Visualización y filtrado de informes

Como administrador del sitio (u otro usuario con los permisos adecuados), puedes crear informes de usuario personalizados y proporcionar acceso a otros usuarios para ver y exportar el informe.

El acceso a los informes se asigna según el rol de un usuario dentro del sistema. Puedes acceder a los informes a través del área de Informes dedicados a través de la navegación superior, o puedes administrar informes desde el menú Informes de acceso >rápido. 

El panel Informes solo aparecerá en el menú de navegación superior si al usuario se le ha asignado un rol al que se le ha permitido acceder a un informe. Dentro del tablero Informes, haga clic en la miniatura o el título de un informe para abrirlo y verlo.

Ordenando resultados del informe

Los datos del informe aparecerán en columnas en el orden establecido por el creador del informe; sin embargo, las columnas se pueden ordenar y ocultar según sea necesario al visualizarlas.

Al hacer clic en un encabezado de columna resaltado, se reordenarán los datos disponibles según esa columna. Aparecerá una flecha junto al encabezado de la columna para indicar si los datos están ordenados en orden ascendente (A-Z para datos alfabéticos y 1-9 para datos numéricos) o descendente (Z-A para datos alfabéticos y 9-1 para datos numéricos).

Un visor de informes puede elegir ocultar y mostrar columnas de su propia pantalla. Selecciona el botón Mostrar/Ocultar Columnas y utiliza las casillas de verificación para ocultar o mostrar las columnas de datos correspondientes y luego haz clic en el botón Aceptar.

Paginación

Cuando se haya alcanzado el número máximo de registros para mostrar por página, un informe será paginado. En la parte inferior de la página, usa los números de página o los enlaces (Siguiente) y (Anterior) para navegar por los datos.

Buscar resultados de informes

Al crear un informe personalizado, el administrador de informes puede agregar opciones de búsqueda para ayudar a los usuarios a encontrar resultados específicos y a refinar la información que se muestra.

Las opciones de búsqueda aparecerán en la parte superior de la página de visualización del informe. Usa los campos y filtros para ayudar a buscar datos específicos en el informe, como un usuario en particular o un rango de fechas. Haga clic en Mostrar más... para mostrar todos los campos de búsqueda disponibles.

Hay diferentes tipos de opciones de búsqueda disponibles, según el campo de datos y la fuente de informe seleccionada.

Las opciones de búsqueda a menudo tienen un menú desplegable donde se pueden seleccionar diferentes opciones para el filtrado de datos. Ten en cuenta que los campos de búsqueda se dividen en dos categorías: Búsqueda requerida y Búsqueda por. Los campos de búsqueda obligatorios son aquellos que el creador del informe ha especificado como obligatorios, mientras que los campos debajo del encabezado Buscar por se pueden utilizar opcionalmente para reducir aún más los resultados del informe.

Después de ingresar cualquier criterio de búsqueda, haga clic en el botón Buscar. Los resultados del informe aparecerán en la parte inferior de la página.

Búsqueda de texto

Una búsqueda de texto permite buscar información basada en texto de forma libre. El filtro tiene las siguientes opciones:

• Contiene Esta opción solo muestra la información que contiene el texto introducido (si no se introduce texto, el filtro está desactivado)
• * no contiene: Buscar registros que no contengan el texto ingresado
• Es igual a: buscar registros que sean iguales al texto
• Comienza con: buscar registros que comiencen con el texto ingresado
• * termina con: Buscar registros que terminen con el texto ingresado
• Está vacío: buscar registros que sean iguales a una cadena vacía
• no está vacío Buscar todos los registros sin una cadena vacía

Búsqueda seleccionada

Un filtro de selección refina la información según una lista desplegable de opciones. Los valores del menú desplegable variarán según el campo de búsqueda. Los filtros pueden incluir:

• * Es cualquier valor: Esta opción deshabilita el filtro (es decir, toda la información es aceptada por este filtro).
• * es igual a: Esta opción solo permite información que sea igual al valor seleccionado de la lista.
• * no es igual a: Esta opción solo permite información que sea diferente a la del valor seleccionado de la lista.
• * Cualquiera de los seleccionados: Esta opción arrojará resultados en cualquiera de los valores seleccionados
• * Ninguno de los seleccionados: Esta opción no arrojará resultados en ninguno de los valores seleccionados
• * Todos los seleccionados: Esta opción devolverá resultados en todos los valores seleccionados
• * No todos los seleccionados: Esta opción no arrojará resultados en todos los valores seleccionados

Búsqueda por fecha

Una búsqueda por fecha refina los registros por fecha o rango de fechas. Se puede ingresar una búsqueda de registros de antes y/o después de las fechas seleccionadas, y una búsqueda de registros que son un cierto número de días antes y/o después de la fecha de generación del informe.

