Configureer een goedkeurderfase

In goedkeuringsworkflows wordt een goedkeurdersfase gebruikt om een ingediende aanvraag goed te keuren, af te wijzen of te becommentariëren. 

Je kunt één of meer goedkeuringsniveaus configureren:

• Wie de goedkeurders zijn op elk niveau 
• Welke velden beschikbaar en/of vereist zijn op het formulier als het bewerkbaar is (afhankelijk van de mogelijkheden van de gebruiker) 
• Wat gebeurt er wanneer de aanvraag wordt goedgekeurd, afgewezen of ingetrokken
• Welke notificaties moeten verzonden worden

Configureer goedkeuringsniveaus en goedkeurders

Om de goedkeuring in deze fase van de workflow te configureren, klik je in het Goedkeuringen-paneel.

Hier kun je de volgende acties voltooien:

• Voeg nieuwe goedkeuringsniveaus toe door op Goedkeuringsniveau toevoegen te klikken
• Hernoem of verwijder een bestaand goedkeuringsniveau door op het icoon van drie puntjes () te klikken ()
• Herorden goedkeuringsniveaus met behulp van de sleep-en-neerzethendel in de linkerbovenhoek van elk niveau
• Wijzig het goedkeurdertype tussen Relatie (manager) en Individueel (een of meer specifieke gebruikers) voor elk niveau
• Voor individuele niveaus kun je goedkeurders toevoegen of verwijderen
• Goedkeuringsoverschrijvingen configureren

Alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen terwijl ze worden aangebracht.

Naamgeving goedkeuringsniveau

De naam van het goedkeuringsniveau wordt gebruikt in de workflow en de applicatie-interfaces als 'In afwachting van [level-name] goedkeuring' of 'Toon [level-name] goedkeurders'. Houd het kort en beschrijvend en gebruik de woorden 'goedkeurder' of 'goedkeuring' niet in de naam.

Goedkeurders toevoegen

Na het maken van een goedkeurderfase moet je goedkeurders toevoegen. Dit zijn personen of relaties die een aanvraag kunnen goedkeuren (of afwijzen). Je kunt meerdere goedkeurders hebben en ze kunnen op verschillende niveaus zitten. 

Een aanvrager moet achtereenvolgens goedkeuring krijgen van elk niveau (bijv. niveau één goedgekeurd, niveau twee goedgekeurd, enz.) voordat hij verder kan gaan naar de volgende fase. Voor elk goedkeuringsniveau heeft de aanvrager slechts één persoon nodig om zijn aanvraag goed te keuren, zelfs als er meerdere goedkeurders zijn ingesteld.

Volg deze stappen om goedkeurder(s) toe te voegen:

1. Selecteer in het niveau waar je goedkeurder(s) wil toevoegen het goedkeurdertype uit de dropdown:
   • Relatie: Een positie die een relatie heeft met de sollicitant (dit zal per sollicitant verschillen) - momenteel is alleen de managerrelatie beschikbaar
   • Individueel: Een benoemde persoon of personen (dit zal hetzelfde zijn voor alle aanvragers)
2. Je kunt dan de positie of persoon (personen) toevoegen die je nodig hebt.
3. Herhaal dit voor zoveel niveaus als je nodig hebt.

Goedkeuringsoverschrijvingen toevoegen

In sommige gevallen heb je misschien een andere goedkeuringsstructuur nodig voor dezelfde aanvraagworkflow. Als je bijvoorbeeld meerdere suborganisaties of afdelingen binnen je organisatie hebt, heb je misschien verschillende goedkeurders nodig voor elk van deze. In plaats van de volledige workflow voor elke suborganisatie opnieuw te moeten maken wanneer alleen de goedkeurders wijzigen, kun je eenvoudig goedkeuringsoverschrijvingen maken.

Je kunt goedkeuringsoverschrijvingen handmatig toevoegen of een CSV-bestand uploaden. 

Handmatig overschrijvingen voor goedkeurders toevoegen

De primaire manier om overschrijvingen van goedkeurders toe te voegen, is door ze handmatig toe te voegen. Om handmatig overschrijvingen van goedkeurders toe te voegen, volg je deze stappen:

1. Navigeer naar het workflow dashboard.
2. Selecteer de workflow waarvoor je overschrijvingen van goedkeurders wil toevoegen.
3. Selecteer Goedkeuringen in het linkerpaneel.
4. Klik op de knop Configureer goedkeuringsoverschrijvingen (boven de tabel met goedkeurders).
5. Klik op de pagina Goedkeuringsoverschrijvingen op de knop Overschrijving toevoegen.
6. Begin vanaf niveau 1 en vink het vakje Overschrijven aan om een overschrijving in te stellen voor dat goedkeuringsniveau.
7. Selecteer het relatietype uit de dropdown:
   • Relatie: Een positie die een relatie heeft met de sollicitant (die per sollicitant zal verschillen).
   • Individueel: Een genoemde persoon of personen (die voor alle aanvragers hetzelfde zal zijn).
8. Je kunt dan de positie of persoon (personen) toevoegen die je nodig hebt.
9. Herhaal dit voor zoveel niveaus als je nodig hebt.

