vervolgens worden geselecteerd onder de instelling Beschikbare goedkeuringsopties. 

Je kunt dan de volgende stappen volgen in de bijeenkomstactiviteit van de gewenste cursus:

1. Ga in de instellingen van de bijeenkomst naar de sectie Goedkeuringsopties.
2. Stel Goedkeuring vereisen in door welke rol(len) je ook hebt ingesteld als rol(len) voor uitvoering. 
3. Klik op Opslaan en terug naar cursus of op Opslaan en tonen. 

Bij het toevoegen van een uitvoering aan de bijeenkomst heb je de optie Gebeurtenisrollen, waar je kunt selecteren welke rolhouders je wil hebben voor goedkeuring (je kunt ze kiezen op naam). 

Goedkeuring alleen voor manager

Je kunt dit instellen door de volgende stappen te volgen:

1. Ga in de instellingen van de bijeenkomst naar de sectie Goedkeuringsopties.
2. Zet Goedkeuring vereist door op Goedkeuring manager.
3. Klik op Opslaan en terug naar cursus of op Opslaan en tonen. 

Goedkeuring in twee fasen

Als je wilt kun je twee (of meer) mensen het verzoek van de cursist laten goedkeuren om zich aan te melden voor de uitvoering. Voordat dit kan worden ingesteld voor de cursus, moet het worden ingeschakeld door een systeembeheerder onder Snelmenu > Algemene > instellingen voor bijeenkomsten. Zorg ervoor dat Manager en Administratieve goedkeuring zijn aangevinkt voor Beschikbare goedkeuringsopties, zodat het wordt ingeschakeld in de cursus. 

Zodra het is ingeschakeld op siteniveau, kun je de goedkeuring in twee fasen inschakelen door de volgende stappen te volgen:

1. Ga in de instellingen van de bijeenkomst naar de sectie Goedkeuringsopties.
2. Stel Goedkeuring vereist door in op Manager en Beheerder goedkeuring.
3. Je kunt nu de knop Goedkeurder toevoegen gebruiken om een of meer goedkeurder(s) toe te voegen (je kunt kiezen uit een lijst van alle gebruikers die zijn ingeschreven voor de cursus). Om een goedkeuring te verwijderen, klik je op het kruisje () naast hun naam.
4. Klik op Opslaan en terug naar cursus of op Opslaan en tonen. 

Alle gebruikers die zijn geselecteerd als goedkeurder, krijgen onmiddellijk een notificatie met instructies om het verzoek van de gebruiker om zich aan te melden voor de uitvoering goed te keuren. Goedkeuring kan dan gegeven worden door manager gevolgd door beheerder of de beheerder mag het verzoek zelf keuren zonder de manager.

Aanvragen accepteren/afwijzen

Wanneer een cursist zich de volgende keer aanmeldt voor de uitvoering, ontvangt degene die is ingesteld om goed te keuren (rol, manager en/of goedkeurder(s)) een bericht dat hem vereist om een aanmeldingsverzoek voor een uitvoering te accepteren of af te wijzen. Als er een goedkeuring in twee fasen is ingesteld, ontvangen zowel de manager als de goedkeurder(s) het verzoek tegelijkertijd. 

Deze notificatie wordt via e-mail verzonden en bevat een link Accepteren en afwijzen in het bericht. Daarnaast zal de goedkeurder(s) de uitvoering booking request zien in hun taakblok op hun dashboard. Door op het informatie-icoontje () naast de taak te klikken, wordt een dialoogvenster geopend dat opties biedt om het verzoek te accepteren of af te wijzen of om de notificatie te annuleren of af te wijzen.

Indien geaccepteerd/goedgekeurd, wordt de cursist ingeschreven of op de wachtlijst geplaatst en wordt er een e-mailbevestiging en een kalenderuitnodiging verzonden.

Indien afgewezen/afgewezen zal de cursist een annuleringsmail ontvangen en zal zijn/haar Aan meldingsstatus verwijderd worden. Een cursist kan indien nodig opnieuw om aanwezigheid vragen.