Guía de inicio rápido del administrador del sitio

Introducción

El administrador del sitio es uno de los roles predeterminados en Totara. Como administrador del sitio, tienes el nivel más alto de permisos y capacidades. Puedes asignar a otros usuarios el rol de Administrador del Sitio, pero este rol no se puede eliminar.

Es importante comprender la diferencia entre los administradores del sitio y los administradores del sitio, así como otros roles. Por lo general, no quieres tener muchos administradores del sitio en tu sitio; debes usar el rol de administrador del sitio para la gestión diaria del sitio y solo usar el rol de administrador del sitio para la administración del sitio. Incluso puedes crear un rol separado que contenga solo los permisos y las capacidades que necesitas día a día. Esto asegurará que tú u otros usuarios no cambien accidentalmente la configuración de tu sitio y los ajustes importantes.

Echemos un vistazo a los aspectos básicos de ser un administrador del sitio.

Antes de comenzar

Antes de pasar directamente a la configuración de tu sitio, debes hacerte algunas preguntas importantes. Si estás configurando tu sitio de Totara por primera vez, considera lo siguiente:

• ¿Cómo accederán los usuarios al sitio? ¿Se proporcionarán los inicios de sesión o los usuarios crearán sus propias cuentas?
• ¿Qué productos estás usandoy qué funcionalidad estará disponible?
• ¿Se permitirá el acceso de invitados?
• ¿Su sitio requerirá varios idiomas?
• ¿En qué formato se encuentran actualmente sus datos de usuario?

Aspecto y sensación

Antes de que tus usuarios comiencen a usar tu sitio, se recomienda que te tomes el tiempo de personalizar tu sitio para que coincida con la marca de tu organización. Si bien puedes hacer esto en una fecha posterior y puedes actualizar continuamente la apariencia de tu sitio, se recomienda que personalices tu sitio antes de agregar usuarios. Recuerda que no quieres que tus usuarios vean un sitio vacío y sin marca antes de que estén listos para verlo. 

Puedes personalizar el aspecto de tu sitio de Totara de varias maneras. En primer lugar, puedes cambiar los temas, que determinan las fuentes, los estilos de encabezado, los colores y los íconos de tu sitio. También puedes configurar cómo se utilizan los temas en los ajustes de tema. Si estás usando multiinstancia, es posible que desees configurar diferentes temas para cada uno de tus inquilinos. Si es así, configura tus inquilinos y configura el tema de cada inquilino según sea necesario.

A continuación, puedes personalizar la página principal o los tableros de tu sitio. Puedes usarlos para presentar información importante, como anuncios y noticias, o resaltar contenido específico. 

Por último, puedes añadir bloques a la mayoría de tus páginas. Estos son elementos adicionales en el diseño de tu página que se pueden utilizar para presentar información u ofrecer funcionalidades útiles, por ejemplo, mostrar un calendario de próximos eventos o permitir a los usuarios regresar rápidamente a su contenido visitado recientemente.

También puedes mostrar tu sitio en varios idiomas si es necesario. Puedes instalar paquetes de idioma adicionales dirigiéndote a Site administration > > Language packs.

Find out more about customising your site in the course on tableros y temas básicos en Totara Academy. 

Jerarquías y tareas laborales

Una de las formas más comunes y eficientes de asignar contenido (como cursos o actividades de rendimiento) se basa en los roles que ocupan tus usuarios y las partes de tu organización en las que operan. Es posible que desees que todos los usuarios en una determinada posición completen un curso; por ejemplo, deseas que todos los asesores de tu organización completen un curso determinado, independientemente de dónde trabajen. Como alternativa, es posible que desees asignar a todos los usuarios de un país una actividad de desempeño específica, independientemente de su rol.

Probablemente desees asignar contenido según los roles de tus usuarios y dónde trabajan. Para hacer esto de manera efectiva, debes configurar jerarquías. Esto te permite planificar la estructura de tus roles, organizaciones y las relaciones entre ellos.

Es útil considerar cómo deben estructurarse sus jerarquías antes de añadir usuarios. Además, puedes configurar esto para usar la importación de RR. HH.

