Wat is een doelgroep?

Doelgroepbeheer maakt het mogelijk om gebruikersgroepen op de hele site handmatig of dynamisch in te vullen met behulp van onbeperkte combinaties van regels die zijn gebaseerd op geleverde HR-gegevens, voltooiingsrecords van gebruikers en andere verzamelde gebruikersstatistieken.

Met de doelgroepfunctionaliteit van Totara kunnen beheerders snel of automatisch leden toewijzen aan:

• Aanmelding voor een willekeurig aantal cursussen, programma's en/of certificeringen (Totara Learn)
• Zichtbaarheid van een willekeurig aantal cursussen, programma's en/of certificeringen (Totara Learn)
• Toegang tot een willekeurig aantal studieplansjablonen of vooraf ingevulde studieplannen (Totara Learn)
• Bedrijfsdoelen (Totara Perform)
• Toegangsrechten op systeemniveau

Doelgroepen zijn vooral krachtig wanneer ze naast HR-import worden gebruikt. Met beide functies ingeschakeld en geconfigureerd, kan een reeks gebruikersbeheer- en aanmeldingsacties automatisch worden verwerkt op basis van je normale HR-feed en het uitgebreide scala aan bedrijfsregels dat je definieert.

Er zijn twee types doelgroepen:

• Set: Met een set audience kun je handmatig elke gebruiker selecteren en toevoegen aan de groep
• Dynamisch: Een dynamische doelgroep wordt automatisch gemaakt en onderhouden op basis van een set regels die je maakt

Doelgroepen instellen

Door het eenvoudige maar handmatige proces dat nodig is om doelgroepleden toe te voegen en te verwijderen, worden ingestelde doelgroepen gewoonlijk gebruikt waar het aantal personen binnen de groep beperkt is, met niet frequente updates aan de leden van de doelgroep. Voorbeelden zijn een vaste doelgroep voor leden van een specifiek projectteam.

Leden van de ingestelde doelgroep beheren

Om leden aan de doelgroep toe te wijzen, zoek of blader je door de lijst met potentiële gebruikers in de rechterkolom, selecteer je de gewenste gebruiker(s) en selecteer je Toevoegen. De gebruiker(s) verschijnen nu in de kolom Huidige gebruikers.

Om leden uit de doelgroep te verwijderen, zoek of blader je door de lijst met huidige gebruikers in de linkerkolom, selecteer je de gewenste gebruiker(s) en selecteer je Verwijderen. De gebruiker(s) verschijnen nu in de kolom Potentiële gebruikers.

Selecteer Terug naar doelgroep om terug te keren naar de pagina voor doelgroepbeheer.

Het verwijderen van gebruikers uit een doelgroep kan resulteren in het uitschrijven van gebruikers uit meerdere cursussen. Dit omvat het verwijderen van gebruikersinstellingen, cijfers, groepslidmaatschap en andere gebruikersinformatie uit betrokken cursussen.

Dynamische doelgroepen

Dynamische doelgroepen worden gewoonlijk gebruikt waar er een groot aantal leden van de doelgroep zal zijn, of frequente updates van lidmaatschappen. Dynamische doelgroepen kunnen ook nuttig zijn wanneer er een groot aantal gebruikers binnen de site zijn, waarbij het zoeken en handmatig toevoegen van gebruikers aan een ingestelde doelgroep bijzonder tijdrovend is. Voorbeelden zijn een dynamische doelgroep voor alle managers binnen je Totara-site, alle gebruikers met een bepaalde afdeling van je organisatie of personen die gecertificeerd zijn als eerstehulpverleners.

Studieplannen maken voor doelgroepen (Totara Learn)

Als je Totara Learn gebruikt, geeft de functionaliteit voor studieplannen binnen doelgroepen leden toegang tot sjablonen voor studieplannen en de mogelijkheid voor beheerders om automatisch studieplannen te maken voor elk lid van de doelgroep.

Zodra een studieplansjabloon is geselecteerd, kan een beheerder opgeven of het sjabloon moet worden gebruikt om een concept of een vooraf goedgekeurd studieplan te maken. Het is ook mogelijk om te voorkomen dat nieuwe studieplannen worden gemaakt als de gebruiker al een studieplan heeft op basis van het geselecteerde sjabloon. 

Door competenties aan posities en organisaties te koppelen en een sjabloon voor studieplannen te maken dat is ingesteld om competenties (en hun gekoppelde cursussen) automatisch toe te wijzen, kan een beheerder de functionaliteit van de doelgroep gebruiken om het maken en de groepering van studieplannen voor alle cursisten te automatiseren.

Gebruikers en roltoewijzingen verwijderen

Bij het verwijderen van gebruikers uit doelgroepen, worden alle rollen die via de doelgroep zijn toegewezen, verwijderd. Hiermee worden toegewezen rollen op systeemniveau niet verwijderd (via Systeemrollen toewijzen). Evenzo zal het verwijderen van een rol op systeemniveau (via Systeemrollen toewijzen) die rol niet verwijderen wanneer die is toegewezen in doelgroepen. Als een gebruiker is toegewezen aan een rol op systeemniveau via een doelgroep, wordt deze grijs weergegeven in de kolom Bestaande gebruikers en kan deze niet uit de rol worden verwijderd zonder deze uit de doelgroep te verwijderen.

Bij het verwijderen van rollen uit doelgroepen (niet noodzakelijkerwijs het verwijderen van leden uit de doelgroep), worden de rollen verwijderd. Zoals hierboven, worden toegewezen rollen op systeemniveau niet verwijderd.

Doelgroepen configuratie

Met algemene instellingen voor doelgroepen kun je de sitebrede melding en dynamische lidmaatschapsopties voor doelgroepen instellen.

Waarschuwingsopties

Met de instellingen voor doelgroepmeldingen kan een gebruiker met de juiste rechten de meldingsopties opgeven die beschikbaar zijn voor gebruikers op de bewerkingspagina Doelgroep. Deze instelling is van invloed op alle bewerkingspagina's van Doelgroepen. Wanneer er meerdere opties zijn geselecteerd, kan de gebruiker zijn voorkeursopties kiezen in het vervolgkeuzemenu voor meldingen.

Kies uit:

• Stuur geen meldingen.
• Stuur alleen meldingen naar de betreffende leden.
• Stuur meldingen naar alle leden.

Pas veranderingen in het lidmaatschap van de dynamische doelgroep toe op de achtergrond

Het dynamische doelgroeplidmaatschap moet worden bijgewerkt nadat wijzigingen in doelgroepregels zijn goedgekeurd. Dit kan enige tijd in beslag nemen. Indien ingeschakeld, worden updates gepland als achtergrondtaak. Indien uitgeschakeld zullen er onmiddellijk updates plaatsvinden, wat vereist dat de gebruiker die de wijzigingen goedkeurt, wacht totdat de update is voltooid.

Casestudy: Totara Community

Bekijk deze video om te zien hoe de Totara Community doelgroepen gebruikt om een uitgebreide bedrijfsoplossing te leveren, met verschillende ervaringen voor verschillende groepen gebruikers. 

Volgende stappen

• Maak een ingestelde doelgroep
• Maak een dynamische doelgroep