¿Qué son los informes?
  • 25 Oct 2022
  • 7 Minutos para leer

¿Qué son los informes?


Dentro de Totara hay informes del sitio, a los que solo pueden acceder los administradores del sitio y que no son personalizables, y luego hay informes creados y administrados utilizando el generador de informes. La mayoría de los informes se encuentran dentro de los últimos, por lo que nos centraremos en los informes que utilizan el generador de informes.  

También puedes encontrar más información sobre informes en nuestro sitio web. 

Generador de informes

Ya sea que uses tu sitio de Totara para ofrecer aprendizaje y capacitación, como espacio para que los usuarios colaboren y discutan, o para gestionar el rendimiento de tus equipos con revisiones y evaluaciones, los informes pueden proporcionar información sobre cómo tus usuarios utilizan la funcionalidad de Totara.

El generador de informes de Totara permite a los administradores del sitio crear informes personalizados en todo el sitio que luego se distribuyen a los usuarios para que puedan revisar y administrar cómo sus equipos usan el sitio.

Beneficios de usar el generador de informes Totara

El generador de informes obtiene datos de muchas características de Totara para proporcionar informes sobre áreas como la finalización del curso 9Totara Learn) y el compromiso con el espacio de trabajo (Totara Engage), y también se puede usar para validar datos importados usando la importación de RR. HH.

Finalización y competencias

Según los productos de Totara que tengas, los usuarios pueden completar diversas actividades, cursos, programas, certificaciones y competencias. Los informes creados para mostrar la información de finalización y competencia pueden informar a los gerentes de personal sobre el trabajo que un usuario aún no ha completado y también pueden utilizarse para encontrar usuarios que sean competentes en áreas particulares. Esta información se puede utilizar para obtener talento dentro de tu empresa para la promoción interna y para llenar brechas temporales de conocimiento dentro de tu organización.

Validación de datos

La importación de RR. HH. permite a los administradores del sitio importar datos de los sistemas de RR. HH. (u otros sistemas) para completar automáticamente las cuentas de usuario, la organización y las jerarquías de posición. Los informes personalizados se pueden usar para permitir que un representante de RR. HH. o los gerentes de personal revisen los datos que se han importado para verificar su precisión, sin requerir que tengan acceso a editar o ver cuentas de usuarios directamente.

Cómo funciona el generador de informes

Creación de informes personalizados

Totara contiene roles de usuario a los que se les otorgan permisos para realizar partes del proceso de creación y visualización de informes personalizados. Un administrador del sitio puede crear un informe y ponerlo a disposición de otros usuarios según el rol que se les haya asignado en el sistema.

La creación de un informe permite a los administradores del sitio seleccionar:

  • Las columnas de datos que estarán disponibles
  • Los filtros que un usuario puede usar para buscar
  • Controles de contenido que restringen los registros que están disponibles cuando se visualiza un informe
  • Los roles de usuario a los que se les dará permiso para acceder al informe
  • Ajustes de rendimiento, como restringir la ejecución de informes con criterios de búsqueda ingresados y almacenar versiones en caché del informe

El almacenamiento en caché del generador de informes no funcionará si tiene la opción de capacidad de varios propietarios habilitada en su sitio.

Fuentes de informes

Si ha seleccionado una fuente de informe, deberá configurar el informe para que pueda ajustarlo según sus necesidades. Por lo tanto, se recomienda que al utilizar una fuente de informe (en lugar de una plantilla de informe) seleccione Crear y editar.

Plantillas de informes

Al crear nuevos informes, puedes usar plantillas de informes para crear rápidamente informes útiles. Estos proporcionan un punto de partida que puedes editar para que se ajuste a tus requisitos exactos. Ten en cuenta que al crear y editar un informe a partir de una plantilla, no editarás la plantilla en sí.

Estas plantillas de informes pueden comenzar a darte información útil de inmediato. Por ejemplo, la plantilla del informe de resumen de actividad del sitio del administrador muestra el número de entradas de registro para el sitio a lo largo del tiempo, sin necesidad de configurar ajustes adicionales.

