Flujos de trabajo de aprobación de inscripción en cursos

Los flujos de trabajo de aprobación de inscripción en cursos son un tipo de flujo de trabajo de aprobación disponible en Totara 19. Los administradores pueden configurar estos flujos de trabajo para permitir a los usuarios solicitar acceso a ciertos cursos, y a los gerentes o administradores aprobar sus solicitudes. Por ejemplo, si tienes cursos que requieren pago, puedes configurar la autoinscripción para que requiera la aprobación del gerente antes de que los usuarios puedan inscribirse en el curso, lo que permite a los gerentes presupuestar de manera más efectiva.

Los flujos de trabajo de aprobación de la inscripción en el curso utilizarán un plugin de formulario de aprobación predeterminado llamado Formulario de aprobación de la inscripción en el curso. Puedes verificar que este plugin esté habilitado (y qué otros plugins de formulario están disponibles) dirigiéndote al menú de acceso rápido > Plugins > Plugins de formulario de aprobación > Manage approval form plugins.

Crear un flujo de trabajo de aprobación de inscripción en cursos

Antes de que puedas crear un flujo de trabajo de aprobación de inscripción en el curso, debes asegurarte de haber configurado un tipo de flujo de trabajo de aprobación y un formulario de aprobación, ya que estos no están configurados de forma predeterminada. Ambos se utilizarán al configurar su flujo de trabajo de aprobación de inscripción en el curso.

Como administrador del sitio, puedes crear un nuevo flujo de trabajo de aprobación de inscripción al curso para tu sitio siguiendo estos pasos:

1. Asegúrate de que el  plugin del formulario de aprobación de inscripción en el curso esté habilitado a través del menú de acceso rápido > Plugins > Plugins del formulario de aprobación > Manage approval form plugins.
2. Configurar un tipo de flujo de trabajo de aprobación, etiquetado para que las personas sepan que está destinado a la inscripción en el curso. Configurar un formulario de aprobación utilizando el plugin del formulario de aprobación de inscripción en el Curso.
3. Ir al menú de acceso rápido  > Administrar flujos de trabajo de aprobación.
4. Haga clic en Nuevo flujo de  trabajo.
5. Necesitarás darle un nombre al flujo de trabajo y seleccionar el tipo de flujo de trabajo que creaste en el paso 2. Opcionalmente, también puede agregar una descripción o editar la ID de flujo de trabajo generada automáticamente.
6. Haga clic en Siguiente.
7. Para el formulario de Aprobación, seleccione el formulario que configuró en el paso 2  (u otro formulario de aprobación que haya configurado), luego haga clic en Crear.
8. Luego, puede configurar el flujo de trabajo agregando etapas, seleccionando los aprobadores para cualquier etapa de aprobación y configurando las notificaciones para cada etapa.
9. Una vez que hayas terminado de personalizar el flujo de trabajo, haz clic en Publicar.

Cuando se publique el flujo de trabajo, estará disponible para seleccionar la  configuración Aprobar inscripciones en la instancia de autoinscripción.

Configurar flujos de trabajo de aprobación de inscripción a cursos para un curso

El método de autoinscripción permite a los usuarios inscribirse en un curso que les interesa y, al configurar un curso para permitir la autoinscripción utilizando flujos de trabajo de aprobación, puedes asegurarte de que los usuarios solo puedan inscribirse en cursos con la aprobación de su jefe de equipo.

Para configurar la autoinscripción con flujos de trabajo de aprobación en un curso, sigue estos pasos:

1. Asegúrate de que el plugin de autoinscripción esté habilitado a nivel del sitio y configura el flujo de trabajo y el formulario de aprobación que deseas usar (si no deseas usar los valores por defecto).
2. Navegar al curso.
3. Desde Administración del  curso, ve a Usuarios > Métodos de inscripción.
4. En el menú desplegable Añadir método, seleccione la opción Autoinscripción. Como alternativa, si la autoinscripción ya  está configurada para el curso, puedes hacer clic en el ícono de engranaje () junto a Autoinscripción.
5. Para la  configuración Aprobar inscripciones, seleccione uno de los flujos de trabajo de aprobación de inscripción al curso que ha configurado y publicado (los flujos de trabajo no publicados no están disponibles para seleccionar). Completa los demás ajustes según lo desees. Si estás usando la  configuración Enviar mensaje de bienvenida al curso (y, opcionalmente, el mensaje de bienvenida personalizado), ten en cuenta que el mensaje se enviará tan pronto como el usuario solicite inscribirse en el curso. Es posible que desees modificar el contenido del mensaje para reflejar que la solicitud de inscripción está pendiente de aprobación.
6. Si estabas agregando el método de inscripción, haz clic en el botón Añadir método. Si solo estabas configurando los ajustes, haz clic en Guardar cambios.

Aprobación de inscripción en el curso como usuario

Los pasos exactos dependerán de cómo haya configurado el flujo de trabajo seleccionado. Aquí veremos la experiencia del usuario cuando un curso está utilizando el flujo de trabajo de aprobación de inscripción por defecto.

1. Un usuario puede encontrar un curso a través del catálogo de cursos o puede mostrarse en sus recomendaciones.
2. Cuando el usuario selecciona un curso, verá las opciones de inscripción disponibles, que dependerán de cómo se hayan configurado los métodos de inscripción del curso y los flujos de trabajo de aprobación.
3. Si el usuario tiene varias asignaciones de tareas, puede seleccionar la asignación de tareas relacionada con su solicitud. Ten en cuenta que el usuario necesitará al menos una asignación de trabajo. Si  se requiere una clave de inscripción, el usuario puede proporcionarla aquí.
4. El usuario hace clic en Solicitar aprobación.
5. El usuario debe explicar por qué desea inscribirse en el  campo Motivo de inscripción en este curso.
6. Luego pueden hacer clic en Enviar  para enviar su solicitud o en Guardar como borrador  si no desean enviar la solicitud de inmediato. Si el usuario elige guardar su solicitud de aprobación como borrador, puede volver más tarde al curso y hacer clic en Completar solicitud  para finalizar y enviar su solicitud.
7. Luego, se notifica al gerente del usuario que ha solicitado la aprobación y que puede ver la aplicación en el panel de aplicaciones. Luego pueden elegir aprobar o rechazar la solicitud y, opcionalmente, añadir un comentario.
8. Por último, se notifica al usuario sobre la decisión de su jefe de equipo y, si su jefe de equipo aprueba la solicitud, será inscrito en el curso.