Vad är multitenans?

Totara erbjuder robusta och flexibla multitenancy-funktioner, så att du kan organisera din webbplats i olika grupper med olika innehåll och användarupplevelser.

Segmentering av din webbplats till hyresgäster erbjuder ett antal fördelar och innebär att olika användningsfall nu är möjliga . För utökade företagswebbplatser kan du använda hyresgäster för att leverera inlärning till användare utanför din kärnorganisation. Du kan till exempel skapa en hyresgäst för användare i en partnerorganisation, så att de kan komma åt inlärning i en separat miljö med dedikerade administratörer.

En annan viktig fördel med att separera din webbplats i flera hyresgäster är att du tydligt kan separera och delegera ansvar när det gäller användar- och kursadministration. Detta innebär att hyresgästadministratörer endast ansvarar för administration i sin hyresgäst och inte behöver oroa sig för användare, kurser och annat innehåll i andra hyresgäster.

Komma igång

För att komma igång med multitenans kan du följa dessa steg och se respektive avsnitt på denna sida:

1. Om det inte redan är aktiverat måste du först aktivera multitenans på din webbplats.
2. Skapa sedan en eller flera innehavare och konfigurera inställningarna för innehavare.
3. Anpassa dina hyresgästteman.
4. Lägg till befintliga användare eller skapa nya användare för varje innehavare.
5. Skapa en målgrupp på systemnivå med hyresgästmedlemmar och deltagare vid behov.

Innehavarteman

Du kan ge varje hyresgäst ett distinkt utseende och känsla med Venturas hyresgästteman. Detta låter dig anpassa dina hyresgäster baserat på underorganisationer, team eller vilka kategorier du än använder.

Du kan också ge varje innehavare sin egen unika inloggningssida genom att navigera till Snabbåtkomst-menyn > Innehavare > Inställningar och aktivera inställningen Aktivera innehavares teman före inloggning.

Om du vill att användare ska få tillgång till webbplatsen via en inloggningssida för innehavare måste du ge dem den specifika URL:en, som alltid tar formatet yoursitename/login/index.php?tenanttheme=tenantidnumber , där innehavarens ID är den innehavare-identifierare som används för innehavaren. När du har aktiverat teman för förinloggning av hyresgäster kan ?tenanttheme=tenantidentifier läggas till i vilken URL som helst för att specificera att innehavares deming ska tillämpas innan en användare loggar in. Det aktuella temat för innehavare kommer också att behållas efter att innehavarens användare loggat ut.

Lägga till användare

När du har skapat din nya innehavare kan du antingen associera befintliga användare med innehavaren eller skapa nya användare specifikt för innehavaren. Nedan kommer vi att titta på hur man gör båda dessa.

Enskilda användare kan vara hyresgästmedlemmar eller hyresgästdeltagare . Innan du lägger till användare är det viktigt att förstå skillnaden mellan dessa roller:

• Hyresgästmedlemmar: Användare kan endast vara medlemmar i en hyresgäst åt gången, och deras konto hanteras av hyresgästens användarhanterare för hyresgäster. Om isoleringsläget är avstängt kommer medlemmar att kunna se delade utrymmen utöver något innehåll från innehavare, men om isoleringsläget är aktiverat kommer medlemmar inte att kunna se några delar av webbplatsen utanför sin innehavare. Deras åtkomst till webbplatsen kommer att avbrytas om innehavaren är avstängd.
• Hyresgästdeltagare: Icke-medlemmar (dvs. användare på systemnivå) kan tilldelas som deltagare i en hyresgäst. Dessa användare är inte exklusivt kopplade till en specifik hyresgäst, men de behöver tillgång till hyresgästen. Till exempel kan utbildare eller externa konsulter delta i en specifik hyresgästs kurser, vilket innebär att de måste registreras på relevanta kurser, program och certifieringar, eller läggas till i seminarieevenemang.

HR-import

Webbplatsadministratörer kan använda HR-import för att lägga till eller uppdatera användarinformation i bulk. När multitenancy är aktiverat kan platsadministratörer också lägga till innehavareinformation till användarkällan .

Innehavarpubliker  

När en innehavare skapas skapas en målgrupp som innehåller alla innehavares användare (både medlemmar och deltagare). Om ytterligare användare senare läggs till i innehavaren kommer de automatiskt att läggas till i denna målgrupp. Användare tas också automatiskt bort från målgruppen om de inte längre är en  hyresgästmedlem eller deltagare.

Standardmålgruppen skapas på kategorinivå, inte på systemnivå. Om du vill skapa undergrupper av hyresgästmedlemmar kan du skapa en dynamisk publik på systemnivå med Hyresgästmedlem som regel.

