Hantering av användardata

Det är viktigt att din organisation och programvaran du använder följer lokala dataskyddsbestämmelser. I maj 2018 infördes GDPR (General Data Protection Regulation) i EU-lagstiftningen, och en liknande lag (UK GDPR) finns i Storbritannien efter Brexit. Du kan läsa mer om GDPR och Totara i våra policydokument. Oavsett om ditt företag är verksamt utanför Europa eller inte, tillåter Totara dig att implementera och driva robusta datapolicyer inom din organisation. 

För att hjälpa användare att komma åt och ta bort data har Totara två konfigurerbara funktioner: exporttyper och rensningstyper. Exporttyper låter dig konfigurera vilka data som ska exporteras, medan rensningstyper låter dig konfigurera vilka data som ska tas bort. Rensning skiljer sig från den vanliga raderingsprocessen (t.ex. genom att klicka på Ta bort användare på en användares profil), eftersom det ger större kontroll över vilka data som tas bort. Du kan läsa mer om både rensningstyper och exporttyper nedan, samt i utvecklardokumentationen .

Snabbåtkomstmeny

Som standard kommer hantering av användardata inte att visas i snabbåtkomstmenyn . Detta kan göra det lite svårare att komma till, eftersom du antingen måste gå via blocket Relaterade sidor på Användarsidan (Q uick-access > Användare > Relaterade sidor > Användardatahantering) eller så måste du söka efter det i snabbåtkomstmenyn. Om du vill komma åt funktioner och inställningar för hantering av användardata ofta så kanske du vill lägga till dem i snabbåtkomstmenyn . 

Exportera typer

Du kan skapa och hantera olika exporttyper, som innehåller en anpassningsbar lista över dataposter som kommer att inkluderas när en exportuppgift körs för att skapa en fil. 

Det är användbart att skapa en exporttyp om:

• Din organisation måste begränsa användare från att exportera data som du anser vara känsliga
• På grund av påverkan på webbplatsens prestanda vill du tillhandahålla alternativet med en reducerad exporttyp (om den uppfyller ett specifikt behov) och en mer omfattande typ (för att uppfylla GDPR-kraven)

Användare kommer endast att kunna exportera sina egna data och inte andras. När du skapar en exporttyp måste användaren som exporterar egna data väljas för att göra typen tillgänglig för användning. Dessutom, i inställningarna för hantering av användardata, måste alternativet för att tillåta användarexport väljas för att göra exportfunktionen tillgänglig för användare.

Att välja att inkludera filer i en export kommer att påverka både storleken på exportfilen och den tid det tar att genereras, vilket kan påverka webbplatsens prestanda. Du har möjlighet att skapa exporttyper som inte innehåller filer, även om exporterade data fortfarande indikerar att filerna finns (t.ex. som bilagor till inlägg).

Hantera exporttyper

Genom att gå till snabbåtkomstmenyn > Hantering av användardata > Exportera typer kan du duplicera (), redigera () eller ta bort () någon av de befintliga exporttyperna med hjälp av ikonerna i kolumnen Åtgärd. 

Töm typer

En rensningstyp innehåller en lista över dataposter som kommer att rensas (raderas eller anonymiseras om radering inte är möjlig på grund av systembegränsningar) när en rensningsuppgift körs. En rensningstyp kan endast tillämpas på en enskild användarstatustyp (t.ex. Aktiv , Avbruten , Borttagen ). Detta beror på att användarstatusen dikterar vilka objekt som är tillgängliga för rensning (t.ex. vissa data, såsom e-postadresser, är endast säkra att ta bort när en användare är i status Raderad). Schemaläggning av en rensning är ansluten till en användare som tilldelas statusen Upphävd eller Raderad, eftersom denna status är den markör som indikerar att användarens data ska rensas i nästa schemalagda körning av den rensningstypen. Användarstatus är ett sätt för systemet att spåra status för en användare. En användare kan stängas av eller raderas från sin profil via sitt konto eller via en bulkåtgärd.

Exempel på när du kanske vill rensa en användares data inkluderar:

• Om kravet är att ta bort alla användardata, kan en rensningstyp som inkluderar alla dataposter skapas, för att säkerställa att alla data som inte tas bort under standardborttagningsprocessen tas bort. 
• Om din organisation måste balansera GDPR-efterlevnad (ta bort data) med andra regler (t.ex. behålla certifierings-/utbildningsdata på fil), kan en rensningstyp som raderar allt som inte behövs skapas. Viktigt är att dessa användare inte ska tas bort, utan bara avbrytas och en suspenderad rensningstyp tillämpas.

