Configurar una etapa de aprobador
  • 25 Oct 2022
  • 6 Minutos para leer

Configurar una etapa de aprobador


En los flujos de trabajo de aprobación, se utiliza una etapa de aprobación para aprobar, rechazar o comentar una solicitud enviada. 

Puede configurar uno o más niveles de aprobación:

  • Quiénes son los aprobadores en cada nivel 
  • Qué campos están disponibles y/o son obligatorios en el formulario si es editable (según las capacidades del usuario) 
  • Qué sucede cuando la solicitud es aprobada, rechazada o retirada
  • Qué notificaciones deben enviarse
En un flujo de trabajo publicado o archivado, solo los aprobadores asignados y las notificaciones pueden cambiarse.

Configurar niveles de aprobación y aprobadores

Para configurar la aprobación en esta etapa del flujo de trabajo, haga clic en el panel de Aprobaciones.

Aquí puedes completar las siguientes acciones:

  • Añadir nuevos niveles de aprobación haciendo clic en Añadir nivel de aprobación
  • Renombrar o eliminar un nivel de aprobación existente haciendo clic en el ícono de tres puntos (tres_puntos(1))
  • Reordenar los niveles de aprobación usando el mango de arrastrar y soltar en la esquina superior izquierda de cada nivel
  • Cambiar el tipo de aprobador entre Relación (gerente) e Individual (uno o más usuarios específicos) para cada nivel
  • Para los niveles individuales, puedes agregar o eliminar aprobadores
  • Configurar anulaciones de aprobación

Todos los cambios se guardan automáticamente a medida que se realizan.

Nombramiento del nivel de aprobación

El nombre del nivel de aprobación se utiliza en el flujo de trabajo y en las interfaces de la aplicación como “Aprobación pendiente de [nombre del nivel]” o “Mostrar aprobadores de [nombre del nivel]”. Manténgalo corto y descriptivo, y no utilices las palabras “aprobador” o “aprobación” en el nombre.

Renombrar un nivel de aprobación.

Añadir aprobadores

Después de crear una etapa de aprobador, deberás agregar aprobadores. Estas son personas o relaciones que podrán aprobar (o rechazar) una solicitud. Puedes tener varios aprobadores y ellos pueden sentarse en diferentes niveles. 

Un solicitante deberá recibir la aprobación de cada nivel de manera secuencial (p. ej., nivel uno aprobado, luego nivel dos aprobado y así sucesivamente) antes de poder pasar a la siguiente etapa. Para cada nivel de aprobación, el solicitante solo necesita una persona para aprobar su solicitud, incluso si se han establecido varios aprobadores.

Para añadir aprobadores, siga estos pasos:

  1. En el nivel en el que desea agregar aprobadores, seleccione el tipo de aprobador en el menú desplegable:
    • Relación: Un puesto que tiene una relación con el solicitante (esto variará entre los solicitantes); actualmente solo está disponible la relación de gerente
    • Persona: Una o más personas nombradas (esto será el mismo para todos los solicitantes)
  2. Luego, puedes agregar el puesto o persona(s) que necesitas.
  3. Repite para todos los niveles que necesites.
Ten en cuenta que cambiar una persona de un nivel de aprobación a otro en un flujo de trabajo publicado puede requerir una purga de caché para actualizar los mapas de visibilidad subyacentes.

Configurar los aprobadores en la etapa 2 de un flujo de trabajo de aprobación.

Añadir anulaciones de aprobación

En algunos casos, es posible que necesites una estructura de aprobación diferente para el mismo flujo de trabajo de la aplicación. Por ejemplo, si tienes múltiples suborganizaciones o departamentos dentro de tu organización, podrías necesitar diferentes aprobadores para cada uno de estos. En lugar de tener que recrear todo el flujo de trabajo para cada suborganización cuando solo los aprobadores están cambiando, simplemente puedes crear anulaciones de aprobación.

Puedes agregar manualmente anulaciones de aprobación o cargar un archivo CSV. 

Añadir manualmente anulaciones del aprobador

La forma principal de añadir anulaciones de aprobadores es añadirlas manualmente. Para agregar manualmente anulaciones de aprobadores, siga estos pasos:

  1. Navega hasta el panel de flujo de trabajo.
  2. Seleccione el flujo de trabajo para el que desea agregar anulaciones del aprobador.
  3. En el panel izquierdo, seleccione Aprobaciones.
  4. Haga clic en el botón Configurar anulaciones de aprobación (arriba de la tabla de aprobadores).
  5. En la página Anulaciones de aprobación, haga clic en el botón Añadir anulación.
  6. Comenzando desde el nivel 1, marca la casilla Anular para establecer una anulación para ese nivel de aprobación.
  7. Selecciona el tipo de relación del menú desplegable:
    • Relación: Un puesto que tiene una relación con el solicitante (que variará entre los solicitantes).
    • Individuo: Una o más personas designadas (que serán las mismas para todos los solicitantes).
  8. A continuación, puedes agregar el puesto o persona(s) que necesitas.
  9. Repite para todos los niveles que necesites.

