Godkännandeflöden för kursregistrering

Godkännandeflöden för kursregistrering är en typ av godkännandeflöden som är tillgänglig i Totara 19. Administratörer kan konfigurera dessa flöden för att låta användare begära tillgång till vissa kurser, och chefer eller administratörer för att godkänna deras begäran. Till exempel, om du har kurser som kräver betalning, kan du konfigurera självanmälan för att kräva chefs godkännande innan användare kan registrera sig för kursen, vilket möjliggör för chefer att budgetera mer effektivt.

Godkännandeflöden för kursregistrering kommer att använda ett standard godkännandeformsplugin kallat Kursregistreringsgodkännandeform. Du kan kontrollera att detta plugin är aktiverat (och vilka andra formsplugins som är tillgängliga) genom att gå till Snabbåtkomstmeny > Plugins > Godkännandeformsplugins > Hantera godkännandeformsplugins.

Skapa ett arbetsflöde för kursregistreringsgodkännande

Innan du kan skapa ett arbetsflöde för kursregistreringsgodkännande, måste du se till att du har ställt in en typ av godkännandearbetsflöde och ett godkännandeformulär, eftersom dessa inte är konfigurerade som standard. Dessa kommer båda att användas när du konfigurerar ditt arbetsflöde för kursregistreringsgodkännande.

Som webbplatsadministratör kan du skapa ett nytt arbetsflöde för kursregistreringsgodkännande för din webbplats genom att följa dessa steg:

1. Säkerställ att kursregistreringsgodkännandeformulär plugin är aktiverat via Snabbåtkomstmenyn > Plugins > Godkännandeformulär-plugins > Hantera godkännandeformulär-plugins.
2. Ställ in en typ av godkännandearbetsflöde, märkt så att folk vet att det är avsett för kursregistrering. Ställ in ett godkännandeformulär med hjälp av kursregistreringsgodkännandeformulär-plugin.
3. Gå till Snabbåtkomstmeny > Hantera godkännandeflöden.
4. Klicka på Ny arbetsflöde.
5. Du måste ge arbetsflödet ett namn och välja den arbetsflödestyp du skapade i steg 2. Alternativt kan du också lägga till en beskrivning eller redigera det automatiskt genererade arbetsflödes-ID:t .
6. Klicka på Nästa.
7. För Godkännandeformuläret, välj formuläret du konfigurerade i steg 2 (eller ett annat godkännandeformulär du har konfigurerat), klicka sedan på Skapa.
8. Du kan sedan konfigurera arbetsflödet genom att lägga till steg, välja godkännare för eventuella godkännandesteg, och konfigurera notifieringar för varje steg.
9. När du har anpassat arbetsflödet klart, klicka på Publicera.

När arbetsflödet har publicerats kommer det vara tillgängligt att välja för Godkänn inskrivningar inställningen i självinskrivningsinstansen.

Ställ in arbetsflöden för kursanmälan för en kurs

Självregistreringsmetoden tillåter användare att anmäla sig till en kurs de är intresserade av, och genom att konfigurera en kurs för att tillåta självregistrering med hjälp av godkännande arbetsflöden kan du säkerställa att användare endast kan anmäla sig till kurser med sin chefs godkännande.

För att ställa in självregistrering med godkännande arbetsflöden på en kurs, följ dessa steg:

1. Se till att självregistreringspluginen är aktiverad på webbplatsnivå, och konfigurera det arbetsflöde och godkännandeformulär du vill använda (om du inte vill använda standardinställningarna).
2. Navigera till kursen.
3. Från Kursadministration gå till Användare > Anmälningsmetoder.
4. Från Lägg till metod rullgardinsmenyn välj alternativet Självregistrering. Alternativt, om Självregistrering redan är konfigurerad för kursen, kan du istället klicka på kugghjulsikonen () bredvid Självregistrering.
5. För inställningen Godkänn anmälningar , välj ett av de kursanmälansgodkännandeflöden du har konfigurerat och publicerat (opublicerade flöden är inte tillgängliga att välja). Fyll i de andra inställningarna enligt önskemål. Om du använder inställningen Skicka kurs välkomstmeddelande  (och eventuellt Anpassat välkomstmeddelande), notera att meddelandet kommer att skickas så snart användaren begär att få anmäla sig till kursen. Du kanske vill ändra meddelandets innehåll för att återspegla att anmälningsförfrågan väntar på godkännande.
6. Om du lade till anmälningsmetoden, klicka på knappen Lägg till metod. Om du bara konfigurerade inställningarna, klicka på Spara ändringar.

Kursanmälansgodkännande som elev

De exakta stegen beror på hur du har konfigurerat det valda arbetsflödet. Här tittar vi på Lärandens upplevelse när en kurs använder det förvalda arbetsflödet för kursregistreringsgodkännande.

1. En Lärande kan hitta en kurs via kurskatalogen, eller så kan den visas som en rekommendation.
2. När den Lärande väljer en kurs, kommer de att se de tillgängliga registreringsalternativen, vilka beror på hur kursens registreringsmetoder och godkännande-arbetsflöde(n) har konfigurerats.
3. Om den Lärande har flera jobbtilldelningar, kan den Lärande välja den jobbtilldelning som är relevant för deras begäran. Observera att användaren behöver minst en jobbtilldelning. Om en Registreringsnyckel krävs, kan den Lärande ange den här.
4. Den Lärande klickar Begär godkännande.
5. Den Lärande måste sedan förklara varför de vill registrera sig i Anledning till att registrera sig i denna kurs fältet.
6. De kan sedan klicka Skicka för att skicka deras begäran, eller Spara som utkast om de inte vill skicka begäran omedelbart. Om läraren väljer att spara sin godkännandeansökan som ett utkast, kan de senare återvända till kursen och klicka Slutföra förfrågan för att slutföra och skicka in sin förfrågan.
7. Användarens chef blir då meddelad om att de har begärt godkännande, och de kan se ansökan på ansökningsinstrumentpanelen. De kan då välja att godkänna eller neka förfrågan, och frivilligt lägga till en kommentar.
8. Slutligen blir läraren meddelad om sin chefs beslut, och om deras chef godkände förfrågan kommer de att bli inskrivna på kursen.