Para aplicar un filtro de fecha, usa la casilla de verificación para habilitar el campo correspondiente e ingresa un día, mes y año, o usa el ícono de calendario para abrir una vista de calendario para seleccionar la fecha requerida.

Utilice la opción Incluir registro cuando falta la fecha para asegurarse de que no se omitan los registros (cuando coincidan con la búsqueda pero falten los datos relevantes). 

La zona horaria del usuario que ve el informe puede afectar los registros mostrados con ciertos filtros de fecha aplicados, por ejemplo, Fecha de inicio del curso.

Por ejemplo, si el Usuario A en Nueva Zelanda crea (o edita) un curso y establece la fecha de inicio en el 19 de enero, el Usuario B en una zona horaria anterior, por ejemplo, California, puede no ver el curso si el filtro del informe está configurado en “Fecha de inicio después del 18 de enero”. Esto se debe a que el usuario B está en una zona horaria que aún podría estar en el día anterior.

Estado rojo-ámbar-verde

La fuente del informe de finalización de la certificación tiene una columna titulada Estado rojo-ámbar-verde, pero en lugar de ser una columna que aparece en la tabla de resultados del informe, esto es en realidad un filtro por el que se puede ver el contenido. 

Este filtro te permite filtrar información según un conjunto de casillas de verificación.

• Rojo para certificaciones vencidas o vencidas
• Ámbar para las certificaciones vencidas o por vencer
• Verde para certificaciones asignadas o certificaciones completadas (también llamadas “certificadas”)

Al igual que los semáforos, estos filtros le permiten saber qué certificaciones requieren acción y cuán urgente puede ser esa acción. 

Puedes seleccionar uno o más de los filtros de estado de color para aplicar. Elegir ninguno o todos los filtros esencialmente deshabilitará el filtro, ya que mostrará todos los resultados. 

El estado coordinado por color se mostrará en los resultados del informe en la columna Estado. 

Filtrado de resultados de informes

Al crear un informe personalizado, el administrador de informes también puede agregar filtros para ayudar a los usuarios a refinar la información que se muestra. Los filtros aparecerán al costado de la página de visualización del informe.

Hay una serie de filtros diferentes disponibles para cada informe, según la fuente de informe seleccionada.

Los filtros tienen uno o más menús desplegables donde se pueden introducir diferentes opciones para el filtrado de datos.

Después de ingresar cualquier filtro de búsqueda, el informe actualizará automáticamente los resultados del informe.

Haga clic en Mostrar más... para mostrar todos los filtros de la barra lateral disponibles.

Búsquedas guardadas

Al ver un informe y usar la función de búsqueda, puedes guardar las búsquedas para volver rápidamente a ellas en una fecha posterior. Una búsqueda guardada permite a los visores de informes replicar una búsqueda y/o filtros según sea necesario, o compartir una búsqueda y/o filtros con otros visores de informes. Por ejemplo, en el informe Cursos, podría guardar una búsqueda para mostrar solo cursos de una categoría de Curso específica.

Las búsquedas guardadas también se pueden utilizar al configurar informes programados.

Una vez que tú (u otros usuarios) hayas creado al menos una búsqueda guardada compartida, la sección Búsquedas guardadas estará disponible en la parte superior del informe. Desde aquí, los usuarios pueden seleccionar diferentes búsquedas utilizando la lista desplegable Ver una búsqueda guardada. Como creador del informe, también puedes seleccionar qué búsqueda guardada se utilizará como predeterminada eligiendo la búsqueda de la lista desplegable y haciendo clic en Establecer como tu vista predeterminada.

Utiliza la página Administrar tus búsquedas guardadas para editar o eliminar una búsqueda guardada. Aquí puedes ver una lista de búsquedas guardadas visibles para ti (no podrás ver las búsquedas guardadas privadas de otros usuarios).

En la columna Opciones puede editar () o eliminar () la búsqueda guardada.

Ver direcciones de correo electrónico

Es posible ver las direcciones de correo electrónico en el generador de informes, aunque el valor Correo electrónico es privado puede mostrarse cuando se ve la columna Correo electrónico del usuario en un informe.