För att hantera fliken Regler  för en dynamisk publik, behöver Hyresgästdomänhanteraren (eller en annan roll du väljer) ges förmågan totara/cohort:managerules.

Läge för tenant-isolering

En extra funktion som du kanske vill aktivera är hyresgästisolering. När multitenancy är aktiverat kan användare som standard se innehåll och användare från webbplatsnivån, vilket gör det lättare att dela innehåll på hela webbplatsen. Detta innebär att innehåll på hela webbplatsen är synligt oavsett hyresgäst. Men i vissa fall kan det krävas att dina hyresgäster är helt åtskilda. När isoleringsläget är aktiverat är innehållet och användarna i varje hyresgäst helt separata från andra hyresgäster. Till exempel, när isolering är aktiverat, kommer användare i en hyresgäst endast att se kurskatalogsposter från deras hyresgäst.

För att slå på isoleringsläget, gå till Snabbåtkomstmeny > Konfigurera funktioner, och markera sedan inställningen Aktivera hyresgästisolering .

Beteende när isoleringsläge är avstängt (standard)

När Aktivera hyresgästisolering är avstängt, gäller följande:

• Hyresgästsmedlemmar kan se och interagera med:
  • Innehåll inom deras hyresgäst.
  • Innehåll som inte ligger inom någon hyresgäst.
  • Andra användare som också är medlemmar i deras hyresgäst.
  • Andra användare som också är deltagare i deras hyresgäst.
• En medlem av Hyresgäst A kommer inte att kunna se innehåll i Hyresgäst B eller hitta användare i Hyresgäst B.
• Autentiserade användare som inte är medlemmar i någon hyresgäst kommer kunna se och interagera med:
  • Innehåll i systemet oavsett om det är hyresgästinnehåll eller inte (normal synlighet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
  • Användare i systemet oavsett om de är medlemmar i en hyresgäst eller inte (normal synlighet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
• Gästanvändare kommer kunna se och interagera med systeminnehåll och systemanvändare endast. De kan inte få tillgång till hyresgäster, eller hyresgästinnehåll.

Beteende när isoleringsläge är aktiverat

När Aktivera hyresgästsisolering är på, gäller följande:

• Hyresgästsmedlemmar kan se och interagera med:
  • Innehåll inom deras hyresgäst.
  • Andra användare som också är medlemmar i deras hyresgäst.
  • Andra användare som också är deltagare i deras hyresgäst.
• En medlem av Hyresgäst A kommer inte kunna se innehåll i Hyresgäst B eller hitta användare i Hyresgäst B.
• Autentiserade användare som inte är medlem i någon hyresgäst kommer kunna se och interagera med:
  • Innehåll i systemet oavsett om det är hyresgäst-innehåll eller inte (normal siktbarhet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
  • Användare i systemet oavsett om de är medlemmar i en hyresgäst eller inte (normal siktbarhet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
• Gästanvändare kommer kunna se och interagera med systeminnehåll och systemanvändare endast. De kan inte komma åt hyresgäster eller hyresgäst-innehåll.

Den huvudsakliga skillnaden är att med isolering kan en hyresgästmedlem inte se användare eller uppleva innehåll utanför sin egen hyresgäst.

Rapportering

Som standard har Hyresgästanvändaransvariga och Domänansvariga inte de nödvändiga behörigheterna för att skapa nya användarrapporter. Globala platsadministratörer kan dock skapa och dela rapporter som kan användas för dina hyresgäster.

När du skapar eller redigerar en rapport kan du välja att begränsa innehållet i rapporten baserat på hyresgäster. Gör så här:

1. Skapa en ny rapport eller redigera en befintlig rapport.
2. Navigera till fliken Innehåll.
3. För att begränsa de användare som ingår i rapporten till de som finns i användarens innehavare, bläddra ner till avsnittet Aktivera begränsningar för användarsynlighet och aktivera Visa poster baserat på inställningen för regler för användarsynlighet.
4. För att begränsa innehållet i rapporten, bläddra ner till avsnittet Aktivera synlighetsbegränsningar för hela webbplatsen och aktivera Visa poster baserat på inställningen för synlighetsbegränsningar för målgrupp, kurs och arbetsyta.
5. Konfigurera de andra inställningarna efter behov och välj sedan Spara ändringar .

När denna inställning är aktiverad kan innehavare endast se poster för medlemmar i deras innehavare i rapporter, vilket innebär att rapportdata är relevant och att rapportdata inte läcker ut över innehavare.

