¿Qué es la importación de RR. HH.?

Los sistemas de RR. HH. de la empresa almacenan y mantienen información crítica sobre las personas que mantienen las empresas en funcionamiento. Estos sistemas se actualizan a diario a medida que las personas se unen a la empresa, cambian de posición, reorganizan, abandonan y regresan, por nombrar algunos de los elementos de datos clave que generalmente se recopilan y rastrean.

Todas las personas que trabajan en una empresa necesitan capacitación y desarrollo regularmente, y la mayor parte de la capacitación y el desarrollo que necesitan está directamente relacionada con la información mantenida en el sistema de RR. HH. de la empresa. La forma en que se almacenan los datos en el sistema de RR. HH. de una empresa depende en gran medida del sistema de RR. HH. de la empresa que se utiliza y de la forma en que el sistema ha sido configurado para la empresa.

Esta herramienta, llamada HR Import, permite que los datos de las personas, las posiciones y la organización en Totara Learn se actualicen de forma regular y automática de acuerdo con todos los datos relevantes entregados desde los sistemas de administración de recursos humanos empresariales. La importación de datos de RR. HH. es un proceso de sincronización unidireccional (desde el sistema de administración de recursos humanos de tu empresa hacia Totara Learn) que admite dos tipos de intercambio de datos:

• Archivo CSV
• Conexión con la base de datos externa

Los archivos CSV se pueden cargar en Totara y la importación de RR. HH. se puede ejecutar de forma ad hoc o manual. Un registro de informes detallado, con capacidad de búsqueda y filtrado proporciona un registro de todas las importaciones anteriores.

Utilizando importación de RR. HH.

El proceso general para usar la importación de RR. HH. se describe en el siguiente diagrama.

Si deseas utilizar la importación de RR. HH. cargando un archivo CSV, deberás seguir estos pasos básicos: 

1. Configurar los ajustes por defecto.
2. Configurar el elemento. 
3. Configurar fuente.
4. Crea el archivo.
5. Subir este archivo. 
6. Ejecutar Importación de RR. HH.
7. Verifique los registros de importación de RR. HH. 

Puedes encontrar más detalles sobre cada uno de estos pasos dentro de esta documentación (consulta los próximos pasos al final de esta página). 

Beneficios de usar la importación de RR. HH.

La importación de RR. HH. mantiene a Totara al día con los datos del sistema de RR. HH. de la empresa, sin la necesidad de introducir, actualizar y eliminar datos manualmente. Al agregar los datos más recientes de la organización, posiciones, competencias, usuarios y asignación de trabajos, Totara Learn puede reflejar la estructura de tu organización y almacenar información actual sobre los usuarios y gerentes, así como de las capacitaciones que deben realizar.

Cuando se utiliza HR Import junto con la funcionalidad de gestión de audiencias de Totara Learn, Totara Learn puede proporcionar a los usuarios acceso a contenido de aprendizaje dirigido de manera dinámica, sobre la base de la información de RR. HH. más reciente.

Audiencias

Las audiencias se pueden definir según las reglas, donde la membresía (y las actividades de aprendizaje y rendimiento asignadas a los miembros de la audiencia) se pueden actualizar regularmente. Las reglas de audiencia pueden consistir en cualquier campo de datos de RR. HH. que se encuentre en Totara (es decir, organización, posición y datos de usuario). Las reglas de audiencia (p. ej., “El nombre de la organización es Finanzas corporativas”) pueden combinarse en conjuntos de reglas (p. ej., “El nombre de la organización es Finanzas corporativas Y la ID del puesto es 988 Y la fecha de inicio del usuario es anterior a 12 meses Y la condición de empleo es de tiempo completo Y la ID del empleado no es ADV994”). Cuando Totara tiene datos de RR. HH. actualizados (mediante la importación de RR. HH.), las audiencias mantendrán la membresía y el aprendizaje asignado coherentes con el estado actual de cada persona en la empresa.

Consulte la documentación de audiencias para obtener más información.

Generador de informes

El generador de informes permite crear y configurar informes para controlar qué columnas de datos y filtros se muestran en un informe determinado, así como qué registros se muestran a un usuario que ve el informe. Al igual que las reglas de audiencia, las columnas de un informe pueden comprender cualquier campo de datos de RR. HH. que se encuentre en Totara (es decir, datos de la organización, la posición y el usuario). Por ejemplo, los informes pueden incluir columnas como Departamento de usuario, Ciudad de usuario, País de usuario, Organización de usuario, Posición de usuario, Nombre de administrador de usuarioe ID de administrador de usuario.