Si se encuentran problemas con la visibilidad del campo de correo electrónico del usuario, verifique los siguientes ajustes y capacidades.

La capacidad site:viewuseridentity también deberá estar habilitada (establecida en Permitir) para el rol relevante. Por defecto, esto está habilitado para los roles de capacitador, capacitador de edición y gerente (no de gerente de personal); sin embargo, esta es una capacidad de contexto del curso, por lo que el rol del usuario debe ser asignado en el contexto del sistema para otorgar visibilidad en el generador de informes.

También es importante tener en cuenta que la columna Correo electrónico del usuario (ignorando la configuración de visualización del usuario) debe agregarse al informe. La columna Correo electrónico respeta la visibilidad del correo electrónico independientemente de los permisos, lo que podría dar lugar a la advertencia de que el correo electrónico es privado, incluso cuando se ve como administrador del sitio.

Alternativamente, un administrador puede establecer la capacidad site:viewuseridentity para Permitir el rol de Usuario autenticado y luego restringir el informe al rol de Instructor en cualquier contexto. Esto proporcionaría acceso al capacitador para ver la dirección de correo electrónico del usuario en el informe. Ten en cuenta que este cambio expondría las direcciones de correo electrónico de los usuarios a los usuarios inscritos en el contexto del curso, por lo que sería necesario anular un rol en el contexto del curso o la categoría.

Datos relacionados con la gestión del rendimiento

Por defecto, los administradores de sitios no pueden acceder a las columnas de informes relacionadas con el rendimiento de un usuario.

Esto incluye las siguientes columnas: 

Respuestas de la Evaluación Respuestas del usuario, Respuestas de calificación del usuario, Puntaje del usuario, Respuestas del gerente, Respuestas de calificación del gerente, Puntaje del gerente, Respuestas del gerente, Respuestas del gerente, Respuestas del gerente, Puntaje del gerente, Respuestas del evaluador, Respuestas de calificación del evaluador, Puntaje del evaluador, Respuestas de todos los roles, Puntajes de todos los roles.

Metas Nombre de la meta, descripción de la meta

Para dar acceso a estos datos a los administradores del sitio, el rol debe actualizarse con las siguientes capacidades:

• totara/appraisal:viewallappraisals
• totara/hierarchy:viewallgoals

Detección de problemas

¿Por qué un informe no funciona como se esperaba?

En algunos casos, es posible que un informe no funcione como se esperaba. Si esto sucede, puedes revisar el código SQL para comprender mejor cómo funciona.

Puede obtener el código SQL siguiendo estos pasos:

1. Ver el informe en un navegador y añadir '&debug=1' a la URL del informe (p. ej., /totara/reportbuilder/report.php?id=37&debug=1). 
2. Esto mostrará el código SQL y los parámetros que se están ejecutando, que luego se pueden copiar a un archivo de texto y enviar al equipo de soporte de Totara.

¿Por qué los campos de perfil personalizados no se muestran en mi informe?

Cuando se agregan campos personalizados usando el generador de informes, es posible que no se muestren para algunos usuarios. Los usuarios que visualizan el informe requieren la moodle/user:update capacidad de ver los campos de perfil personalizados.

Para verificar si un usuario puede ver los campos de perfil personalizados, sigue estos pasos:

1. Navega hasta el menú de acceso rápido > Usuarios > Permisos > Verificar permisos del sistema .
2. Seleccione el usuario.
3. Haga clic en Mostrar los permisos de este usuario .
4. Introduzca moodle/user:update en el campo de filtro.
5. Compruebe si esta capacidad está configurada en Permitido - Sí .

¿Por qué mi informe no se almacena en caché a la hora especificada?

En algunos casos, cuando el almacenamiento en caché de un informe específico se establece en un momento determinado (p. ej., diariamente a las 9 p. m.), es posible que no se almacene en caché a la hora especificada y, en su lugar, se generará más adelante. Esto se debe a que los informes en caché se preparan uno tras otro, es decir, cuando se termina el primero, se inicia el segundo, y así sucesivamente. Esto se hace en una sola secuencia para evitar sobrecargas en la base de datos. Si hay más de un informe que necesita ser almacenado en caché, es posible que haya un retraso según el tamaño de los informes. El orden no está especificado y no se garantiza que las cachés de informes se actualicen en la misma secuencia cada vez.

Próximos pasos

• Búsquedas de informes guardadas
• Habilitar visibilidad de correos electrónicos en informes