Introduktion i Totara

Vad är introduktion?

Introduktion är processen att förbereda nya anställda för att arbeta i din organisation. Detta inkluderar vanligtvis:

Få nya medarbetare att känna sig välkomna
Förmedla organisationens mission, värderingar, policyer och kultur
Introducera nya medarbetare till viktiga personer och kollegor
Slutföra obligatorisk utbildning
Fastställa förväntningar och mätvärden för prestation

Att erbjuda en bra introduktionsupplevelse bör förbereda anställda att utföra sina arbetsuppgifter effektivt och produktivt, samt öka arbetstillfredsställelse och medarbetarens kvarhållning. Introduktion kommer att se olika ut för varje organisation beroende på deras exakta krav - du behöver ägna tid åt att tänka på hur du bäst kan introducera dina medarbetare för att ge dem verktygen de behöver för att lyckas.

Titta på denna video från Totara Academy för en kort sammanfattning av hur Totara stödjer introduktion, och läs sedan vidare för att ta reda på användbara funktioner du kan använda för att skapa en effektiv introduktionsupplevelse.

Slutför kursen Using Totara for onboarding på Totara Academy för att fördjupa dig i detta ämne.

Skapa användarkonton

När nya medarbetare börjar på din organisation behöver du skapa ett användarkonto åt dem på din Totara-sajt, vilket ger dem åtkomst till lärande, prestationsaktiviteter, mål, arbetsytor, kompetenser och mer.

Om du är en liten organisation med mycket få nyanställda, så kanske du föredrar att skapa användarkonton manuellt. Men om du har ett stort antal nyanställda, är det bättre att automatisera processen för att minska det manuella arbetet som krävs. HR-import gör det enkelt att importera all din användardata från en CSV-fil eller annan datakälla.

Användaråtkomst

Därefter behöver du överväga vilket innehåll olika användare ska kunna se på din sajt. De behörigheter och möjligheter som ges till varje användare baseras på deras roll i systemet och på olika kontextnivåer - majoriteten av dina användare kommer bara att behöva rollen som Elev, men du kan tilldela andra roller vid behov.

Istället för att hantera individuella användare är det bra att skapa audiences för att gruppera dina anställda. En audience kan antingen använda en grupp manuellt valda användare, eller användare som automatiskt läggs till baserat på en uppsättning regler. Du kan sedan tilldela olika innehåll till varje målgrupp som behövs.

Du kan också skapa specifika instrumentpaneler för varje användargrupp, som vägleder dem till relevant utbildning, policyer eller kontakter med hjälp av block. Om du har skapat några målgrupper kan du använda dessa för att tilldela instrumentpaneler.

Tilldela lärande, kompetenser och mer

Här har vi antagit att du redan har lärandeinnehåll på din webbplats, så kontrollera Kurs Skaparguiden för mer information om hur du ställer in kurser på din webbplats.

Det finns några olika sätt att närma sig tilldelning av innehåll till studerande, beroende på hur automatiserad och detaljerad du vill att processen ska vara.

Till exempel kan du helt enkelt låta chefer skriva in sitt team på alla användbara kurser. Alternativt, för ett mer strukturerat tillvägagångssätt kan du använda vilken målgrupp som helst som du har konfigurerat för att tilldela innehåll från din webbplats, såsom:

Alla nya anställda kan läggas till i en enda målgrupp som du skulle använda för att tilldela obligatorisk utbildning för alla anställda, såsom utbildning om företags policyer. Du kan sedan skapa målgrupper för specifika roller eller avdelningar, som du använder för att tilldela mer specifik utbildning, såsom relevanta kurser i hälsa och säkerhet eller datasäkerhet. För utbildning som behöver slutföras efter en viss tid, kan du skapa och tilldela certifieringar.

Förutom att tilldela specifikt lärande som behöver slutföras, kan du också tilldela kompetenser för att reflektera de olika färdigheter en användare behöver visa i sin roll, och de standarder de måste uppfylla för dessa färdigheter. När de tillräckligt har visat dessa färdigheter kan en chef markera dem som kompetenta för de relevanta kompetenserna.

Du kan också sätta upp en mall för lärandeplan som innehåller all utbildning och kompetenser (om du använder arbetsflöde för avancerad lärandeplan) relevant för en grupps roller och ansvar, och sedan tilldela den till en dynamisk målgrupp, eller låta chefer tilldela lärandeplanen manuellt om du önskar mer detaljer.

Att följa upp med dina nya medarbetare

Introduktion handlar inte bara om att förbereda nya medarbetare för deras första dag - det är istället en pågående process som bör säkerställa att medarbetare känner sig hemma och kan utföra sina nya jobb effektivt.

Ett av de bästa sätten att ta reda på hur nya medarbetare har det är att helt enkelt fråga - du vill att nyanställda ska ha möjligheter att stämma av med sina chefer under hela introduktionen och de första månaderna i organisationen. Du kan göra detta genom att ställa in regelbundna utvärderingar och avstämningar med hjälp av prestationsaktiviteter. Genom att uppmuntra chefer att ha regelbundna, strukturerade samtal med sina nya teammedlemmar kan du hjälpa till att säkerställa att eventuella problem diskuteras och hanteras.

Ytterligare kan du ställa in ett arbetsutrymme för varje kohort av nyanställda. Detta kan vara ett utrymme för användare att ställa frågor, dela kunskap och resurser, och granska kuraterat informellt lärande för att hjälpa dem på deras introduktionsresa. Du kan också ställa in andra användbara arbetsutrymmen - till exempel, du kan ställa in ett arbetsutrymme för varje team, vilket gör att nyanställda kan träffa sitt team och börja samarbeta omedelbart.

Fallstudie: Introduktion med Met Office

Introduktion ser olika ut för varje organisation beroende på deras krav. Titta på denna video från Totara Academy för att se hur Met Office introducerar sina nya medarbetare med Totara.

Join the Totara Community for more resources to help you get the most out of Totara.