¿Qué es la tenencia múltiple?
  • 09 Feb 2024
  • 15 Minutos para leer

¿Qué es la tenencia múltiple?


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Totara ofrece una funcionalidad robusta y flexible de múltiples usuarios, lo que te permite organizar tu sitio en grupos distintos con contenido y experiencias de usuario diferentes.


Segmentar tu sitio en inquilinos ofrece una serie de beneficios y significa que ahora son posibles diferentes casosde uso . Para sitios empresariales extendidos, puedes usar inquilinos para entregar aprendizaje a usuarios fuera de tu organización principal. Por ejemplo, podrías crear un inquilino para usuarios en una organización asociada, lo que les permite acceder al aprendizaje en un entorno separado con administradores dedicados.

Un diagrama que muestra cómo un sitio con capacidad de multiinstancia podría tener usuarios, cursos, categorías, espacios de trabajo y actividades divididos por inquilino.

Otro beneficio clave de separar tu sitio en varios inquilinos es que puedes separar y delegar claramente las responsabilidades en términos de administración de usuarios y cursos. Esto significa que los administradores de inquilinos solo son responsables de la administración en sus inquilinos y no necesitan preocuparse por los usuarios, los cursos y otros contenidos en otros inquilinos.

Introducción

Para comenzar con la multiinstancia, puedes seguir estos pasos y consultar las secciones respectivas de esta página:

  1. Si aún no está habilitado, primero debes habilitar la capacidad de varios propietarios en tu sitio.
  2. A continuación, cree uno o más arrendatarios y configure los ajustes de arrendatario.
  3. Personaliza tus temas de inquilino.
  4. Añadir usuarios existentes o crear nuevos usuarios para cada inquilino.
  5. Crea una audiencia a nivel del sistema de miembros y participantes de inquilinos, si es necesario.


Temas del inquilino

Puedes darle a cada inquilino un aspecto y una sensación distintivos utilizando los temas de inquilinos de Ventura. Esto te permite marcar a tus inquilinos con base en suborganizaciones, equipos o cualquier categoría que uses.

También puedes darle a cada inquilino su propia página de inicio de sesión única navegando hasta el menú Acceso rápido > Ajustes de > inquilinos, y activando la configuración Habilitar temas de inquilinos previos al inicio de sesión.

Si deseas que los usuarios accedan al sitio a través de una página de inicio de sesión de inquilino, deberás darles la URL específica, que siempre toma el formato yoursitename/login/index.php?tenanttheme=tenantidnumber , donde tenantidnumber es el identificador de inquilino utilizado para el inquilino. Si la opción está habilitada, ?tenanttheme=tenantidentifier se puede añadir a cualquier URL para especificar que el tema del inquilino se debe aplicar antes de que el usuario inicie sesión. El tema actual del inquilino también se conserva después de que el usuario inquilino cierra la sesión.


Añadir usuarios

Después de crear tu nuevo inquilino, puedes asociar usuarios existentes con el inquilino o crear nuevos usuarios específicamente para el inquilino. A continuación, veremos cómo hacer ambas cosas.

Los usuarios individuales pueden ser miembros del arrendatario o participantes del arrendatario. Antes de añadir usuarios, es importante entender la diferencia entre estos roles:

  • Miembros inquilinos: los usuarios solo pueden ser miembros de un inquilino a la vez, y su cuenta es administrada por los administradores de usuarios inquilinos del inquilino. Si el modo de aislamiento está desactivado, los miembros podrán ver espacios compartidos además de cualquier contenido de inquilino, pero si el modo de aislamiento está activado, los miembros no podrán ver ninguna parte del sitio fuera de su inquilino. Su acceso al sitio se suspenderá si el inquilino está suspendido.
  • Participantes del inquilino: los no miembros (es decir, usuarios a nivel del sistema) pueden ser asignados como participantes de un inquilino. Estos usuarios no están asociados exclusivamente con un arrendatario específico, pero requieren acceso al arrendatario. Por ejemplo, los capacitadores o consultores externos pueden participar en cursos específicos de un inquilino, lo que significa que necesitan inscribirse en cursos, programas y certificaciones relevantes, o ser agregados a eventos de seminarios.
Ten en cuenta que también hay dos roles de inquilino que se pueden asignar en el contexto de inquilino.


