Wat zijn globale rapportbeperkingen?

Totara's algemene functionaliteit voor rapportbeperkingen biedt een sitebrede interface voor het definiëren van algemene beperkingen voor de rapportgegevens die zichtbaar zijn voor een gebruiker of groep gebruikers.

Hiermee kun je controleren wat een gebruiker kan zien bij het bekijken van een rapport, waardoor het wordt beperkt tot records voor gebruikers in geselecteerde doelgroepen, posities, hiërarchieën of zelfs individuele gebruikers. Beperkingen worden standaard toegepast op alle rapporten, maar kunnen ook per rapport worden in- of uitgeschakeld. Je kunt bijvoorbeeld:

• Laat een organisatie één of meer rapporten zien, maar alleen de records die toebehoren aan gebruikers van die organisatie
• Beperk de toegang tot records van een subgroep van gebruikers (zoals alle geblokkeerde gebruikers) tot een specifieke groep (zoals sitebeheerders), zonder elk afzonderlijk rapport te hoeven wijzigen

Dit geeft meer gedetailleerde controle over de specifieke gebruikersrecords die toegankelijk zijn dan het gebruik van inhoudsbeperkingen en voorkomt de noodzaak om inhoudsbeperkingen in elk afzonderlijk rapport te configureren.

Globale rapportbeperkingen zijn alleen van toepassing op records die 'behoren' bij een specifieke gebruiker, bijvoorbeeld een cursusvoltooiingsrecord of een uitgegeven badgerecord. Ze worden niet toegepast op rapportbronnen waar de individuele records niet zijn gekoppeld aan een specifieke gebruiker, zoals het 'Cursus'-rapport, dat alleen cursussen op naam toont.

Bepaal welke records bekeken kunnen worden

Zodra de beperking is gemaakt, kun je opgeven op welke records in rapporten de beperking wordt toegepast.

Je kunt schakelen tussen:

• Sta toe dat alle records worden bekeken met deze beperking: toestaan dat alle records worden bekeken met deze knop, waardoor de opties voor recordbeperking worden verborgen
• Beperk welke records bekeken kunnen worden: Beperk de records die bekeken kunnen worden met deze knop, die de opties voor het beperken van records toont

Gebruikers toewijzen aan de beperking

Met het tabblad Gebruikers die beperkingen mogen selecteren, kun je opgeven welke gebruikers aan de beperking zijn toegewezen.

Voor gebruikers die aan één beperking zijn toegewezen, wordt de beperking toegepast bij het bekijken van globaal beperkte rapporten en de rapportgegevens zijn beperkt tot de records zoals gedefinieerd in het tabblad Bekijk records met betrekking tot de beperking.

Gebruikers die aan meerdere beperkingen zijn toegewezen, krijgen een melding over welke beperking is toegepast op een rapport dat wordt bekeken en hebben de mogelijkheid om te wijzigen welke beperkingen worden toegepast. Ze kunnen kiezen uit een van de actieve beperkingen waaraan ze zijn toegewezen, maar ze moeten altijd minstens één beperking selecteren om toe te passen. 

Je kunt schakelen tussen:

• Maak deze beperking beschikbaar voor alle gebruikers: toewijzen aan en toestaan dat alle gebruikers deze beperking toepassen met deze knop, waardoor de opties voor gebruikersbeperking worden verborgen
• Beperk welke gebruikers deze beperking kunnen gebruiken: Toewijzen aan specifieke groepen of personen en beperken van de gebruikers die de beperking kunnen toepassen met deze knop, die de opties voor gebruikersbeperking toont

Rapporten bekijken met actieve algemene rapportbeperkingen

Gebruiker aan slechts één beperking toegewezen bekijken

Als de gebruiker die een globaal beperkt rapport bekijkt slechts aan één beperking is toegewezen, wordt het rapport eenvoudig weergegeven met de rapportgegevens beperkt door de instellingen onder het tabblad Bekijk records met betrekking tot  de toegewezen beperking.

Het venster Bekijken van records die beperkt worden door informatie is verborgen als de gebruiker nul of één actieve beperking(en) heeft, of als er geen algemene beperkingen op het rapport worden toegepast.

Bekijken van gebruiker toegewezen aan meerdere beperkingen

Als de gebruiker die een globaal beperkt rapport bekijkt, is toegewezen aan meerdere beperkingen, wordt het rapport weergegeven samen met een weergaverecords die zijn beperkt door een vak dat aangeeft welke beperking is toegepast op de weergegeven gegevens en dat de gebruiker de mogelijkheid geeft om de toegepaste beperking te wijzigen.

Het combineren van globale en per rapport inhoudsbeperkingen

Wanneer zowel algemene inhoudsbeperkingen als inhoudsbeperkingen per rapport worden toegepast, worden ze gecombineerd met behulp van EN logica (bijvoorbeeld een record wordt alleen weergegeven als deze aan beide beperkingen voldoet).

Als je zowel algemene als inhoudsbeperkte weergaven afzonderlijk aan dezelfde gebruiker wil tonen, moet je twee afzonderlijke rapporten maken.

Rapportagecache en algemene rapportbeperkingen

Ondersteuning voor het cachen van rapporten voor algemene rapportbeperkingen is momenteel niet beschikbaar.

Volgende stappen

• Schakel algemene rapportbeperkingen in
• Instellingen algemene rapportbeperking
• Maak algemene rapportbeperkingen
• Pas algemene rapportbeperkingen toe