Gebruikers uploaden uitgelegd

Je kunt de functie Upload gebruikers van Totara gebruiken om nieuwe gebruikers aan je site toe te voegen of om bestaande gebruikers bij te werken, inclusief het wijzigen van wachtwoorden en rollen. Het is niet nodig om meerdere gebruikers te uploaden, omdat je deze methode ook kunt gebruiken om individuele accounts toe te voegen of bij te werken. 

Omdat deze methode werkbelastingsintensief is, wordt het ook aanbevolen om andere authenticatiemethoden te overwegen.

Verschil met HR-import

Het menu Gebruikers uploaden bevat geen velden voor positie, organisatie, manager of functieprofiel. Daarom is de methode Gebruikers uploaden niet geschikt als je site deze velden bevat.

HR-import gebruikt de ID-nummers van gebruikers om records te identificeren die moeten worden bijgewerkt. Als je records hebt die geen ID-nummer hebben, dan kun je de functie Gebruikers uploaden gebruiken om gegevens aan dit veld toe te voegen en vervolgens HR-import gebruiken om hiërarchiegegevens toe te voegen.

Bestand maken

Je moet een bestand maken om te uploaden en dit bestand moet enkele specifieke regels volgen.

Het wordt aangeraden om een rekenbladprogramma te gebruiken om het bestand te maken en op te slaan als een CSV (kommagescheiden) bestand. Dit komt omdat het bestand geen spaties mag bevatten en alleen een komma (of ander scheidingsteken) mag gebruiken. Je kunt het bestand openen met een eenvoudige teksteditor om te controleren of het correct geformatteerd is voordat je het uploadt. 

In het bestand moet de eerste regel alle geldige veldnamen bevatten die je wil opnemen (bijv. gebruikersnaam, wachtwoord, voornaam, achternaam, e-mail, cursus1, groep1, cohort1). De volgende regels in het bestand moeten de relevante gebruikersdetails voor upload bevatten (bijv. ajones,6789,Addison,Jones,a.jones@email.com,security1,nzoffice,newusers).

Het wordt aangeraden om een testbestand te maken met de gegevens van slechts één gebruiker (dit kunnen nepgegevens zijn als je dat wil) voordat je een grote upload uitvoert, zodat je er zeker van kunt zijn dat het bestand correct is opgebouwd. Op deze manier is het gemakkelijker om eventuele problemen op te lossen voordat je een groter bestand compileert. 

Notities opmaken

Je moet speciale tekens vermijden, zoals aanhalingstekens en komma's, omdat deze mogelijk niet goed vertalen wanneer ze worden geüpload. Als je een komma nodig hebt, codeer die dan &#44 om verwarring te voorkomen. Het script zal deze terug decoderen naar komma's wanneer het bestand wordt geüpload. 

Als je Booleaanse velden meeneemt, gebruik dan 0 voor fout en 1 voor waar.

Sommige velden hebben een maximum aantal tekens dat is toegestaan (met name instelling moet maximaal 40 tekens lang zijn). 

Gebruik bij het invoeren van datums (bijvoorbeeld in aangepaste profielvelden) het ISO-standaardformaat JJJJ-MM-DD, bijv. 2014-06-19, dat vervolgens correct zal worden gelokaliseerd in de interface.

Voorbeeld

Hieronder staat een voorbeeld dat je kunt gebruiken om het uploadproces te testen. Op de eerste regel zijn de kolomkoppen vetgedrukt. Dit is gedaan om ze te onderscheiden van de gebruikersdetails eronder. Je hoeft geen vetgedrukte opmaak te gebruiken in je uploads. 

gebruikersnaam,wachtwoord,voornaam,achternaam,e-mail,cursus1,groep1,cohort1

ssmith,12345,Sam,Smith,s.smith@email.com,hr101,ukoffice,newusers
ajones,6789,Addison,Jones,a.jones@email.com,security1,nzoffice,newusers