Importación de RR. HH.

Los administradores del sitio pueden utilizar la importación de RR. HH. para agregar o actualizar información de usuarios en masa. Cuando la opción de tenencia múltiple está habilitada, los administradores del sitio también pueden agregar información del arrendatario a la fuente del usuario.

CampoDescripciónNotas:

Miembro inquilino

Este campo le permite especificar un número de id. de arrendatario para el arrendatario del que desea que cada usuario sea miembro. Los usuarios solo pueden ser miembros de un solo inquilino.

Si este campo está habilitado, puedes especificar ID de inquilino en el campo tenantmember en la sección Asignaciones de campo.

Un usuario solo se puede configurar como miembro o participante de un inquilino, no como ambos.

Participante inquilino

Este campo le permite agregar una lista separada por comas de números de ID de inquilino para los inquilinos en los que desea que participe cada usuario. Los usuarios pueden participar en múltiples inquilinos si es necesario.

Si este campo está habilitado, puedes especificar todos los ID de inquilino en el campo tenantparticipant en la sección Asignaciones de campo.

Un usuario solo se puede configurar como miembro o participante de un inquilino, no como ambos.

 En un solo inquilino, puedes tener miembros y participantes en uno o varios roles.

Audiencias de inquilinos  

Cuando se crea un arrendatario, se crea una audiencia que contiene todos los usuarios de arrendatario (miembros y participantes). Si más adelante se agregan usuarios adicionales al arrendatario, se agregarán automáticamente a esta audiencia. Los usuarios también se eliminan automáticamente de la audiencia si ya no son miembros o participantes de un inquilino.

La audiencia por defecto se crea a nivel de categoría, no a nivel del sistema. Si deseas crear subgrupos de miembros inquilinos, puedes crear una audiencia dinámica a nivel del sistema usando Miembro inquilino como regla.

Al configurar una audiencia dinámica, tenga en cuenta que los conjuntos de reglas seleccionados pueden hacer que los usuarios de todos los usuarios se agreguen a la audiencia. Para evitar incluir accidentalmente usuarios de diferentes usuarios en la misma audiencia, asegúrate de que las reglas no sean demasiado generales. Usar la regla de audiencia de miembros de Tenant ayudará.

Para administrar la pestaña Reglas para una audiencia dinámica, el Administrador de dominio del inquilino (u otro rol que elijas) deberá tener la totara/cohort:managerules capacidad.

Modo 'Tenant isolation'

Una característica adicional que tal vez desees habilitar es el aislamiento del inquilino. Cuando la capacidad de varios propietarios está habilitada, por defecto, los usuarios pueden ver el contenido y los usuarios desde el nivel del sitio, lo que facilita compartir contenido en todo el sitio. Esto significa que el contenido de todo el sitio es visible independientemente del inquilino. Sin embargo, en algunos casos, puedes requerir que tus inquilinos estén completamente separados. Cuando el modo de aislamiento está habilitado, el contenido y los usuarios en cada inquilino están completamente separados de los demás inquilinos. Por ejemplo, cuando el aislamiento está activado, los usuarios de un inquilino solo verán los elementos del catálogo de cursos de su inquilino.

Para activar el modo de aislamiento, ve al menú de acceso rápido > Configurar características , luego marca la opción Habilitar aislamiento de inquilino.

A partir de Totara 18, el aislamiento del inquilino ya no es una característica experimental.

Ten en cuenta que cuando el aislamiento de inquilinos está habilitado, la funcionalidad de gestión del rendimiento heredada y los planes de aprendizaje no estarán disponibles.

Comportamiento cuando el modo de aislamiento está desactivado (predeterminado)

Cuando Habilitar aislamiento de inquilino está desactivado, lo siguiente es verdadero:

  • Los miembros inquilinos pueden ver e interactuar con:
    • Contenido dentro de su inquilino.
    • Contenido no dentro de ningún inquilino.
    • Otros usuarios que también son miembros de su inquilino.
    • Otros usuarios que también son participantes de su inquilino.
  • Un miembro del Inquilino A no podrá ver el contenido en el Inquilino B ni encontrar usuarios en el Inquilino B.
  • Los usuarios autenticados que no sean miembros de ningún inquilino podrán ver e interactuar con:
    • Contenido en el sistema independientemente de si es contenido de inquilino o no (la visibilidad normal y el control de acceso aún se respetan).
    • Usuarios en el sistema, independientemente de si son miembros de un inquilino o no (la visibilidad normal y el control de acceso siguen siendo respetados).
  • Los usuarios invitados podrán ver e interactuar solo con el contenido del sistema y los usuarios del sistema. No pueden acceder a los usuarios o al contenido del usuario.