Kurser och kategorier

När du skapar en ny innehavare kommer du också att skapa en ny kategori för den innehavaren. Detta är avsett att vara platsen för alla kurser, program och certifieringar som skapats för hyresgästmedlemmar. 

Du kan skapa, redigera och hantera kategorier för en innehavare på samma sätt som du skulle göra på systemnivå i Totara.

Om du vill att en kurs ska vara tillgänglig för användare i alla innehavare på din webbplats kan du lägga till den i en kategori på systemnivå. Vid behov kan du skapa en specifik kategori för detta ändamål.

Vad händer när en hyresgästmedlem blir tilldelad innehåll utanför sin hyresgäst?

När en hyresgästmedlem blir tilldelad innehåll (såsom en kurs) utanför sin hyresgäst kommer följande beteenden gälla som standard:

• Oavsett någon tilldelning kommer användaren inte kunna komma åt innehåll som tillhör en annan hyresgäst. Alla samtal till has_capability kommer att returnera falskt på grund av att innehållet och användaren är i olika hyresgäster.
• Om innehållet inte tillhör en hyresgäst (dvs. det är i systemkontexten) och om isoleringsläge inte är aktiverat (standard) kommer användaren att kunna få åtkomst, förutsatt att deras uppdrag ger dem åtkomst.
• Om innehållet inte tillhör en hyresgäst (dvs. det är i systemkontexten) och om isoleringsläge är aktiverat, kommer användaren inte att kunna få åtkomst. Alla samtal till has_capability kommer att returnera falskt eftersom innehållet inte är i samma hyresgäst som användaren.

Att flytta användare och innehåll mellan hyresgäster

Systemanvändare flyttad till en hyresgäst

Systemanvändare kan flyttas till en hyresgäst om det behövs. När detta händer, ändrar användarens kontext sin förälder från systemkontexten till hyresgästkontexten. Detta placerar effektivt användaren i hyresgästen. Allt innehåll som användaren tidigare har skapat, vare sig det är personligt innehåll (t.ex. foruminlägg, kommentarer) eller webbplatsinnehåll (t.ex. kurser, aktiviteter) lämnas exakt där det var. Detsamma gäller för alla uppgifter eller data som är registrerade mot användaren.

Om innehåll skapades i en hyresgäst som användaren tidigare hade tillgång till, men det inte är hyresgästen som de flyttade in i, kommer de att förlora tillgången till det innehållet.

Alla uppgifter användaren har kvarstår, men om de är tilldelade innehåll som de inte kan komma åt på grund av att de nu är medlem i hyresgästen, kommer de att förlora tillgången till det innehållet.

När en användare flyttas in i en hyresgäst avslutas deras deltagande i alla andra hyresgäster och de tas bort från alla andra hyresgästpubliker.

Hyresgästmedlem flyttad från en hyresgäst till en annan

En användare kan också flyttas från en hyresgäst till en annan av en Site Administrator. När de flyttas upphör de att vara medlem i den ursprungliga hyresgästen och blir medlem i den nya hyresgästen. De kan fortfarande inte delta i några andra hyresgäster.

All data de har skapat medan de var medlem i den ursprungliga hyresgästen kommer att kvarstå, liksom alla uppgifter mellan dem och innehållet i den ursprungliga hyresgästen. De kommer dock att förlora tillgång till all denna data, och uppgifterna kommer inte att ge dem någon åtkomst.

Hyresgästkurs flyttad från en hyresgäst till en annan

Kurser kan också flyttas från en hyresgäst till en annan, eller ut ur en hyresgäst och in i systemkategorin. Detta kan göras genom att redigera kursen och ändra dess kategori.

När en kurs flyttas från en hyresgäst förblir allt innehåll och data exakt som de är. Detta kan innebära att användare som har tilldelats och tidigare kunde komma åt kursen förblir tilldelade men inte längre kan komma åt kursen.

Delvis stödda funktioner

Även om många funktioner stöds väl för multitenans i Totara, har vissa för närvarande begränsningar. Vi arbetar ständigt för att förbättra multitenans och möjliggöra fler funktioner. 

Följande Totara-funktioner har för närvarande begränsat multitenancy-stöd, vilket innebär att de kommer att fungera men vissa aspekter kanske inte, eller kan vara begränsade i hur du kan tillämpa dem. 

Målgrupper

Det finns multitenancy-stöd för målgrupper, men vissa underliggande funktioner är för närvarande inte aktiverade.

Som domänhanterare för hyresgäster kommer du inte att kunna se fliken Registrerad utbildning när du hanterar en målgrupp i din hyresgäst. Detta beror på att rollen som domänhanterare för hyresgäst inte har lämpliga behörigheter (eftersom vissa av de underliggande funktionerna inte stöds fullt ut av multitenans), vilket kan leda till läckage av behörigheter och åtkomst. Vi arbetar för att implementera dessa funktioner i en framtida version av Totara. 