Find out more about posiciones, organizaciones y asignaciones de tareas en el curso dedicado de Totara Academy. 

Importación de RR. HH.

Comenzar con una nueva plataforma puede ser un cliente potencial abrumador: es probable que tengas muchos datos para administrar. Afortunadamente, la importación de RR. HH. te permite importar y actualizar automáticamente tus datos de usuario, jerarquías de posición y organización, competencias y más. También puedes agregar usuarios a diferentes inquilinos usando la importación de RR. HH.

En lugar de configurar manualmente tus posiciones, organizaciones y usuarios, puedes importarlos desde un archivo CSV o base de datos externa.

Una vez que hayas configurado los ajustes adecuados, puedes ejecutar la importación de RR. HH. para importar tus datos al sitio.

Find out more about HR import in the course on creando usuarios en Totara en Totara Academy. 

Audiencias

Con sitios más grandes, probablemente no querrás asignar usuarios individuales al contenido, ya que esto puede requerir mucho tiempo y esfuerzo. En su lugar, puedes usar audiencias para administrar grandes grupos de usuarios. Hay dos tipos de audiencias que puedes usar: audiencias fijas y dinámicas.

Con audiencias establecidas, puedes simplemente agregar usuarios a una audiencia y luego asignar contenido (como cursos o programas en Totara Learn, o competencias y actividades de rendimiento en Totara Perform) a todo el grupo. Por ejemplo, podrías crear una audiencia establecida para un grupo de nuevos usuarios y luego usar esta audiencia para asignar una actividad de rendimiento de registro para ver cómo están encontrando sus nuevas funciones.

Como alternativa, puedes crear audiencias dinámicas, que agregan y eliminan usuarios de la audiencia según un conjunto de reglas. Por ejemplo, podrías configurar una audiencia que incluya a todos los usuarios que trabajan en el Reino Unido y que ya han completado un curso básico de primeros auxilios. Luego, podrías usar esta audiencia para inscribir automáticamente a los usuarios que cumplan con estos criterios en un curso de primeros auxilios avanzado. Tan pronto como un usuario con sede en el Reino Unido complete el curso básico de primeros auxilios, será inscrito en el curso avanzado. También podrías usar una audiencia dinámica para agregar y eliminar usuarios automáticamente de un espacio de trabajo relevante (en Totara Engage), como una configuración para analizar un proyecto específico.

Con audiencias dinámicas, cualquier usuario que agregues manualmente o a través de la importación de RR. HH. se añadirá automáticamente a tus audiencias según sus reglas.

Find out more about audiencias en el curso dedicado en la Totara Academy.

Catálogo

El catálogo hace que sea fácil e intuitivo para los usuarios encontrar contenido que sea relevante para sus necesidades e intereses de capacitación. Si estás usando Totara Learn, el catálogo muestra todos los cursos, programas y certificaciones disponibles para los usuarios. Si estás usando Totara Engage, también puedes configurar el catálogo para mostrar contenido de Totara Engage, como recursos generados por el usuario.

Find out more about the catálogo en el curso dedicado de la Totara Academy. 

Políticas del sitio

Ahora, antes de abrir el sitio a tus usuarios, es posible que desees configurar las políticas del sitio. Puedes establecer declaraciones que tus usuarios deberán aceptar antes de que puedan acceder a tu sitio. También puedes agregar estas políticas en varios idiomas.

Gestión de usuarios y datos de usuarios

Ya sea que estés usando tu sitio para ofrecer capacitación específica, como un centro de aprendizaje informal y colaboración, o para administrar el rendimiento de las personas en tu organización (o cualquier combinación de estas), tendrás que proporcionar a los usuarios cuentas para que puedan acceder al contenido de tu sitio.

El primer paso es determinar quién necesita tener acceso a tu sitio. El siguiente paso que debes dar es proporcionar a las personas de tu organización acceso a tu sitio de Totara. Según la cantidad de usuarios que tengas y otros requisitos, puedes usar una gama de diferentes métodos de autenticación, desde el autorregistro hasta el inicio de sesión único.

