Vad är multitenans?

Totara erbjuder robusta och flexibla multitenancy-funktioner, så att du kan organisera din webbplats i olika grupper med olika innehåll och användarupplevelser.

Segmentering av din webbplats till hyresgäster erbjuder ett antal fördelar och innebär att olika användningsfall nu är möjliga . För utökade företagswebbplatser kan du använda hyresgäster för att leverera inlärning till användare utanför din kärnorganisation. Du kan till exempel skapa en hyresgäst för användare i en partnerorganisation, så att de kan komma åt inlärning i en separat miljö med dedikerade administratörer.

En annan viktig fördel med att separera din webbplats i flera hyresgäster är att du tydligt kan separera och delegera ansvar när det gäller användar- och kursadministration. Detta innebär att hyresgästadministratörer endast ansvarar för administration i sin hyresgäst och inte behöver oroa sig för användare, kurser och annat innehåll i andra hyresgäster.

Komma igång

För att komma igång med multitenans kan du följa dessa steg och se respektive avsnitt på denna sida:

1. Om det inte redan är aktiverat måste du först aktivera multitenans på din webbplats.
2. Skapa sedan en eller flera innehavare och konfigurera inställningarna för innehavare.
3. Anpassa dina hyresgästteman.
4. Lägg till befintliga användare eller skapa nya användare för varje innehavare.
5. Skapa en målgrupp på systemnivå med hyresgästmedlemmar och deltagare vid behov.

Innehavarteman

Du kan ge varje hyresgäst ett distinkt utseende och känsla med Venturas hyresgästteman. Detta tillåter dig att branda dina hyresgäster baserat på suborganisationer, team eller vilka kategorier du än använder.

Du kan också ge varje innehavare sin egen unika inloggningssida genom att navigera till Snabbåtkomst-menyn > Innehavare > Inställningar och aktivera inställningen Aktivera innehavares teman före inloggning.

Om du vill att användare ska få tillgång till webbplatsen via en inloggningssida för innehavare måste du ge dem den specifika URL:en, som alltid tar formatet yoursitename/login/index.php?tenanttheme=tenantidnumber , där innehavarens ID är den innehavare-identifierare som används för innehavaren. När du har aktiverat teman för hyresgäster före inloggning kan ?tenanttheme=tenantidentifier läggas till vilken URL som helst för att specificera att hyresgästteman ska tillämpas innan en användare loggar in. Det aktuella temat för innehavare kommer också att behållas efter att innehavarens användare loggat ut.

Lägga till användare

När du har skapat din nya innehavare kan du antingen associera befintliga användare med innehavaren eller skapa nya användare specifikt för innehavaren. Nedan kommer vi att titta på hur man gör båda dessa.

Enskilda användare kan vara hyresgästmedlemmar eller hyresgästdeltagare . Innan du lägger till användare är det viktigt att förstå skillnaden mellan dessa roller:

• Hyresgästmedlemmar: Användare kan endast vara medlemmar i en hyresgäst åt gången, och deras konto hanteras av hyresgästens användarhanterare för hyresgäster. Om isoleringsläget är avstängt kommer medlemmar att kunna se delade utrymmen utöver något innehåll från innehavare, men om isoleringsläget är aktiverat kommer medlemmar inte att kunna se några delar av webbplatsen utanför sin innehavare. Deras åtkomst till webbplatsen kommer att avbrytas om innehavaren är avstängd.
• Hyresgästdeltagare: Icke-medlemmar (dvs. systemanvändare) kan tilldelas som deltagare för en hyresgäst. Dessa användare är inte exklusivt associerade med en specifik hyresgäst, men de kräver åtkomst till hyresgästen. Till exempel kan utbildare eller externa konsulter delta i en specifik hyresgästs kurser, vilket innebär att de måste registreras på relevanta kurser, program och certifieringar, eller läggas till i seminarieevenemang.

HR-import

Webbplatsadministratörer kan använda HR-import för att lägga till eller uppdatera användarinformation i bulk. När multitenancy är aktiverat kan platsadministratörer också lägga till innehavareinformation till användarkällan .

Innehavarpubliker  

När en innehavare skapas skapas en målgrupp som innehåller alla innehavares användare (både medlemmar och deltagare). Om ytterligare användare senare läggs till i innehavaren kommer de automatiskt att läggas till i denna målgrupp. Användare tas också automatiskt bort från målgruppen om de inte längre är en  hyresgästmedlem eller deltagare.

Standardmålgruppen skapas på kategorinivå, inte på systemnivå. Om du vill skapa undergrupper av hyresgästens medlemmar kan du skapa en dynamisk publik på systemnivån med Hyresgästmedlem som en regel.

