Deelnemers toevoegen aan een bijeenkomst

Het is mogelijk voor sitebeheerders, trainers bewerken en trainers om cursisten toe te voegen als deelnemers aan een bijeenkomst. Om dit te doen, moeten ze:

1. Ga naar de bijeenkomstactiviteit waaraan je deelnemers wil toevoegen.
2. Klik naast de bijbehorende uitvoering op de link Deelnemers.

Op het tabblad Deelnemers biedt de vervolgkeuzelijst Acties de volgende opties:

• Gebruikers toevoegen: Gebruikers handmatig toevoegen
• Voeg gebruikers toe via bestandsupload: Voeg gebruikers toe via .csv-bestandsupload
• Gebruikers toevoegen via lijst met ID's: Voeg gebruikers toe door hun ID-nummer, e-mailadres of gebruikersnaam in te voeren
• Gebruikers verwijderen: Verwijder bevestigde deelnemers uit de uitvoering

Zie de relevante sectie hieronder voor elke methode.

Handmatig gebruikers toevoegen

Je kunt handmatig deelnemers toevoegen door te zoeken naar de gebruiker op voornaam, achternaam of e-mailadres en/of door te bladeren door een lijst met beschikbare gebruikers. 

1. Selecteer Gebruikers toevoegen in het vervolgkeuzemenu Acties op het tabblad Deelnemers.
2. Zoek gebruikers of blader door de lijst met mogelijke gebruikers. 
3. Wanneer je de gebruiker vindt die je wil toevoegen, klik je op zijn naam (namen) in de lijst met potentiële gebruikers.
   • Je kunt meerdere personen selecteren door Ctrl / Cmd of Shift ingedrukt te houden wanneer je klikt.
   • Je kunt de zoekresultaten filteren in de zone Potentiële gebruikers door het selectievakje Alleen gebruikers tonen die interesse hebben getoond voor deze activiteit te gebruiken.
   • Je kunt er ook voor kiezen om planningsconflicten toe te staan, zodat cursisten kunnen worden toegevoegd aan een uitvoering waarvoor ze al zijn ingeschreven om een andere uitvoering bij te wonen.
4. Klik op Toevoegen. 
5. Klik op Doorgaan om je updates te bevestigen of Annuleren om terug te keren naar de deelnemerspagina.
6. Je hebt nu de mogelijkheid om je gebruikersselectie bij te werken via de link Geselecteerde gebruikers wijzigen.
7. Als er extra velden zijn toegevoegd aan het aanmeldingsformulier, kun je deze bewerken voor alle geselecteerde gebruikers (zie Extra velden maken voor meer informatie). 
8. Selecteer Bevestigen om de geselecteerde gebruikers toe te voegen. 

Om verschillende waarden voor elke gebruiker in te voeren, moet je de optie Gebruikers toevoegen via bestandsupload gebruiken.

Gebruikers toevoegen via bestandsupload

Je kunt deelnemers in bulk toevoegen aan een uitvoering met de optie Gebruikers toevoegen via bestandsupload. Het bestand moet een CSV-bestand zijn met een koprij en een of meer gegevensrijen. Als een rij meerdere kolommen bevat, moeten deze worden gescheiden door een komma (,). Elke rij moet hetzelfde aantal kolommen hebben.

Volgende velden moeten ingevuld worden:

• Gebruikersnaam, idnummer of e-mailadres (kies er slechts één, het zal als unieke id voor de gebruiker dienen)

Optionele velden:

• De unieke korte titel van elk extra veld in het aanmeldingsformulier

Als het extra veld vereist is, moet het CSV-bestand een kolom hebben voor elk extra veld en elke waarde.

Als Functieprofiel selecteren bij aanmelden is ingeschakeld, wordt het functieprofielid-nummer ook herkend voor functieprofielen. Bekijk aanmeldingen voor bijeenkomsten en functieprofielen voor meer informatie.

Om gebruikers via deze methode toe te voegen, moet je de volgende stappen volgen:

1. Ga naar de bijeenkomstactiviteit waaraan je deelnemers wil toevoegen.
2. Klik naast de bijbehorende uitvoering op de link Deelnemers.
3. Gebruik onder het tabblad Deelnemers het dropdownmenu Actie om Gebruikers toevoegen via bestandsuploadte selecteren. 
4. Gebruik de bestandskiezer om je CSV-bestand te uploaden.
5. Selecteer dan de relevante Encoding standaard.
6. Klik op Doorgaan om naar de volgende stap te gaan. 
7. Als je wilt, kun je je gebruikersselectie bijwerken via de link Geselecteerde gebruikers wijzigen.
8. Kies vervolgens welke bevestigingsberichten je wil sturen naar de geselecteerde gebruikers en hun managers. 
9. Klik ten slotte op Bevestigen om de geselecteerde gebruikers toe te voegen of op Annuleren.

Gebruikers toevoegen via een lijst met ID's

Je kunt deelnemers in bulk toevoegen aan een uitvoering met de optie Gebruikers toevoegen via een lijst met ID's en hun ID-nummer, e-mailadres of gebruikersnaam invoeren.

Om gebruikers via deze methode toe te voegen, moet je de volgende stappen volgen:

1. Ga naar de bijeenkomstactiviteit waaraan je deelnemers wil toevoegen.
2. Klik naast de bijbehorende uitvoering op de link Deelnemers.
3. Gebruik onder het tabblad Deelnemers het dropdownmenu Actie om Gebruikers toevoegen te selecteren via een lijst met ID's.
4. Kies je favoriete gebruikerscode uit de vervolgkeuzelijst.
5. Geef de relevante details in het vakje Gebruiker om toe te voegen. Zorg ervoor dat je slechts één identificator per regel invoert.
6. Wanneer alle details zijn ingevoerd, klik je op Doorgaan.
7. Indien nodig kun je je gebruikersselectie aanpassen via de link Geselecteerde gebruikers wijzigen. 
8. Kies vervolgens welke bevestigingsberichten je wil sturen naar de geselecteerde gebruikers en hun managers.
9. Als er extra velden zijn toegevoegd aan het aanmeldingsformulier, kun je deze bewerken voor alle geselecteerde gebruikers. Om verschillende waarden voor elke gebruiker in te voeren, moet je de optie Gebruikers toevoegen via bestandsupload gebruiken.
10. Selecteer Bevestigen om de geselecteerde gebruikers toe te voegen.

Bevestigingsberichten

Nadat je deelnemers hebt toegevoegd of verwijderd, ontvang je een succesbericht op het scherm. Je kunt een overzicht van alle acties bekijken door te klikken op Resultaten bekijken. 

Bevestigde deelnemers

Wanneer een uitvoering deelnemers heeft, worden ze onder de vervolgkeuzelijst Acties weergegeven. De volledige naam, het tijdstip van aanmelding, de aanmeldingsstatus en de organisatienaam (-namen) worden weergegeven, evenals hun antwoorden op alle aangepaste velden van het aanmeldingsformulier.

Met het bewerk-icoontje onder de Acties-kop kun je de reacties van een deelnemer bewerken in alle extra velden van het aanmeldingsformulier.