Diferentes plantillas están dirigidas a diferentes roles. Las siguientes plantillas están disponibles actualmente para estos roles:

  • Administrador
    • Resumen de la actividad del sitio del Administrador
  • Usuario
    • Resumen del estado de finalización de la certificación del alumno
    • Resumen del estado de finalización del curso del alumno
    • Resumen del estado de la meta del usuario
    • Resumen del estado de finalización del programa del usuario
  • Gerente
    • Resumen del estado de finalización de la certificación del jefe de equipo
    • Resumen del estado de finalización del curso del jefe de equipo
    • Resumen del estado de la meta del jefe de equipo
    • Resumen del estado de finalización de programas los jefes

Al igual que con los informes creados a partir de una fuente de informes, cada informe creado a partir de una plantilla puede personalizarse por completo seleccionando Editar este informe. Puedes agregar o eliminar columnas, cambiar el orden de las columnas, mostrar un gráfico, agregar filtros y más.

Visualización de informes

Al utilizar un informe, los usuarios pueden determinar qué columnas se muestran seleccionando Mostrar/Ocultar Columnas. En esta ventana emergente, los usuarios pueden decidir qué columnas mostrar (marcadas) y qué columnas estarán ocultas (desmarcadas) en el informe. Selecciona Aceptar para confirmar tus selecciones.

Ejecución de informes personalizados

Los usuarios que tengan acceso a los informes verán la opción del menú Mis informes en el menú de navegación. Los usuarios pueden ejecutar un informe, agregar criterios de búsqueda para filtrar registros particulares y exportar datos a archivos. Los informes que deben ejecutarse regularmente pueden programarse para que se ejecuten automáticamente y se envíen como archivos adjuntos a los usuarios.

En función de los controles de contenido que se han configurado, el informe puede filtrarse previamente para mostrar solo los registros del personal en la posición de un usuario o por debajo de esta, dentro o debajo de la organización de un usuario, u otros detalles según la fuente del informe que se haya elegido.

Desarrollando fuentes de informes personalizadas

Una fuente de informe define el tipo principal de datos que se utilizarán en un informe. Cada informe puede tener una fuente de informe. El conjunto de fuentes de informes por defecto incluye datos como información del perfil del usuario, detalles de fecha y hora. Tu partner de Totara puede crear fuentes de informes adicionales. Este proceso se describe en detalle en la documentación del desarrollador.

Tipos de informes

En Totara hay dos tipos de informes:

  • Informes incrustados: Informes generados por el sistema
  • Informes de usuario: Creado por los administradores del sitio y puesto a disposición de otros usuarios

Informes incrustados

Cada instalación de Totara viene con un conjunto de informes incrustados (una lista de los cuales se puede encontrar en la página de fuentes de informes). Estos pueden ser editados y administrados por un administrador del sitio y cualquier persona a la que se le haya dado la capacidad de informes de totara/reportbuilder:manageembedded.

Los informes incrustados se utilizan en todo el sistema, por ejemplo, la lista de navegación de usuarios es en realidad un informe incrustado y, por lo tanto, se puede personalizar para adaptarse a tu organización. Es posible duplicar un informe incrustado y luego editar la copia para adaptarla mejor a tus requisitos sin cambiar el informe por defecto. Si decides editar un informe incrustado, esto causará cambios para todos los usuarios del sitio que accedan a ese informe.

Si desea reutilizar cualquier informe incrustado, se recomienda encarecidamente que no edite los informes incrustados por sí mismos, ya que normalmente se utilizan en varios lugares del sistema y editar estos informes puede tener consecuencias no deseadas. En su lugar, debe duplicar el informe incrustado si desea usarlo para otro propósito.

Informes de usuario

Los informes de usuarios son los informes que los administradores del sitio y los administradores del sitio crean y ponen a disposición de otros usuarios. Una vez que se ha creado un informe, se puede ver en dos lugares. En primer lugar, puedes ver los informes creados en la pestaña Informes (en la barra de navegación superior). Desde la página de informes, puedes hacer clic en un informe para seleccionarlo y luego seleccionar Editar este informe. En la página del administrador de informes (Menú de acceso rápido > Informes) puede ver un informe haciendo clic en su título o en el enlace de visualización. Puedes actualizar un informe haciendo clic en el ícono de engranaje () debajo de la columna Acciones o eliminarlo usando el ícono de cruz (). 

C003 - Reports(1)Get involved in the conversation about Reporting on the Totara Community. 

The Totara Academy has a whole course dedicated to using Reports in Totara. Here you can learn more on how to use reports, see best practice, and give it a go yourself.

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