Wat is HR-import?

HR-systemen van ondernemingen bewaren en onderhouden essentiële informatie over de mensen die ondernemingen draaiende houden. Deze systemen worden dagelijks bijgewerkt wanneer mensen lid worden van de onderneming, van positie veranderen, reorganiseren, verlaten en terugkeren - om enkele van de zeer grote aantallen belangrijke gegevenselementen te noemen die gewoonlijk worden verzameld en bijgehouden.

Alle mensen die in een onderneming werken, hebben regelmatig training en ontwikkeling nodig, en het grootste deel van de training en ontwikkeling die ze nodig hebben is rechtstreeks gerelateerd aan informatie die wordt bijgehouden in het HR-systeem van de onderneming. De manier waarop gegevens in het HR-systeem van een onderneming worden bewaard, hangt sterk af van zowel het gebruikte HR-systeem van de onderneming als de manier waarop het systeem voor de onderneming is geconfigureerd.

Met HR-import kunnen de gegevens van mensen, posities en organisaties in Totara regelmatig en automatisch worden bijgewerkt met alle relevante gegevens die worden geleverd vanuit HR-systemen van ondernemingen. HR-import is een eenrichtingssynchronisatieproces (van het HR-systeem van de onderneming naar Totara) dat twee soorten gegevensuitwisseling ondersteunt:

• CSV-bestand
• Externedatabank verbinding

CSV-bestanden kunnen naar Totara worden geüpload en HR-import kan vervolgens ad hoc of handmatig worden uitgevoerd. Een gedetailleerd, doorzoekbaar en filterbaar rapportlogbestand geeft een overzicht van alle eerdere importen.

HR-import gebruiken

Het algemene proces voor het gebruik van HR-import wordt beschreven in het onderstaande diagram.

Als je HR-import wil gebruiken door een CSV-bestand te uploaden, moet je de volgende basisstappen volgen: 

1. Configureer de standaardinstellingen.
2. Configureer het element. 
3. Configureer de bron.
4. Maak het bestand.
5. Upload het bestand. 
6. Voer HR-importuit.
7. Controleer de logbestanden van de HR-import. 

Je kunt meer details vinden over elk van deze stappen in deze documentatie (zie Volgende stappen aan het einde van deze pagina). 

Voordelen van het gebruik van HR-import

HR-import houdt Totara up-to-date met HR-systeemgegevens van ondernemingen, zonder dat je handmatig gegevens hoeft in te voeren, bij te werken en te verwijderen. Door de nieuwste organisatie-, positie-, competentie-, gebruikers- en functieprofielgegevens toe te voegen, kan Totara de structuur van een organisatie weergeven en de huidige informatie over gebruikers en managers en de lessen die ze moeten volgen bewaren.

Wanneer HR-import wordt gebruikt in combinatie met Totara's functionaliteit voor doelgroepbeheer, kan Totara cursisten dynamisch toegang geven tot doelgerichte leerinhoud, op basis van de nieuwste HR-informatie.

Doelgroepen

Doelgroepen kunnen worden gedefinieerd op basis van regels, waarbij lidmaatschap (en leer- en performance-activiteiten toegewezen aan doelgroepleden) regelmatig kan worden bijgewerkt. Doelgroepregels kunnen bestaan uit elk HR-gegevensveld dat in Totara wordt gevonden (d.w.z. organisatie, positie en gebruikersgegevens). Doelgroepregels (bijv. 'Organisatienaam is Bedrijfsfinanciën') kunnen worden gecombineerd in regelsets (bijv. 'Organisatienaam is Bedrijfsfinanciën EN Positie ID is 988 EN startdatum is minder dan 12 maanden geleden EN de arbeidsstatus is fulltime EN de medewerker ID is niet ADV994'). Wanneer Totara actuele HR-gegevens heeft (via HR-import), houden doelgroepen het lidmaatschap en de toegewezen cursussen consistent met de huidige status van iedereen in de onderneming.

Zie de documentatie van de doelgroep voor meer informatie.

Rapportbouwer

Met de rapportontwerpfunctie kunnen rapporten worden gemaakt en geconfigureerd om te controleren welke kolommen met gegevens en filters in een bepaald rapport worden weergegeven, evenals welke records worden weergegeven aan een gebruiker die het rapport bekijkt. Net als de doelgroepregels kunnen de kolommen van een rapport elk HR-gegevensveld bevatten dat in Totara wordt gevonden (d.w.z. organisatie, positie en gebruikersgegevens). Rapporten kunnen bijvoorbeeld kolommen bevatten, zoals Gebruikersafdeling, Gebruikersplaats, Gebruikersland, Gebruikersorganisatie, Gebruikerspositie, Naam gebruikersmanageren Gebruikersmanager-ID.