Comportamiento cuando el modo de aislamiento está habilitado

Cuando Habilitar aislamiento de inquilino está activado, lo siguiente es verdadero:

  • Los miembros inquilinos pueden ver e interactuar con:
    • Contenido dentro de su inquilino.
    • Otros usuarios que también son miembros de su inquilino.
    • Otros usuarios que también son participantes de su inquilino.
  • Un miembro del Inquilino A no podrá ver el contenido en el Inquilino B ni encontrar usuarios en el Inquilino B.
  • Los usuarios autenticados que no sean miembros de ningún inquilino podrán ver e interactuar con:
    • Contenido en el sistema independientemente de si es contenido de inquilino o no (la visibilidad normal y el control de acceso aún se respetan).
    • Usuarios en el sistema, independientemente de si son miembros de un inquilino o no (la visibilidad normal y el control de acceso siguen siendo respetados).
  • Los usuarios invitados podrán ver e interactuar solo con el contenido del sistema y los usuarios del sistema. No pueden acceder a los usuarios o al contenido del usuario.

La principal distinción es que con el aislamiento de un miembro inquilino no puede ver usuarios ni experimentar contenido fuera de su propio inquilino.

Informes

Por defecto, los administradores de usuarios de inquilinos y los administradores de dominios no tienen los permisos necesarios para crear nuevos informes de usuarios. Sin embargo, los administradores globales del sitio pueden crear y compartir informes para usar con sus usuarios.

Al crear o editar un informe, puedes elegir limitar el contenido del informe según los inquilinos. Para hacer esto, sigue estos pasos:

  1. Crear un nuevo informe o editar uno existente.
  2. Navega hasta la pestaña Contenido.
  3. Para limitar los usuarios incluidos en el informe a aquellos en el portador del usuario, desplácese hacia abajo hasta la sección Aplicar restricciones de visibilidad del usuario y habilite la opción Mostrar registros según la configuración de reglas de visibilidad del usuario.
  4. Para limitar el contenido del informe, desplácese hacia abajo hasta la sección Aplicar restricciones de visibilidad en todo el sitio y habilite la opción Mostrar registros según la configuración de restricciones de visibilidad de la audiencia, el curso y el espacio de trabajo.
  5. Configure los otros ajustes según sea necesario y luego seleccione Guardar cambios.

Cuando esta configuración está habilitada, los miembros del inquilino solo pueden ver los registros de los miembros de su inquilino en los informes, lo que significa que los datos del informe son relevantes y los datos del informe no se filtran entre los inquilinos.


Cursos y categorías

Cuando creas un nuevo propietario, también crearás una nueva categoría para ese propietario. Este pretende ser la ubicación de cualquier curso, programa y certificación creado para los miembros inquilinos. 

Puedes crear, editar y administrar categorías para un inquilino de la misma manera que lo harías a nivel del sistema en Totara.

Si deseas que un curso esté disponible para los usuarios de todos los usuarios de tu sitio, puedes agregarlo a una categoría de nivel de sistema. Si es necesario, podrías crear una categoría específica para este propósito.

¿Qué sucede cuando se asigna un miembro de inquilino a contenido fuera de su inquilino?

Cuando se asigna a un miembro inquilino al contenido (como un curso) fuera de su inquilino, los siguientes comportamientos serán verdaderos por defecto:

  • Independientemente de cualquier asignación, el usuario no podrá acceder al contenido que pertenece a otro inquilino. Todas las llamadas a has_capability devolverán falso debido a que el contenido y el usuario están en diferentes inquilinos.
  • Si el contenido no pertenece a un inquilino (es decir, está en el contexto del sistema) y si el modo de aislamiento está desactivado (por defecto), el usuario podrá acceder a él, siempre que su asignación le dé acceso.
  • Si el contenido no pertenece a un arrendatario (es decir, está en el contexto del sistema) y si el modo de aislamiento está activado, el usuario no podrá acceder a él. Todas las llamadas a has_capability devolverán falso ya que el contenido no está en el mismo inquilino que el usuario.