Los filtros de un informe también pueden aprovechar todos estos campos de datos de RR. HH., así como las relaciones jerárquicas en los datos de RR. HH. Por ejemplo, un visor de informes puede filtrar un informe por jerarquías organizativas. El generador de informes también puede aprovechar los datos jerárquicos para mostrar solo registros a los usuarios de informes según su relación con otros usuarios (p. ej., subordinados directos, en la misma área de la jerarquía organizacional, etc.). Cuando la importación de RR. HH. se ejecuta diariamente, los registros, columnas y filtros disponibles de cada informe están actualizados con los datos de RR. HH. más recientes.

Consulte la documentación de los informes para obtener más información.

Elementos 

Los elementos que se pueden importar a través de la importación de RR. HH. incluyen:

• Asignaciones de trabajos
• Organizaciones
• Posiciones
• Usuarios
• Competencias

Fuentes

Con la importación de RR. HH., las fuentes son de dónde provienen los datos, es decir, un archivo CSV o una base de datos externa. Estos se pueden configurar individualmente para cada elemento que hayas habilitado. 

opción ¿Importar RR. HH.?

Una vez que la importación de RR. HH. esté habilitada para un elemento, habrá una opción de Importación de RR. HH. que aparecerá en la configuración cuando se cree una nueva instancia del elemento habilitado correspondiente, por ejemplo, cuando se agregue una organización a una jerarquía organizativa o se agregue o actualice una cuenta de usuario.

Al seleccionar la opción HR Import? (Importación de RR. HH.) al crear una nueva asignación de trabajo, organización, puesto, usuario o competencia, se puede actualizar o eliminar a través de HR Import (Importación de RR. HH.). 

Además de tener habilitada la opción HR Import?, el campo idnumber para la nueva asignación de trabajo, organización, puesto, competencia o usuario debe tener un valor para permitir que se actualice a través de la importación de RR. HH.

El campo HR Import? (Importación de RR. HH.) se puede marcar manualmente según el usuario (siempre que el registro del usuario tenga un campo de número de ID) al editar la cuenta de un usuario. También puedes cambiar el campo HR Import? para la importación masiva de usuarios (usando la opción de alternar Importación de RR. HH.). No es posible cambiar masivamente la asignación de trabajo HR Import?.

Bucles de asignación de trabajo de gestión circular

Los bucles circulares de gestión pueden ocurrir cuando un gerente se reporta a sí mismo. Esto puede ocurrir cuando se importan usuarios que tienen un gerente asignado, que son el gerente de la jerarquía de administración.

Por ejemplo, el Usuario A tiene el Usuario B como su jefe, el Usuario B tiene el Usuario C como su jefe, el Usuario C tiene el Usuario A como su jefe.  También es posible tener un bucle con varias asignaciones de trabajos, de la siguiente manera. Si tienes dos usuarios, A y B, cada uno con dos asignaciones de trabajo, 1 y 2, puedes tener A1 > B1 > A2 > B2, pero no puedes añadir > A1 al final. Esto puede conducir a un comportamiento inesperado para las aprobaciones de la gerencia y los informes de la gerencia, por lo que debe evitarse.

Si se encuentra una administración circular al importar un gerente con importación de RR. HH., ninguno de los usuarios que forman la referencia circular tendrá asignado su gerente, con un aviso que explique el motivo.

Para importar los usuarios identificados como que tienen una referencia circular, los registros del archivo de importación deberán ajustarse para que la referencia circular ya no exista. En el ejemplo anterior, el Usuario C necesitará que su jefe de equipo cambie de Usuario A.

Registro de importación de RRHH

Después de ejecutar la importación de RR. HH., es posible que desees verificar cómo salió, especialmente si hubo algún error. Puedes ver los registros de tus ejecuciones de importación de RR. HH. dirigiéndote al menú de acceso rápido Importación de > RR. HH. Registro> de importación de RR.  HH. como administrador del sitio. 

Filtrado

Luego puedes filtrar los registros para mostrar solo el contenido específico que estás buscando. Por ejemplo, es posible que desees usar filtros para buscar una ejecución que tuvo lugar en una fecha específica o un tipo de registro específico (p. ej., error, advertencia, información).

Registros de aprendizaje

Una vez que hayas estado usando el sistema de importación de RR. HH. por un tiempo y lo hayas ejecutado varias veces, puedes comenzar a obtener una acumulación de registros antiguos que ya no necesitas. Puedes borrar registros desplazándote hasta la parte inferior de la página de registro de importación de RR. HH. y usando el botón Borrar todos los registros o el botón Borrar todos excepto los últimos registros. Si elige Borrar todos los registros más recientes, se mantendrán los registros de su última ejecución de importación de RR. HH. únicamente. 

Próximos pasos

• Configurar los ajustes predeterminados de importación de RR. HH
• Habilitar elementos de importación de RR. HH
• Configurar fuentes de importación de RR. HH
• Ejecutar Importación de RR. HH
• Cargar archivos de Importación de RR. HH
• Exportar registros de importación de RR. HH