Je kunt ervoor kiezen om niveaus te laten erven van de standaard goedkeuringsstructuur door ervoor te zorgen dat het vakje Overschrijven niet is aangevinkt. 

CSV-bestand uploaden

Als je een groot aantal overschrijvingen voor goedkeurders tegelijk wil toevoegen, dan kun je deze importeren en in bulk toevoegen met behulp van een CSV-bestand. De instructies op het importformulier geven details over het formaat en de structuur van het bestand.

Doe het volgende om je CSV-bestand te uploaden:

1. Navigeer naar het workflow dashboard.
2. Selecteer de workflow waarvoor je overschrijvingen van goedkeurders wil toevoegen. 
3. Klik in de rechterbovenhoek op het icoon van drie puntjes ().
4. Selecteer Upload goedkeurder overschrijvingen. 
5. Blader naar het CSV-bestand en selecteer het. 
6. Klik op Upload. 

Nadat je de overschrijvingen voor goedkeurders hebt geüpload, kun je ze vanuit het systeem beheren en bewerken. 

Beheer van goedkeuringsoverschrijvingen

Na het instellen van goedkeuringsoverschrijvingen, handmatig of door een CSV-bestand te uploaden, kun je ze wijzigen. Volg deze stappen om goedkeuringsoverschrijvingen te beheren:

1. Navigeer naar het workflow dashboard.
2. Selecteer de workflow waarvoor je de overschrijvingen van goedkeurders wil beheren.
3. Selecteer Goedkeuringen in het linkerpaneel.
4. Klik op de knop Configureer goedkeuringsoverschrijvingen (boven de tabel met goedkeurders).

Op de goedkeuringsoverschrijvingen pagina kun je de goedkeuringsoverschrijvingen zien die je hebt ingesteld, inclusief welke niveaus er zijn en welke persoon (personen) of relatie (en) zijn toegevoegd als overschrijvingen. Je kunt ook op het potloodicoontje () rechts van elke overschrijving klikken om wijzigingen aan te brengen.

Configureer goedkeurders fase-interacties

Om te configureren wat er gebeurt wanneer applicatiegebeurtenissen in deze fase plaatsvinden, klik je in het Interacties-paneel.

Alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen terwijl ze worden aangebracht.

Uitvoeringen van goedkeurdersfases zijn:

• Na goedkeuring: Uitvoering wordt geactiveerd wanneer een aanvraag is goedgekeurd op alle goedkeuringsniveaus in de fase.
• Bij verworpen: Gebeurtenis wordt geactiveerd wanneer een aanvraag wordt afgewezen op elk goedkeuringsniveau in deze fase.
• Bij ingetrokken: Gebeurtenis wordt geactiveerd wanneer een aanvraag wordt ingetrokken door de aanvrager of door iemand anders met de mogelijkheid om de aanvraag in te trekken.
• Bij reset: Gebeurtenis wordt geactiveerd wanneer goedkeuringen moeten worden gereset, zoals wanneer de aanvraag wordt bewerkt nadat deze ten minste één niveau is goedgekeurd.

Voor elke gebeurtenis in deze fase kun je configureren naar welke fase de aanvraag moet verplaatst worden door op het potloodicoontje () te klikken in het standaard overgangsvak.

Configureer notificaties voor goedkeurdersfase

Om aangepaste notificaties voor deze fase van de workflow te configureren, klik je in het Notificaties-paneel.

Alle beschikbare notificatietriggers zijn configureerbaar, maar één (Aanvraag ingediend) is niet van toepassing op een goedkeurdersfase. De notificaties die kunnen worden geactiveerd in een goedkeurdersfase zijn:

• Niveau goedgekeurd: Geactiveerd wanneer een aanvraag op een bepaald niveau wordt goedgekeurd. Het niveau wordt geselecteerd als onderdeel van het instellen van de notificatie.
• Niveau geweigerd: Ge activeerd wanneer een aanvraag op een bepaald niveau wordt afgewezen. Het niveau wordt geselecteerd als onderdeel van het instellen van de notificatie.
• Aan het begin van het niveau: Ge activeerd wanneer een aanvraag een bepaald niveau binnenkomt. Het niveau wordt geselecteerd als onderdeel van het instellen van de notificatie.
• Fase volledig goedgekeurd: Geactiveerd wanneer de aanvraag op alle niveaus in deze fase is goedgekeurd.
• Opmerking toegevoegd: Geactiveerd wanneer er in deze fase een nieuwe opmerking aan de aanvraag wordt toegevoegd.
• Opmerking aangepast: Geactiveerd wanneer een opmerking in deze fase wordt bijgewerkt (de opmerking kan in elke fase zijn toegevoegd).
• Aan het begin van de fase: Geactiveerd wanneer een aanvraag naar deze fase verplaatst wordt (of voor de eerste fase, wanneer een aanvraag gemaakt wordt).
• Aan het einde van de fase: Ge activeerd wanneer een aanvraag deze fase om welke reden dan ook verlaat.
• Aanvraag ingetrokken: Geactiveerd wanneer een aanvraag in deze fase wordt ingetrokken.

Zie Goedkeuringsworkflownotificaties voor gedetailleerde instructies.