För att hantera Regler fliken för en dynamisk målgrupp, behöver Tenant Domain Manager (eller en annan roll du väljer) ges totara/cohort:managerules möjligheten.

Läge för tenant-isolering

En ytterligare funktion du kanske vill aktivera är hyresgästisolering. När multitenancy är aktiverat, kan användare som standard se innehåll och användare från webbplatsnivån, vilket gör det lättare att dela innehåll över hela webbplatsen. Detta innebär att innehåll på webbplatsnivå är synligt oavsett hyresgäst. Men i vissa fall kanske du vill att dina hyresgäster ska vara helt separerade. När isoleringsläget är aktiverat är innehållet och användarna i varje hyresgäst helt separerade från andra hyresgäster. Till exempel, när isolering är påslagen, kommer användare i en hyresgäst bara att se kurskatalogposter från deras hyresgäst.

För att slå på isoleringsläge, gå till Snabbåtkomstmeny > Konfigurera funktioner, och markera sedan Aktivera hyresgästisolering inställningen.

Beteende när isolationsläge är inaktiverat (standard)

När Aktivera hyresgästisolering är av, gäller följande:

• Hyresgästsmedlemmar kan se och interagera med:
  • Innehåll inom deras hyresgäst.
  • Innehåll som inte finns inom någon hyresgäst.
  • Andra användare som också är medlemmar i deras hyresgäst.
  • Andra användare som också är deltagare i deras hyresgäst.
• En medlem av Hyresgäst A kommer inte att kunna se innehåll i Hyresgäst B eller hitta användare i Hyresgäst B.
• Autentiserade användare som inte är medlemmar i någon hyresgäst kommer att kunna se och interagera med:
  • Innehåll i systemet oavsett om det är hyresgästs innehåll eller inte (normal siktbarhet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
  • Användare i systemet oavsett om de är medlemmar av en hyresgäst eller inte (normal siktbarhet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
• Gästanvändare kommer bara kunna se och interagera med systeminnehåll och systemanvändare. De kan inte komma åt hyresgäster, eller hyresgästs innehåll.

Beteende när isolationsläge är aktiverat

När Aktivera hyresgästisolering är på, gäller följande:

• Hyresgästmedlemmar kan se och interagera med:
  • Innehåll inom deras hyresgäst.
  • Andra användare som också är medlemmar i deras hyresgäst.
  • Andra användare som också är deltagare i deras hyresgäst.
• En medlem av Hyresgäst A kommer inte kunna se innehåll i Hyresgäst B eller hitta användare i Hyresgäst B.
• Autentiserade användare som inte är medlemmar av någon hyresgäst kommer kunna se och interagera med:
  • Innehåll i systemet oavsett om det är hyresgästs innehåll eller inte (normal synlighet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
  • Användare i systemet oavsett om de är medlemmar av en hyresgäst eller inte (normal synlighet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
• Gästanvändare kommer kunna se och interagera med systeminnehåll och systemanvändare endast. De kan inte komma åt hyresgäster, eller hyresgästs innehåll.

Den största skillnaden är att med isolering kan en hyresgästmedlem inte se användare eller uppleva innehåll utanför sin egen hyresgäst.

Rapportering

Som standard har inte Hyresgästanvändarchefer och Domänchefer de nödvändiga behörigheterna för att skapa nya användarrapporter. Globala platsadministratörer kan dock skapa och dela rapporter som kan användas för dina hyresgäster.

När du skapar eller redigerar en rapport kan du välja att begränsa innehållet i rapporten baserat på hyresgäster. Gör så här:

1. Skapa en ny rapport eller redigera en befintlig rapport.
2. Navigera till fliken Innehåll.
3. För att begränsa de användare som ingår i rapporten till de som finns i användarens innehavare, bläddra ner till avsnittet Aktivera begränsningar för användarsynlighet och aktivera Visa poster baserat på inställningen för regler för användarsynlighet.
4. För att begränsa innehållet i rapporten, bläddra ner till avsnittet Aktivera synlighetsbegränsningar för hela webbplatsen och aktivera Visa poster baserat på inställningen för synlighetsbegränsningar för målgrupp, kurs och arbetsyta.
5. Konfigurera de andra inställningarna efter behov och välj sedan Spara ändringar .

När denna inställning är aktiverad kan innehavare endast se poster för medlemmar i deras innehavare i rapporter, vilket innebär att rapportdata är relevant och att rapportdata inte läcker ut över innehavare.

Kurser och kategorier

När du skapar en ny innehavare kommer du också att skapa en ny kategori för den innehavaren. Detta är avsett att vara platsen för alla kurser, program och certifieringar som skapats för hyresgästmedlemmar. 