Además, es posible que desees capturar información que no está incluida en los perfiles de usuario por defecto. Puedes lograr esto usando los campos de perfil de usuario. Por ejemplo, es posible que desees saber qué idiomas hablan tus usuarios. En este caso, podrías añadir un campo a los perfiles de usuario que permita a los usuarios añadir información sobre cualquier idioma que hablen.

Find out more about creando usuarios en Totara en el curso dedicado de Totara Academy. 

Roles de usuario, permisos y capacidades

Hay una variedad de roles disponibles en Totara, que otorgan diferentes permisos y capacidades a diferentes usuarios. Totara tiene una serie de roles por defecto. Algunos de estos están disponibles en todos los productos de Totara (como Site Administrator o Learner), mientras que otros son específicos de un producto (como Editing Trainers in Totara Learn).

Al comenzar, debes preguntar qué tendrán que hacer tus diferentes usuarios en el sistema. Es posible que necesites un puñado de administradores de sitios de confianza, así como una serie de otros roles como Creadores de cursos que completarán tu sitio con materiales de aprendizaje y Creadores de actividades de rendimiento que configurarán tus actividades de rendimiento. La mayor parte de los usuarios que se asignarán al rol de usuario: esto les dará capacidades limitadas en el sistema, pero les permitirá participar en aprendizaje formal, espacios de trabajo, compartir contenido y tener metas, competencias y actividades de desempeño asignadas.

Es posible que desee editar los permisos de cada rol. Por ejemplo, es posible que desees que algunos usuarios funcionen como Creadores de cursos, pero no puedan eliminar cursos o actividades. En lugar de modificar el rol del creador del curso, recomendamos duplicar el rol y eliminar las capacidades no deseadas.

También puedes asignar estos roles en diferentes niveles o contextos del sistema. Por ejemplo, uno de tus usuarios podría ser un creador de cursos dentro de una de tus categorías, lo que significa que solo puede crear nuevos cursos en esa categoría. Sin embargo, también se les podría asignar el rol de capacitador para cursos específicos en otras categorías.

Si estás usando multiinstancia, también tendrás que asignar los roles de inquilino a los usuarios que supervisarán cada inquilino.

Find out more about user roles in the course on gestión de usuarios a nivel del sitio en Totara Academy. 

Usar productos específicos de Totara

Hasta ahora has configurado una serie de características de plataforma, que son aplicables independientemente de los productos Totara que estés usando. Dependiendo de los productos (o sabores) que hayas instalado, hay una serie de otras características que necesitarás configurar. Por ejemplo, si estás usando Totara Learn, necesitarás crear los cursos, programas, certificaciones y planes de aprendizaje que deseas que completen tus usuarios. Si estás usando Totara Engage, querrás configurar espacios de trabajo y completar previamente la biblioteca y el catálogo con contenido útil, o configurar el motor de recomendaciones.

Echa un vistazo a las guías para cada uno de los productos que estás usando:

• Primeros pasos con Totara
• Primeros pasos con Totara
• Primeros pasos con Totara

Informes

Una vez que los usuarios estén en funcionamiento en tu sitio, puedes comenzar a usar informes. Como administrador del sitio, puedes configurar una variedad de informes que te ayudarán a ti y a otros usuarios a comprender cómo las personas están usando tu sitio. El generador de informes personalizados de Totara te permite crear informes personalizados en todo el sitio utilizando una serie de fuentes de datos extraídas de diversas características.

Totara también incluye una serie de informes útiles incrustados que pueden proporcionar información valiosa sobre cómo tus usuarios utilizan el sitio. Como administrador del sitio, también puedes personalizar los informes incrustados de Totara con el generador de informes.

Find out more about informes en el curso dedicado en la Totara Academy.  

Totara Academy

La Totara Academy incluye un programa específicamente adaptado a las necesidades de los administradores del sitio, que contiene una gama de cursos enfocados en características y funcionalidades específicas. A través de tutoriales de aprendizaje electrónico, videos, simulaciones interactivas y cuestionarios, desarrollarás todas las habilidades que necesitas para administrar un sitio de Totara. Completar el programa debería llevarle aproximadamente veinte horas si completa todas las actividades.

Find all the information you need in the Programa de administrador del sitio en Totara Academy.