Puedes elegir que los niveles se hereden de la estructura de aprobación por defecto asegurándote de que el cuadro Anular quede sin marcar. 

Cargando un archivo CSV

Si tienes un gran número de anulaciones de aprobadores que deseas añadir de una vez, puedes importarlas y añadirlas masivamente utilizando un archivo CSV. Las instrucciones del formulario de importación proporcionan detalles sobre el formato y la estructura del archivo.

Para cargar tu archivo CSV, sigue estos pasos:

  1. Navega hasta el panel de flujo de trabajo.
  2. Seleccione el flujo de trabajo para el que desea agregar anulaciones del aprobador. 
  3. En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono de tres puntos (tres_puntos(1)).
  4. Seleccione Cargar anulaciones del aprobador
  5. Busque el archivo CSV y selecciónelo. 
  6. Haga clic en Cargar

Una vez que hayas cargado las anulaciones del aprobador, puedes administrarlas y editarlas desde el sistema. 

Administrar anulaciones de aprobación

Después de configurar las anulaciones de aprobación, ya sea manualmente o cargando un archivo CSV, puedes hacer cambios en ellas. Sigue estos pasos para administrar las anulaciones de aprobación:

  1. Navega hasta el panel de flujo de trabajo.
  2. Seleccione el flujo de trabajo para el que desea gestionar las anulaciones del aprobador.
  3. Seleccione Aprobaciones en el panel de la izquierda.
  4. Haga clic en el botón Configurar anulaciones de aprobación (arriba de la tabla de aprobadores).

Desde la página de anulaciones de aprobación, puedes ver las anulaciones de aprobación que has configurado, incluidos los niveles heredados y las personas o relaciones que se han agregado como anulaciones. También puedes hacer clic en el ícono del lápiz (Editar) a la derecha de cualquier anulación para hacer cambios.

Configurar interacciones de etapa del aprobador

Para configurar qué sucede cuando ocurren eventos de aplicación en esta etapa, haga clic en el panel Interacciones.

Todos los cambios se guardan automáticamente a medida que se realizan.

Los eventos de etapa del aprobador son:

  • En aprobado: El evento se activa cuando una aplicación ha sido aprobada en todos los niveles de aprobación de la etapa.
  • En rechazado: El evento se activa cuando una aplicación es rechazada en cualquier nivel de aprobación en esta etapa.
  • Al retirarse: El evento se desencadena cuando el solicitante o alguien más con la capacidad de retirar la solicitud retira una solicitud.
  • Al restablecer: El evento se activa cuando las aprobaciones deben restablecerse, como cuando la aplicación se edita después de que ya ha sido aprobada al menos en un nivel.

Para cada evento en esta etapa, puedes configurar a qué etapa debe moverse la aplicación haciendo clic en el ícono de lápiz (Editar) en el cuadro de transición Predeterminado.

Nota para el desarrollador
Un plugin de formulario de aprobación puede implementar observadores de eventos para realizar acciones personalizadas (es decir, hacer que algo suceda en Totara) o transiciones (es decir, mover la aplicación a una etapa o estado diferente). Estos no se mostrarán en el panel de interacciones.

Configuración de interacciones para una etapa de aprobador.

Configurar notificaciones de etapa del aprobador

Para configurar notificaciones personalizadas para esta etapa del flujo de trabajo, haga clic en el panel Notificaciones.

Todos los activadores de notificación disponibles son configurables, pero uno (Solicitud enviada) no se aplica a una etapa de aprobador. Las notificaciones que se pueden activar en una etapa de aprobador son:

  • Nivel aprobado: Se activa cuando una aplicación se aprueba a un nivel específico. El nivel se selecciona como parte de la configuración de la notificación.
  • Nivel denegado: se activa cuando una aplicación es rechazada en un nivel específico. El nivel se selecciona como parte de la configuración de la notificación.
  • Al comienzo del nivel: se activa cuando una aplicación ingresa a un nivel específico. El nivel se selecciona como parte de la configuración de la notificación.
  • Etapa completamente aprobada: Se activa cuando la aplicación ha sido aprobada en todos los niveles en esta etapa.
  • Comentario añadido: Se activa cuando se agrega un nuevo comentario a la aplicación en esta etapa.
  • Comentario actualizado: Se activa cuando se actualiza un comentario en esta etapa (el comentario puede haber sido añadido en cualquier etapa).
  • Al comienzo de la etapa: Se activa cuando una aplicación pasa a esta etapa (o para la primera etapa, cuando se crea una aplicación).
  • Al final de la etapa: se activa cuando una aplicación abandona esta etapa por cualquier motivo.
  • Solicitud retirada: Se activa cuando se retira una solicitud en esta etapa.

Consulte las notificaciones del flujo de trabajo de aprobación para obtener instrucciones detalladas.

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