Ändringar av personal

När du använder Totara Perform och prestationsaktiviteter kan du behöva hantera en personalförändring, såsom ett byte av chef eller en nyanställning.

Ämne(n) för en aktivitet bestäms genom tilldelning till en aktivitet. De deltagare som svarar bestäms baserat på relationerna mellan patienten och deltagaren vid den tidpunkt då en patientinstans genereras.

När en användares chef ändras medan användaren har öppna prestationsaktiviteter kommer prestationsaktivitetens rubrik att uppdateras för att visa både nuvarande och tidigare chefers namn. När en prestationsaktivitet väl är stängd kommer inga ytterligare förändringar av användarens chef att återspeglas. Den stängda aktiviteten kommer alltid att visa chefen vid tidpunkten för stängning, för att säkerställa historisk noggrannhet.

Prestationsaktiviteter är utformade för att skydda känslig information genom att endast visa den för lämpliga användare. Men när användare byter roller eller relationer med andra användare kan det hända att information delas med nya användare genom en prestationsaktivitet. Till exempel kan en chef kanske se nya prestationsaktivitetsvar från sina tidigare teammedlemmar efter att de bytt team. Verifiera alltid att dina processer är utformade för att skydda Totaras användardata. Detta inkluderar hur länge du behåller användardata, vad som händer när användare eller arbetsuppgifter förändras, om den inkluderade informationen är potentiellt känslig och andra överväganden kring dataintegritet.

Hantera deltagarändringar

Vid upprepade aktiviteter, eller om fönstret för skapande av aktivitet är öppet, körs uppgiften för skapande av cron-ämnesinstans upprepade gånger. Varje gång en patientinstans genereras skapas även deltagarinstanser för de aktivitetsrelationer som är associerade med den patienten.

Deltagare kan också läggas till manuellt. Deltagarinstanser som läggs till manuellt är endast relevanta för den enskilda patientinstansen. De måste väljas varje gång en patientinstans genereras, även om det är en upprepande aktivitet. Du kan se mer om att manuellt lägga till deltagare på sidan Manuell hantering av tillgänglighet för prestationsaktivitet.

Skapa och stänga dynamisk deltagarinstans

I Totara Perform finns det två inställningar som styr skapandet och stängningen av deltagarinstanser, som båda kan aktiveras via Konfigurera funktioner:

Aktivera skapande av instans för rolländringsdeltagare: Vid nästa cronkörning kommer en deltagarinstans att skapas för alla användare i en aktivitetsrelation där den användaren inte redan har en aktivitetsinstans. AktivitetA för SubjectZ har till exempel en deltagare, Manager1. När aktiviteten är aktiverad skapas deltagarinstanser för SubjectZ och Manager1. Efter detta ändras SubjectZ:s chef till Manager2. Vid nästa cronkörning skapas en deltagarinstans för Manager2.
Aktivera stängning av deltagarinstans för rolländring: Deltagarinstanserna för alla användare som har lämnat en aktivitetsrelation kommer att stängas om den deltagarinstansen inte har startats, dvs. har statusen ”inte startad”. Om den deltagarinstansen pågår eller är slutförd, kommer den inte att stängas, såvida inte andra inställningar (t.ex. stäng vid slutförd) är inställda. AktivitetA för SubjectZ har till exempel en deltagare, Manager1. När aktiviteten är aktiverad skapas deltagarinstanser för SubjectZ och Manager1. Efter detta ändras SubjectZ:s chef till Manager2. Vid nästa cronkörning stängs deltagarinstansen för Manager1, om Manager1 inte har startat aktiviteten.

Dessa inställningar gör det möjligt för deltagarna i en aktivitet att ändras när användarna som agerar i aktivitetsrelationerna ändras. Dessa inställningar påverkar inte aktivitetens ämne.

Observera att dessa globala inställningar också kan åsidosättas för individuella prestationsaktiviteter. För att göra detta, gå till fliken Tilldelningar, aktivera Åsidosätt globala inställningar och använd sedan reglagen för att aktivera eller inaktivera inställningarna efter behov.

Course badge Get involved in the conversation about Performance management in the Totara Community.

The Totara Academy also has courses dedicated to Totara Perform, including check-ins, appraisals, 360 feedback and skills.

Join the Totara Community for more resources to help you get the most out of Totara.