Rensa uppgifter kan schemaläggas (automatiskt) eller utföras på ad hoc-basis när så krävs (manuellt). Om varken automatisk eller manuell applikation har valts, kommer rensningstypen inte att vara tillgänglig för framtida rensningar förrän ett av dessa alternativ har valts. Endast manuella rensningar kan göras på aktiva användare. Det är viktigt att notera att det kan vara riskabelt att köra en datarensning på aktiva användare, eftersom de kan interagera med systemet medan deras data raderas, vilket kan få oväntade konsekvenser.

När du skapar en rensningstyp väljer du individuella dataposter för att indikera att dessa poster ska raderas under en rensning. Det är viktigt att komma ihåg att om du lämnar ett objekt avmarkerat så garanterar det inte att en användare kommer att ha dessa data efter att rensningen har körts. Till exempel, om de raderas separat (utanför en rensning, helt enkelt genom att radera sitt användarkonto) så borde en betydande mängd av dessa dataposter redan ha raderats).

Vid användning av Totara Learn kommer radering av betygsboksdata men inte betyg från individuella aktiviteter att resultera i att betygsboken beräknas om (och därför fylls i igen) efter att rensningen har körts. För att säkerställa att alla betyg är helt rensade från systemet, kommer följande aktiviteter också att behöva rensas: quiz, tilldelning, lektion och workshop-bedömningar.

Foruminlägg kan inte tas bort helt utan att upplevelsen av forum för andra användare bryts – i detta fall kan inläggsinnehållet (och till och med författardata) tas bort, men resten av tråden från andra användare förblir intakt.  

Om du rensar publikmedlemskapet för någon som är en del av en dynamisk publik, kan det medlemskapet återställas på en efterföljande cron-körning (användarens andra data kommer dock inte att vara). När användare rensas från en målgrupp meddelas de inte automatiskt.

Hantera  rensningstyper

Genom att gå till snabbåtkomstmenyn > Hantering av användardata > Tömningstyper kan du duplicera (), redigera () eller radera () någon av de befintliga rensningstyperna med hjälp av ikonerna i kolumnen Åtgärd.

Rensa äldre raderade användare

Om en användare raderades innan rensningssystemet var tillgängligt så kommer de inte att tas bort automatiskt när rensningen körs. Istället måste de raderas manuellt, eller få sin rensningstyp manuellt uppdaterad. 

Detta är detsamma för användare som har raderats innan en standardinställning har ställts in, men skillnaden är att äldre raderade användare visar en raderingsikon bredvid sitt namn i listan över raderade användare. 

Exportera data

För att följa både artikel 15 och artikel 20 i EU:s GDPR tillåter Totara att användardata kan exporteras som både handlar om användaren (”beträffande dem”) och är av personlig karaktär (definierad som information som är ”relaterad till en identifierad eller identifierbar fysisk person”).

Rapporter

Du kan se en lista över väntande eller fullständiga exporter eller rensningar genom att gå till antingen:

• Exportera: Snabbåtkomstmeny > Hantering av användardata > Exporter
• Purges: Snabbåtkomstmeny > Hantering av användardata > Purges

En separat sida innehåller en rapport som listar raderade användare (de ingår inte i listan Bläddra bland användares rapporter). Beroende på hur mycket data som har rensats från kontot kan det finnas mycket begränsad användarinformation i deras register. Du kan se den här rapporten genom att gå till snabbåtkomstmenyn > Hantering av användardata > Raderade användarkonton.

Från snabbåtkomstmenyn > Användare kan du klicka på stackikonen () tillsammans med en användare för att visa en sammanfattande rapport om alla deras data i systemet. Det finns också en knapp för att granska användardata, som ger en mer fullständig lista över uppgifter som finns om användaren i systemet. Du kan också köra en manuell rensning eller uppdatera de automatiska rensningstyperna för en användare.

Relaterade funktioner

Förutom innehållet på denna sida hittar du ytterligare information om relaterade funktioner för hantering av användardata på följande platser:

• Användarprofil: På hjälpsidan Användarprofil hittar du information om samtycken till webbplatspolicy och inställningar för användardata under avsnittet Administration
• Webbplatspolicyer: Du kan ställa in flera webbplatspolicyer, vilket kan vara ett användbart sätt att informera användare om hur deras data kommer att hanteras på din webbplats

Nästa steg

• Inställningar för hantering av användardata
• Lägg till ett snabbåtkomstmenyobjekt
• Skapa en exporttyp
• Skapa en rensningstyp
• Rensa data manuellt
• Aktivera export av användardata
• Exportera användardata