Mover usuarios y contenido entre inquilinos

El usuario del sistema se movió a un inquilino

Los usuarios del sistema se pueden mover a un inquilino si es necesario. Cuando esto sucede, el contexto del usuario cambia su padre del contexto del sistema al contexto del arrendatario. Esto coloca al usuario de manera efectiva en el portador. Cualquier contenido que el usuario haya creado previamente, ya sea contenido personal (p. ej., publicaciones en foros, comentarios) o contenido del sitio (p. ej., cursos, actividades), se deja exactamente donde estaba. Lo mismo sucede con cualquier asignación o dato registrado en contra del usuario.

Si el contenido se creó en un inquilino al que el usuario podía acceder previamente, pero ese no es el inquilino al que se mudó, perderá el acceso a ese contenido.

Sin embargo, cualquier asignación que el usuario tenga permanece, si se le asigna contenido al que no puede acceder debido a que ahora es miembro del inquilino, perderá el acceso a ese contenido.

Cuando un usuario se traslada a un inquilino, su participación en todos los demás inquilinos se termina y se eliminan de todas las demás audiencias de inquilinos.

Miembro de inquilino movido de un inquilino a otro

Un usuario también puede ser movido de un inquilino a otro por un administrador del sitio. Cuando se mudan, dejan de ser miembros del inquilino original y se convierten en miembros del nuevo inquilino. Aún no pueden participar en ningún otro inquilino.

Cualquier dato que hayan creado mientras un miembro del inquilino original permanecerá, al igual que cualquier asignación entre ellos y el contenido del inquilino original. Sin embargo, perderán el acceso a todos estos datos y las asignaciones no les otorgarán ningún acceso.

Curso de inquilino movido de un inquilino a otro

Los cursos también se pueden mover de un inquilino a otro, o de un inquilino a la categoría del sistema. Esto se puede hacer editando el curso y cambiando su categoría.

Cuando un curso se mueve de un inquilino, todo su contenido y datos permanecen exactamente como están. Esto puede significar que los usuarios asignados y que anteriormente podían acceder al curso permanecen asignados, pero ya no pueden acceder al curso.

Funciones parcialmente compatibles

Aunque muchas características son bien compatibles con la capacidad de varios propietarios en Totara, algunas tienen limitaciones actualmente. Trabajamos constantemente para mejorar la capacidad de múltiples usuarios y habilitar más características. 

Las siguientes características de Totara actualmente tienen un soporte limitado de multiinstancias, lo que significa que funcionarán, pero algunos aspectos podrían no serlo, o podrían estar limitados en cómo puedes aplicarlos. 

Audiencias

Hay soporte multiinstancia para audiencias; sin embargo, algunas características subyacentes no están habilitadas actualmente.

Como administrador de dominio de inquilino, no podrás ver la pestaña de aprendizaje inscrito cuando administres una audiencia en tu inquilino. Esto se debe a que el rol de administrador de dominio del inquilino no tiene los permisos adecuados (ya que algunas de las características subyacentes no son totalmente compatibles con la multiinstancia), lo que podría resultar en la filtración de permisos y acceso. Estamos trabajando para implementar estas características en una versión futura de Totara. 

Al configurar una audiencia dinámica, tenga en cuenta que los conjuntos de reglas seleccionados pueden hacer que los usuarios de todos los usuarios se agreguen a la audiencia. Para evitar incluir accidentalmente usuarios de diferentes usuarios en la misma audiencia, asegúrate de que las reglas no sean demasiado generales. Usar la regla de audiencia de miembros de Tenant ayudará.

Tableros

Actualmente, los tableros son compatibles con la capacidad de múltiples usuarios, pero con algunas limitaciones. Como administrador de dominio de inquilino o administrador de usuario de inquilino, no puedes editar tu tablero de inquilino.