Du kan skapa, redigera och hantera kategorier för en innehavare på samma sätt som du skulle göra på systemnivå i Totara.

Om du vill att en kurs ska vara tillgänglig för användare i alla innehavare på din webbplats kan du lägga till den i en kategori på systemnivå. Vid behov kan du skapa en specifik kategori för detta ändamål.

Vad händer när en hyresgästmedlem tilldelas innehåll utanför sin hyresgäst?

När en hyresgästmedlem tilldelas innehåll (såsom en kurs) utanför sin hyresgäst, kommer följande beteenden att vara sanna som standard:

• Oavsett vilken tilldelning, kommer användaren inte att kunna komma åt innehåll som tillhör en annan hyresgäst. Alla anrop till has_capability kommer att returnera falskt på grund av att innehållet och användaren är i olika hyresgäster.
• Om innehållet inte tillhör en hyresgäst (dvs. det är i systemkontext) och om isoleringsläget är avstängt (standard) kommer användaren att kunna komma åt det, förutsatt att deras tilldelning ger dem tillgång.
• Om innehållet inte tillhör en hyresgäst (dvs. det är i systemkontext) och om isoleringsläget är påslaget så kommer användaren inte att kunna komma åt det. Alla anrop till has_capability kommer att returnera falskt eftersom innehållet inte är i samma hyresgäst som användaren.

Att flytta användare och innehåll mellan hyresgäster

Systemanvändare flyttad till en hyresgäst

Systemanvändare kan flyttas till en hyresgäst om det behövs. När detta sker byter användarens kontext sin förälder från systemkontext till hyresgästkontext. Detta placerar effektivt användaren i hyresgästen. Allt innehåll som användaren tidigare har skapat, oavsett om det är personligt innehåll (t.ex. foruminlägg, kommentarer) eller webbplatsinnehåll (t.ex. kurser, aktiviteter) lämnas exakt där det var. Samma gäller för alla uppgifter eller data som registrerats mot användaren.

Om innehåll skapades i en hyresgäst som användaren tidigare kunde komma åt, men som inte är den hyresgäst som de flyttade till, kommer de att förlora åtkomst till det innehållet.

Alla uppgifter som användaren har kvarstår, dock, om de är tilldelade innehåll som de inte kan komma åt på grund av att nu vara medlem av hyresgästen, kommer de att förlora åtkomst till det innehållet.

När en användare flyttas till en hyresgäst avslutas deras deltagande i alla andra hyresgäster och de tas bort från alla andra hyresgästaudienser.

Hyresgästsmedlem flyttad från en hyresgäst till en annan

En användare kan också flyttas från en hyresgäst till en annan av en Webbplatsadministratör. När de flyttas upphör de att vara medlem i den ursprungliga hyresgästen och blir medlem i den nya hyresgästen. De kan fortfarande inte delta i några andra hyresgäster.

All data de har skapat medan de var medlem i den ursprungliga hyresgästen kommer att kvarstå, liksom alla uppdrag mellan dem och innehåll i den ursprungliga hyresgästen. De kommer emellertid att förlora åtkomst till all denna data, och uppdragen kommer inte att ge dem någon åtkomst.

Kurs för hyresgäst flyttad från en hyresgäst till en annan

Kurser kan också flyttas från en hyresgäst till en annan, eller ut ur en hyresgäst och in i systemkategorin. Detta kan göras genom att redigera kursen och ändra dess kategori.

När en kurs flyttas från en hyresgäst, förblir allt innehåll och data exakt som det är. Detta kan innebära att användare som är tilldelade och tidigare kunde få åtkomst till kursen förblir tilldelade men inte längre kan få åtkomst till kursen.

Delvis stödda funktioner

Även om många funktioner stöds väl för multitenans i Totara, har vissa för närvarande begränsningar. Vi arbetar ständigt för att förbättra multitenans och möjliggöra fler funktioner. 

Följande Totara-funktioner har för närvarande begränsat multitenancy-stöd, vilket innebär att de kommer att fungera men vissa aspekter kanske inte, eller kan vara begränsade i hur du kan tillämpa dem. 

Målgrupper

Det finns multitenancy-stöd för målgrupper, men vissa underliggande funktioner är för närvarande inte aktiverade.

Som domänhanterare för hyresgäster kommer du inte att kunna se fliken Registrerad utbildning när du hanterar en målgrupp i din hyresgäst. Detta beror på att rollen som domänhanterare för hyresgäst inte har lämpliga behörigheter (eftersom vissa av de underliggande funktionerna inte stöds fullt ut av multitenans), vilket kan leda till läckage av behörigheter och åtkomst. Vi arbetar för att implementera dessa funktioner i en framtida version av Totara. 

