Configurar una etapa de solicitante

Una etapa de solicitante se utiliza para recopilar información del solicitante (o sobre este) en un flujo de trabajo de aprobación. Puedes configurar qué campos están disponibles y/o son obligatorios en el formulario, qué sucede cuando se envía o retira la solicitud y qué notificaciones deben enviarse.

Configurar formulario de etapa del solicitante

Para configurar los campos del formulario en la etapa de solicitante, haga clic en el panel Formulario. Puedes:

• Haga visibles u ocultos todas las secciones del formulario usando el botón de alternar junto al encabezado de la sección (tenga en cuenta que no todos los formularios usan secciones)
• Configurar cada campo individualmente usando el menú desplegable a la derecha del campo
• Vista previa del formulario en esta etapa en una nueva pestaña y prueba la validación para cada campo

Todos los cambios se guardan automáticamente a medida que se realizan.

Los campos pueden ser:

• Editable: El solicitante puede completar opcionalmente una respuesta en esta etapa
• Editable y requerido: El solicitante debe completar una respuesta en esta etapa
• Solo lectura: Cualquier respuesta predeterminada o previa al campo se mostrará en esta etapa, pero el solicitante no puede cambiarla
• Ocultos El campo no se utiliza en esta etapa

Las secciones y los campos ocultos se indican con un fondo rayado durante la configuración. Los campos obligatorios se indican con un asterisco rojo.

Configurar interacciones de la etapa del solicitante

Para configurar lo que sucede cuando ocurren eventos de aplicación en esta etapa, haga clic en el panel Interacciones.

Todos los cambios se guardan automáticamente a medida que se realizan.

Los eventos de la etapa del solicitante son:

• En enviado: el evento se activa cuando se envía la solicitud. Ten en cuenta que las solicitudes se pueden “guardar como borrador” en la etapa de solicitante sin ser enviadas.
• Al retirarse: el evento se activa cuando el solicitante o alguien más con la capacidad de hacerlo retira una solicitud enviada.

Para cada evento en esta etapa, puedes configurar a qué etapa debe moverse la aplicación haciendo clic en el ícono del lápiz en el  cuadro de transición Predeterminado.

Configurar notificaciones de la etapa del solicitante

Para configurar notificaciones personalizadas para esta etapa del flujo de trabajo, haga clic en el panel Notificaciones.

Todos los activadores de notificación disponibles son configurables, pero muchos no se aplican a una etapa de solicitante. Las notificaciones que podrían activarse en la etapa de un solicitante son:

• Comentario añadido: Se activa cuando se agrega un nuevo comentario a la aplicación en esta etapa.
• Comentario actualizado: Se activa cuando se actualiza un comentario en esta etapa (el comentario puede haber sido añadido en cualquier etapa).
• Al comienzo de la etapa: Se activa cuando una aplicación pasa a esta etapa (o para la primera etapa, cuando se crea una aplicación).
• Al final de la etapa: Se activa cuando una aplicación abandona esta etapa por cualquier motivo.
• Solicitud enviada: Se activa cuando se completa el formulario y se envía la solicitud.
• Solicitud retirada: Se activa cuando se retira una solicitud en esta etapa.

Consulte Configurar notificaciones de flujos de trabajo de aprobación para obtener instrucciones detalladas.