Funciones no compatibles

En Totara, siempre estamos trabajando para mejorar nuestra plataforma y tu experiencia.

Actualmente, algunas características de la Totara Talent Experience Platform no son compatibles con la capacidad de múltiples usuarios. Es posible que estas características no interactúen bien con instancias de varios propietarios o que no te permitan agregar restricciones como desees. Estas características incluyen:

  • Importación de RR. HH. Se puede utilizar para agregar usuarios como miembros (instancia única) y participantes (instancias múltiples o uno). La importación de RR. HH. sigue siendo una característica centralizada, lo que significa que no puede ser utilizada por los roles de inquilino.
  • Insignias Los roles de inquilino solo pueden administrar insignias del curso. La gestión de insignias del sistema está actualmente limitada a roles a nivel del sistema.
  • Mensajería Cuando el aislamiento está desactivado, no hay una restricción estricta en los usuarios que envían mensajes entre diferentes frecuencias. Con el aislamiento activado, los miembros inquilinos solo ven a los usuarios de su propio arrendamiento.
  • Asignación de trabajo. Las asignaciones de tareas solo pueden ser administradas por roles a nivel del sistema.
  • Planes de aprendizaje (requiere Totara Learn): Las plantillas de planes de aprendizaje solo se pueden administrar por roles a nivel del sistema.
  • Devolución de 360° heredada Esta característica está desactualizada y no tiene soporte de varios propietarios 
  • Metas heredadas (requiere Totara Perform ): Los miembros inquilinos pueden usar objetivos heredados con el aislamiento activado, pero no pueden ver los detalles de los objetivos de la empresa o los marcos de objetivos asociados. Los usuarios inquilinos pueden crear metas personales para ellos mismos o para su equipo. Los marcos de metas solo se pueden gestionar a nivel del sistema.
  • Organizaciones Los marcos de la organización son una característica a nivel del sistema, lo que significa que solo pueden ser administrados centralmente por roles a nivel del sistema. No hay forma de conectar organizaciones a los inquilinos.
  • Posiciones: Los marcos de posición son una característica a nivel del sistema, lo que significa que solo pueden ser administrados centralmente por roles a nivel del sistema. No hay forma de conectar posiciones a los inquilinos.
    Al asignar usuarios en un arrendatario por organización o posición (p. ej., a un programa o certificación), también se asignarán usuarios de otros arrendatarios o del nivel del sitio que cumplan con los criterios de asignación, por lo que recomendamos encarecidamente que sus arrendatarios no compartan las mismas jerarquías.
  • Competencias: las competencias solo pueden ser administradas por roles a nivel del sistema y no pueden ser restringidas a inquilinos específicos.
  • Recursos del seminario (activos, salas, facilitadores): los recursos del seminario, las salas y los facilitadores solo pueden ser administrados por roles a nivel del sistema y estarán disponibles para los usuarios que configuren actividades de seminario en todos los inquilinos.
  • Etiquetas: Las etiquetas se crean y administran a nivel del sistema y no pueden restringirse a inquilinos individuales. Las etiquetas solo pueden ser administradas por roles a nivel del sistema.
  • Métodos de autenticación: los métodos de autenticación solo pueden habilitarse, deshabilitarse y configurarse a nivel del sitio, lo que significa que estarán disponibles para todos los usuarios si se configuran. Los métodos de autenticación solo pueden ser configurados por usuarios con roles relevantes a nivel del sistema.
  • Configuración del sistema y del plugin: Cualquier configuración de sistema o plugin se aplicará a todos los usuarios. Estos ajustes solo pueden ser configurados por usuarios con roles relevantes a nivel del sistema.
  • Menú de acceso rápido: Un miembro inquilino asignado como administrador de usuarios inquilinos puede ver el menú de acceso rápido en la barra de navegación superior del sitio. Sin embargo, este menú está oculto de un participante arrendatario (es decir, no un miembro) con el mismo rol . Para superar esta limitación, todas las acciones de administrador de inquilinos están disponibles en el bloque de administración en las páginas de inquilinos.

Próximos pasos

C033 - Course Catalogue(2)The Totara Academy has a whole course dedicated to using Multitenancy in Totara. Here you can learn more on how to set up and use tenants, see best practice, and give it a go yourself.

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