Instrumentpaneler

För närvarande stöds instrumentpaneler med multitenans men med vissa begränsningar. Som en domänhanterare för hyresgäster eller användarhanterare för hyresgäster kan du inte redigera din instrumentpanel för hyresgäster.

Funktioner som inte stöds

På Totara arbetar vi alltid med att förbättra vår plattform och din upplevelse.

För närvarande stöder vissa funktioner i Totara Suite inte multitenancy. Dessa funktioner kanske inte interagerar bra med multitenansinstanser, eller kanske inte tillåter dig att lägga till begränsningar som du vill. Dessa funktioner inkluderar:

• HR-import: Kan användas för att lägga till användare som medlemmar (enstaka hyresrätt) och deltagare (en eller flera hyresrättigheter). HR Import är fortfarande en centraliserad funktion, vilket innebär att den inte kan användas av hyresgästroller.
• Märken: Innehavarroller kan endast hantera kursmärken. Hantering av systembrickor är för närvarande begränsad till roller på systemnivå.
• Meddelanden: När isoleringen är avstängd finns det ingen hård begränsning för användares meddelanden för korsnivåer. Med isolering aktiverad, ser hyresgästmedlemmar endast användare från sin egen hyresrätt.
• Jobbtilldelning: Jobbtilldelningar kan endast hanteras av roller på systemnivå.
• Utbildningsplaner (kräver Totara Learn): Mallar för studieplaner kan endast hanteras av roller på systemnivå.
• Äldre 360-feedback: Denna funktion är föråldrad och har inget multitenancy-stöd 
• Legacy-mål (kräver Totara Perform): Hyresgästmedlemmar kan använda legacy-mål med isolering aktiverad, men kan inte se företagsmåldetaljer eller de associerade målramverken. Hyresgästanvändare kan skapa personliga mål för sig själva eller sitt team. Målramverk kan endast hanteras på systemnivå.
• Organisationer: Organisationsramverk är en funktion på systemnivå, vilket innebär att de endast kan hanteras centralt av roller på systemnivå. Det finns inget sätt att koppla organisationer till hyresrätter.
• Positioner: Positionsramverk är en funktion på systemnivå, vilket innebär att de endast kan hanteras centralt av roller på systemnivå. Det finns inget sätt att koppla positioner till hyresrätter.
  När man tilldelar användare i en hyresgäst efter organisation eller position (t.ex. till ett program eller certifikat), kommer användare från andra hyresgäster eller systemnivån som uppfyller tilldelningskriterierna också att tilldelas, så vi rekommenderar starkt att dina hyresgäster inte delar samma hierarkier.
• Kompetenser: Kompetenser kan endast hanteras av roller på systemnivå och kan inte begränsas till specifika hyresgäster.
• Seminarieresurser (tillgångar, rum, facilitatorer): Seminarietillgångar, rum och facilitatorer kan endast hanteras av roller på systemnivå och kommer att vara tillgängliga för användare som skapar seminarieaktiviteter i alla hyresgäster.
• Taggar: Taggar skapas och hanteras på systemnivå, och kan inte begränsas till enskilda hyresgäster. Taggar kan endast hanteras av roller på systemnivå.
• Autentiseringsmetoder:  Autentiseringsmetoder kan endast aktiveras, inaktiveras och konfigureras på platsnivå, vilket innebär att de kommer att vara tillgängliga för alla innehavare om de är konfigurerade. Autentiseringsmetoder kan endast konfigureras av användare med relevanta roller på systemnivå.
• System- och plugininställningar: Alla system- eller plugininställningar kommer att gälla för alla hyresgäster. Dessa inställningar kan endast konfigureras av användare med relevanta roller på systemnivå.
• Snabbåtkomstmeny: En hyresgästmedlem som tilldelats som Hyresgäst Användarhanterare kan se snabbåtkomstmenyn i webbplatsens toppnavigeringsfält. Denna meny är dock dold för en deltagare i en hyresgäst (dvs. inte en medlem) med samma roll . För att övervinna denna begränsning är alla administratörsåtgärder för innehavare tillgängliga i administrationsblocket på innehavares sidor.

Nästa steg

• Aktivera multitenans
• Lägg till en innehavare
• Inställningar för innehavare
• Tilldela rollen som Innehavardomänhanterare
• Tilldela rollen Användarhanterare för klient
• Skapa nya användare i en innehavare
• Lägg till befintliga användare till en innehavare
• Ladda upp användare till en innehavare