Verwijdering van gebruiker plannen

Bij het verwerken en opschonen van gebruikersgegevens en inhoud, moet je er mogelijk voor zorgen dat je gebruikersgegevens slechts gedurende een bepaalde tijd bewaart om te voldoen aan specifieke wetten of bedrijfsbeleid. Als een medewerker de organisatie bijvoorbeeld verlaat, moet je mogelijk zijn gegevens gedurende een bepaalde periode bewaren en ze vervolgens verwijderen.

Vanaf Totara 17.3 kun je configureren wanneer geblokkeerde gebruikers worden verwijderd met geplande gebruikersacties. Als je ook een automatisch opschoningstype hebt gemaakt voor verwijderde gebruikers, gebeurt deze opschoning van gegevens ook automatisch als onderdeel van deze actie. Je kunt de pagina Geplande gebruikersacties openen door naar Snelmenu > Gebruikers > Geplande gebruikersactieste gaan.

In de tabel op deze pagina kun je alle geplande acties zien, met het type actie (bijvoorbeeld Verwijder gebruiker), en of de actie Ingeschakeld of Uitgeschakeld is. Je kunt op het icoon van drie puntjes () klikken om een actie te bewerken of te verwijderen, of je kunt het rapport met eerdere acties bekijken voor een actie, waarmee je kunt zien welke gebruikers zijn verwijderd als gevolg van deze geplande actie.

Volg deze stappen om het verwijderen van gebruikers te plannen:

1. Ga naar het snelmenu > Gebruikers > Geplande gebruikersacties.
2. Klik op Acties toevoegen.
3. Geef de gebruiker een actienaam en beschrijving.
4. Om de volgende geplande taak uit te voeren, vink je het vakje Ingeschakeld aan voor de status instelling.
5. Selecteer of je de actie wil toepassen op alle gebruikers of specifieke doelgroepen. Als je Doelgroepen selecteert, blader en selecteer de doelgroepen die je nodig hebt, klik dan op Toevoegen. Je kunt klikken op Doelgroep toevoegen om meer doelgroepen te selecteren.
6. Laat de gebruikersstatus  Geblokkeerd. Hiermee wordt de actie ingesteld om alleen van toepassing te zijn op gebruikers die dit gebruikersstatustype al hebben.
7. Verlaat de gegevensbron als Datum geblokkeerd. Dit is de brondatum die zal worden gebruikt bij het berekenen van de duur.
8. Stel het veld Duur in om te bepalen hoelang geleden de gebruikers moeten zijn geblokkeerd om in deze actie te kunnen worden verwijderd. Als je dit veld bijvoorbeeld instelt op 3 jaar, worden alle gebruikers verwijderd waarvan de accounts meer dan drie jaar geleden zijn geblokkeerd.
9. Klik op Toevoegen.

Je kunt dan je nieuwe actie in de tabel zien.