Instrumentpaneler

För närvarande stöds instrumentpaneler med multitenans men med vissa begränsningar. Som en domänhanterare för hyresgäster eller användarhanterare för hyresgäster kan du inte redigera din instrumentpanel för hyresgäster.

Funktioner som inte stöds

På Totara arbetar vi alltid med att förbättra vår plattform och din upplevelse.

För närvarande stöder vissa Totara-funktioner inte flertenantläge. Dessa funktioner kanske inte interagerar bra med multitenansinstanser, eller kanske inte tillåter dig att lägga till begränsningar som du vill. Dessa funktioner inkluderar:

• HR-import: Kan användas för att lägga till användare som medlemmar (enstaka hyresrätt) och deltagare (en eller flera hyresrättigheter). HR Import är fortfarande en centraliserad funktion, vilket innebär att den inte kan användas av hyresgästroller.
• Märken: Innehavarroller kan endast hantera kursmärken. Hantering av systembrickor är för närvarande begränsad till roller på systemnivå.
• Meddelanden: När isoleringen är avstängd finns det ingen hård begränsning för användares meddelanden för korsnivåer. Med isolering aktiverad, ser hyresgästmedlemmar endast användare från sin egen hyresrätt.
• Jobbtilldelning: Jobbtilldelningar kan endast hanteras av roller på systemnivå.
• Utbildningsplaner (kräver Totara Learn): Mallar för studieplaner kan endast hanteras av roller på systemnivå.
• Äldre 360-feedback: Denna funktion är föråldrad och har inget multitenancy-stöd 
• Legacy mål (kräver Totara Perform): Hyresgästens medlemmar kan använda legacy mål med isolering aktiverat, men kan inte se företagsmålsdetaljer eller de associerade målsramverken. Hyresgästanvändare kan skapa personliga mål för sig själva eller sitt team. Målramverk kan endast hanteras på systemnivå.
• Organisationer: Organisationsramverk är en funktion på systemnivå, vilket innebär att de endast kan hanteras centralt av roller på systemnivå. Det finns inget sätt att koppla organisationer till hyresrätter.
• Positioner: Positionsramverk är en funktion på systemnivå, vilket innebär att de endast kan hanteras centralt av roller på systemnivå. Det finns inget sätt att koppla positioner till hyresrätter.
  När du tilldelar användare i en tenant efter organisation eller position (t.ex. till ett program eller en certifiering), kommer användare från andra tenants eller webbplatsnivå som uppfyller tilldelningskriterierna också att tilldelas, så vi rekommenderar starkt att dina tenants inte delar samma hierarkier.
• Kompetenser: Kompetenser kan endast hanteras av roller på systemnivå och kan inte begränsas till specifika hyresgäster.
• Seminarieresurser (tillgångar, rum, facilitatorer): Seminarietillgångar, rum och facilitatorer kan endast hanteras av roller på systemnivå och kommer att vara tillgängliga för användare som skapar seminarieaktiviteter i alla hyresgäster.
• Taggar: Taggar skapas och hanteras på systemnivå, och kan inte begränsas till enskilda hyresgäster. Taggar kan endast hanteras av roller på systemnivå.
• Autentiseringsmetoder:  Autentiseringsmetoder kan endast aktiveras, inaktiveras och konfigureras på platsnivå, vilket innebär att de kommer att vara tillgängliga för alla innehavare om de är konfigurerade. Autentiseringsmetoder kan endast konfigureras av användare med relevanta roller på systemnivå.
• System- och plugininställningar: Alla system- eller plugininställningar kommer att gälla för alla hyresgäster. Dessa inställningar kan endast konfigureras av användare med relevanta roller på systemnivå.
• Snabbåtkomstmeny: En tenantmedlem tilldelad som Tenant User Manager kan se snabbmenyn i webbplatsens övre navigeringsfält. Denna meny är dock dold för en deltagare i en hyresgäst (dvs. inte en medlem) med samma roll . För att övervinna denna begränsning är alla administratörsåtgärder för innehavare tillgängliga i administrationsblocket på innehavares sidor.
• Rollväxling: Rollväxling stöds inte för kurser i tenants, men är fortfarande tillgänglig för kurser på webbplatsnivå.

Nästa steg

• Aktivera multitenans
• Lägg till en innehavare
• Inställningar för innehavare
• Tilldela rollen som Innehavardomänhanterare
• Tilldela rollen Användarhanterare för klient
• Skapa nya användare i en innehavare
• Lägg till befintliga användare till en innehavare
• Ladda upp användare till en innehavare