La autoasistencia digital para seminarios permite a los usuarios registrarse y confirmar su asistencia a eventos de seminarios usando una URL específica del evento o un código QR. La asistencia se registra automáticamente en el sistema, lo que reduce la administración para los administradores del sitio, los capacitadores de edición o los capacitadores y permite una participación más flexible en seminarios en línea y presenciales.
Habilitar la autoasistencia
La autoasistencia se puede habilitar en el nivel de evento del seminario:
Ir a la página de configuración del evento del seminario relevante.
Active la autoasistencia marcando la casilla de verificación Autoasistencia.
Una vez habilitados, los siguientes campos de fecha/hora estarán disponibles para ser editados para la autoasistencia:
Autoasistencia abierta: Esto determina la fecha y la hora a partir de la cual el usuario puede marcar su asistencia al evento del seminario.
Cierre de la autoasistencia: Esto determina la fecha y la hora en que el usuario ya no puede marcar su asistencia al evento del seminario.
Para que se registre el autoregistro de un usuario, debe registrarse dentro de los horarios de apertura y cierre de autoasistencia establecidos.
Nota: El sistema NO considera el inicio de la sesión, la hora de finalización o el ajuste “Asistencia al evento – marcar en” como parte de la ventana de autoasistencia.
Es responsabilidad del administrador del sitio configurar una ventana de registro de autoasistencia adecuada.
Compartir la URL de autoasistencia o el código QR
Cuando la configuración del evento del seminario se guarda con la autoasistencia habilitada, se generará automáticamente una URL de autoasistencia y un código QR únicos específicos del evento.
Los administradores del sitio, los capacitadores de edición o los capacitadores pueden copiar el enlace de autoasistencia o descargar el código QR en la página de detalles del evento para compartirlo con los usuarios.
Si la ventana de autoasistencia ha caducado, aparecerá una etiqueta en la página de detalles del Evento debajo de la URL y el código QR que indica que el check-in ya no está activo, junto con la fecha y la hora en que venció.
Para deshabilitar la autoasistencia, desmarca el campo Habilitar autoasistencia y guarda el evento.
Nota: Si la autoasistencia está deshabilitada mientras la ventana de autoasistencia aún está abierta, los usuarios que ya hayan hecho el check-in conservarán allí la asistencia marcada para el evento del seminario.
Deshabilitar la configuración simplemente evita cualquier envío de autoasistencia. No revierte, elimina ni modifica ninguna asistencia ya registrada a través del autoregistro.
Los administradores del sitio, los capacitadores de edición o los capacitadores aún pueden ver y actualizar manualmente los registros de asistencia en la pestaña Tomar asistencia con la autoasistencia habilitada.
El usuario elige autoregistro
Cuando la autoasistencia está habilitada para un evento de seminario, y la URL o el código QR específicos del evento se han compartido con los usuarios, el usuario puede autoregistrarse en el evento de seminario.
Para autoregistrarse en un evento de seminario, el usuario debe estar inscrito en el curso o el curso debe tener habilitada la autoinscripción
El usuario selecciona la URL o escanea el código QR.
Nota: Cuando se descarga, el código QR tiene un fondo transparente. Si se abre en aplicaciones como Microsoft Paint con el modo oscuro habilitado, el código puede parecer ilegible. Esto NO afecta la funcionalidad de escaneo. Para obtener mejores resultados, abre el código QR en un navegador, usa la aplicación de fotos por defecto o insértalo en una diapositiva o documento.
Si el usuario aún no ha iniciado sesión en el sitio de Totara, se le pedirá que inicie sesión.
Una vez que hayas iniciado sesión, el sistema validará que la ventana de registro de autoasistencia del evento del seminario esté abierta y validará que el usuario esté reservado en el evento del seminario.
Si es válido, el usuario será marcado como Completamente asistido.
La siguiente tabla describe los mensajes que los usuarios pueden encontrar al usar el autoregistro, según el tiempo, el estado de la sesión y la configuración del sistema.
Escenario del usuario | Mensaje |
El usuario escanea antes de que se abra la ventana de registro | El check-in automático aún no está disponible. Vuelva más tarde. |
El usuario se registra con éxito | Has marcado tu asistencia exitosamente. |
El enlace ha caducado | El enlace de auto check-in ha caducado. Contacta con el instructor de tu curso. |
El usuario no está registrado para la sesión | No estás reservado para este evento. |
El usuario ya ha realizado el check-in o ha sido marcado como asistido | Su asistencia a esta sesión ya está registrada. No es necesario realizar ninguna otra acción. |
Nota: Si un administrador del sitio, un capacitador de edición o un capacitador marcan la asistencia de un usuario, p. ej., 'No se presentó', 'asistió parcialmente', y el usuario usa el enlace de autoasistencia o el código QR, la asistencia marcada establecida por el administrador del sitio, el capacitador de edición o el capacitador no se sobrescribirá.
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