Väntelistade händelser

Väntelistor för händelser utan datum och tid

När ett semiarieevenemang skapas utan ett Datum/Tid blir det automatiskt ett evenemang med väntelista, där elever kan anmäla sig till en väntelista istället för att boka sig till evenemanget. När en elev går med i väntelistan uppmanas de att fylla i anmälningsformuläret som vanligt, inklusive förifyllda Anpassade fält.

Ett evenemang kan skapas utan ett fastställt Datum/Tid för att låta utbildningsteamet bedöma intresset för ämnet och om det är ekonomiskt lönsamt att genomföra evenemanget, eller för att bedöma efterfrågan på utbildningen så att ett lämpligt rum kan bokas.

Om semiarieevenemanget får ett datum tillagt kommer eleven automatiskt att läggas till evenemanget, få ett e-postmeddelande och kalenderinbjudan, och deras anmälningsdetaljer kommer att listas mot deras Närvaro. Där en elev har en tilldelad chef (och Chefs kopia av notifikationen är aktiverad), kommer chefen också att få ett bekräftelsemeddelande. Där godkännande krävs kommer relevant chef att bli ombedd att godkänna/avvisa sin teammedlems bokning.

Dessutom, om det finns en schemaläggningskonflikt (dvs. en eller flera deltagare redan är bokad på ett annat seminarieevenemang på det datumet) så kommer ett felmeddelande att visas. Det gör att du antingen kan utesluta personer med en konflikt för att fortsätta eller ändra datumen.

Händelsesidan med länken Avbryt väntelista tillgänglig.

Elever kan ta bort sin plats på väntelistan med hjälp av Avbryt väntelista länken på evenemangssidan.

Administratörer eller utbildare kan inte lägga till deltagare till en händelse om den inte innehåller minst en session.

Väntelistor för sessioner med datum och tid

När väntelistan har aktiverats i inställningarna för seminarieevenemang kan deltagare (och chefer å deras vägnar) anmäla sig till ett evenemang även när sessionen har maximal kapacitet. Deltagare kommer automatiskt att flyttas från väntelistan till listan Bokade deltagare om en annan deltagare avbryter sessionen.

Deltagaren kommer att få ett bekräftelsemeddelande om att hans/hennes närvaro har bekräftats och där användaren har en tilldelad chef (och chefskopia är aktiverad) – chefen kommer också att få en rekommendation med bekräftelse på att en medlem i hans/hennes team har bokat in en session. Där godkännande krävs kommer de att bli ombedda att godkänna/avvisa sin teammedlems bokning.

Hantera väntelistan

Administratörer och utbildare kan hantera personer på väntelistan via länken Deltagare tillsammans med motsvarande väntelistade händelse. Det finns tre bulkåtgärder tillgängliga mot någon eller alla deltagare som har valts/markerats:

Bekräfta: Boka de valda användarna på sessionen och ta bort dem från väntelistan.
Avbryt: Avbryt de valda användarnas förfrågningar och ta bort dem från väntelistan.
Spela lotteri: Fyll upp tillgängliga platser på sessionen med ett slumpmässigt urval av användare från väntelistan. Användare som inte väljs kommer att bli kvar på väntelistan.

Om du vill slumpmässigt tilldela väntelistade användare kan du använda funktionen Spela lotteri. För att göra detta måste lotteriinställningen för väntelista vara aktiverad i de globala inställningarna för seminariet . Observera att inställningen Skicka alla bokningar till väntelistan också måste vara aktiverad (denna inställning är endast tillgänglig om inställningen Alla på väntelistan är aktiverad). Om Skicka alla bokningar till väntelistan inte är aktiverat kommer evenemangsplatser automatiskt att fyllas med användare på väntelistan och lotteriet kan inte spelas upp. Lotteriet på väntelistan kan inte heller spelas om evenemanget för närvarande är fullt.

Fliken för väntelista för ett seminarieevenemang.

Deltagarens registreringsanteckning (om sådan angetts), inklusive eventuella anpassade fält, kan visas via ögonikonen och, om det behövs, kan deltagarens svar i registreringsanteckningen redigeras. Se Skapa anpassade fält för mer information.

Användare med mod/facetoface:signupwaitlist behörigheten (Webbplatsadministratörer och Tränare som standard) kan boka användare för ett evenemang som överstiger kapaciteten, vilket resulterar i att evenemanget blir överbokat. Om du tar bort denna behörighet från de definierade rollerna (förutom Webbplatsadministratörer) kommer användarna istället att placeras på väntelistan.

Course badge Why not visit the Totara Academy for our latest course on Seminar Management in Totara Learn. Here you can learn more about how to use seminars, see best practice, and give it a go yourself.

Join the Totara Community for more resources to help you get the most out of Totara.

© Copyright 2025 Totara Learning Solutions. All rights reserved. Some content originally obtained via GPLv3 license and continues to be available under GPLv3. All other content is the sole copyright of Totara Learning Solutions.