Zelf aanwezig bij digitale bijeenkomst

Met de digitale zelf-aanwezigheid voor bijeenkomsten kunnen cursisten inchecken en hun aanwezigheid voor bijeenkomsten bevestigen met behulp van een evenementspecifieke URL of een QR-code. Aanwezigheid wordt vervolgens automatisch in het systeem geregistreerd, waardoor de administratie voor sitebeheerders, het bewerken van trainers of trainers wordt verminderd en meer flexibele deelname aan zowel online als persoonlijke bijeenkomsten mogelijk wordt.

Zelf aanwezig zijn inschakelen

Zelf aanwezig zijn kan ingeschakeld worden op uitvoeringsniveau:

1. Ga naar de relevante pagina met uitvoeringsinstellingen.

2. Schakel Zelf aanwezig zijn in door het selectievakje Zelf aanwezig te selecteren.

3. Eenmaal ingeschakeld, worden de volgende datum-/tijdvelden beschikbaar om te bewerken voor zelfaanwezigheid:

   • Zelf aanwezig zijn open: Dit bepaalt de datum en het tijdstip waarop de cursist zijn deelname aan de uitvoering kan markeren.

   • Zelf aanwezig zijn sluit: Dit bepaalt de datum en het tijdstip waarop de cursist niet langer kan deelnemen aan de uitvoering.

Om de zelfcontrole van een cursist op te nemen, moeten ze binnen de ingestelde tijden voor zelf aanwezig zijn en zelf aanwezig zijn.

Als deze optie niet wordt geactiveerd, blijft de oude 'blader'-opmaak behouden. Het systeem beschouwt de instelling van de sessiestart, eindtijd of "Bijeenkomst aanwezig - markeer op" NIET als onderdeel van het zelf-aanwezigheidsvenster.

Het is de verantwoordelijkheid van de systeembeheerder om een geschikt zelf aanwezig incheckvenster te configureren.

De URL of QR-code voor zelf aanwezig zijn delen

1. Wanneer de uitvoeringsinstellingen worden opgeslagen met zelfaanwezigheid ingeschakeld, worden automatisch een unieke gebeurtenisspecifieke URL en QR-code gegenereerd.  

   

2. Sitebeheerders, trainers bewerken of trainers kunnen de link naar zelf aanwezig zijn kopiëren of de QR-code downloaden op de detailpagina van het evenement om te delen met cursisten.

3. Als het zelf-aanwezigheidsvenster is verlopen, verschijnt er een label op de detailpagina van de uitvoering onder de URL en QR-code dat aangeeft dat het inchecken niet langer actief is, samen met de datum en tijd waarop het is verlopen.

4. Om zelfaanwezigheid uit te schakelen, vink je het veld Zelfaanwezigheid inschakelen uit en sla je de gebeurtenis op.

Cursist kiest zelf check-in

Wanneer zelf-aanwezigheid is ingeschakeld voor een uitvoering en de uitvoeringsspecifieke URL of QR-code is gedeeld met cursisten, kan de cursist zichzelf aanmelden voor de uitvoering.

Om zichzelf in te checken voor een uitvoering, moet de cursist aangemeld zijn voor de cursus of moet de cursus zichzelf inschrijven ingeschakeld hebben

1. Cursist selecteert de URL of scant de QR-code.

Als deze optie niet wordt geactiveerd, blijft de oude 'blader'-opmaak behouden. Na het downloaden heeft de QR-code een transparante achtergrond. Indien geopend in apps zoals Microsoft Paint met de donkere modus ingeschakeld, kan de code onleesbaar lijken. Dit heeft GEEN invloed op de scanfunctionaliteit. Voor het beste resultaat open je de QR-code in een browser, gebruik je de standaard foto-app of voeg je deze in een dia of document.

2. Als de cursist nog niet is ingelogd op de Totara-site, wordt hem gevraagd om in te loggen.

3. Eenmaal aangemeld, controleert het systeem of het aanmeldingsvenster voor de uitvoering open is en controleert het of de cursist is aangemeld voor de uitvoering.

4. Indien geldig zal de cursist gemarkeerd worden als Volledig aanwezig.

De volgende tabel toont de berichten die cursisten kunnen tegenkomen bij het gebruik van zelfcontrole, gebaseerd op timing, sessiestatus en systeemconfiguratie.