De filters van een rapport kunnen ook al deze HR-gegevensvelden gebruiken, evenals de hiërarchische relaties in de HR-gegevens. Een rapportviewer kan een rapport bijvoorbeeld filteren op organisatiehiërarchieën. De rapportontwerper kan ook hiërarchische gegevens gebruiken om alleen records weer te geven aan rapportbeheerders op basis van hun relatie met andere gebruikers (bijv. directe ondergeschikten, in hetzelfde gebied van de hiërarchie van de organisatie, enz.). Wanneer HR-import dagelijks wordt uitgevoerd, zijn de beschikbare records, kolommen en filters van elk rapport up-to-date met de nieuwste HR-gegevens.

Zie de documentatie van de rapporten voor meer informatie.

Elementen 

De elementen die geïmporteerd kunnen worden via HR-import zijn:

• Functieprofielen
• Organisaties
• Posities
• Gebruikers
• Competenties

Bronnen

Met HR-import zijn bronnen waar de gegevens vandaan komen, d.w.z. een CSV-bestand of een externe database. Deze kunnen afzonderlijk worden geconfigureerd voor elk onderdeel dat je hebt ingeschakeld. 

HR import? optie

Zodra HR-import is ingeschakeld voor een element, is er een HR-import? optie die in de instellingen verschijnt bij het maken van een nieuw formulier van het overeenkomstige ingeschakelde element, bijvoorbeeld bij het toevoegen van een organisatie aan een organisatorische hiërarchie of het toevoegen of bijwerken van een gebruikersaccount.

Door de optie HR-import? te selecteren bij het maken van een nieuwe functieprofiel, organisatie, positie, gebruiker of competentie, kan deze worden bijgewerkt of verwijderd via HR-import. 

Naast het inschakelen van de HR-import?- optie, moet het idnumber-veld voor de nieuwe functieprofiel, organisatie, positie, competentie of gebruiker een waarde hebben om het mogelijk te maken om te worden bijgewerkt via de HR-import.

Het veld HR-import? kan handmatig per gebruiker worden aangevinkt (mits de gebruikersrecord een ID-nummerveld heeft) bij het bewerken van een gebruikersaccount. Je kunt ook het veld HR-import? wijzigen voor gebruikersimport via bulk gebruikersactie (met behulp van de schakelaar HR-import). Het is niet mogelijk om de HR -import?-instelling van de functieprofiel in bulk te wijzigen.

Cirkelbeheer functieprofiellussen

Er kunnen circulaire beheerlussen plaatsvinden wanneer een manager aan zichzelf rapporteert. Dit kan gebeuren wanneer gebruikers worden geïmporteerd waaraan een manager is toegewezen, dat ze de manager zijn van verderop in de managementhiërarchie.

Gebruiker A heeft bijvoorbeeld Gebruiker B als manager, Gebruiker B heeft Gebruiker C als manager, Gebruiker C als manager.  Het is ook mogelijk om met meerdere functieprofielen als volgt een lus te hebben. Als je twee gebruikers hebt, A en B, elk met twee functieprofielen, 1 en 2, dan heb je het recht om A1 > B1 > A2 > B2 te hebben, maar je kon A>A1 aan het einde niet toevoegen. Dit kan leiden tot onverwacht gedrag voor goedkeuringen van het management en rapportage van het management, dus moet worden voorkomen.

Als circulair beheer wordt gevonden bij het importeren van een manager met HR-import, dan zal aan geen enkele gebruiker die de circulaire referentie vormt, zijn manager worden toegewezen, met een kennisgeving waarin wordt uitgelegd waarom.

Om gebruikers te importeren die een circulaire referentie hebben, moeten de records van het importbestand worden aangepast zodat de circulaire referentie niet langer bestaat. In het bovenstaande voorbeeld moet gebruiker C zijn manager laten wijzigen van gebruiker A.

Logbestanden voor HR-import

Na het uitvoeren van HR-import wil je misschien controleren hoe het ging, vooral als er fouten waren. Je kunt logs zien voor je HR-importruns door naar het snelmenu > HR-import > HR-importlog te gaan als systeembeheerder. 

Filteren

Je kunt de logs dan filteren om alleen de specifieke inhoud te tonen waarnaar je op zoek bent. Je kunt bijvoorbeeld filters gebruiken om te zoeken naar een uitvoering die heeft plaatsgevonden op een specifieke datum of een specifiek logtype (bijv. fout, waarschuwing, info).

Gegevens wissen

Zodra je het HR-importsysteem al een tijdje gebruikt en het meerdere malen hebt uitgevoerd, kun je beginnen met het opbouwen van oude records die je niet langer nodig hebt. Je kunt records wissen door naar de onderkant van de logpagina te scrollen en ofwel de knop Alle records wissen of de knop Alles wissen behalve de laatste records te gebruiken. Als je ervoor kiest om alle verwachte laatste records te wissen, worden de records van je laatste HR-import alleen bewaard. 

Volgende stappen

• Configureer standaardinstellingen voor HR-import
• HR-importelementen inschakelen
• Configureer HR-importbronnen
• HR-import uitvoeren
• Upload HR-importbestanden
• Exporteer HR-importlogs