Snelstartgids voor sitebeheerder

Aan de slag

Sitebeheerder is een van de standaardrollen in Totara. Als systeembeheerder heb je het hoogste niveau aan rechten en mogelijkheden. Je kunt andere gebruikers de rol van systeembeheerder toewijzen, maar deze rol kan niet worden verwijderd.

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen sitebeheerders en sitebeheerders, evenals andere rollen. Gewoonlijk wil je niet veel systeembeheerders op je site hebben - je moet de rol Site Manager gebruiken voor het dagelijkse sitebeheer en alleen de rol Site Administrator gebruiken voor het beheren van de site. Je kunt zelfs een aparte rol maken die alleen de rechten en mogelijkheden bevat die je dagelijks nodig hebt. Dit zorgt ervoor dat jij of andere gebruikers de configuratie en belangrijke instellingen van je site niet per ongeluk wijzigen.

Laten we eens kijken naar de basis van het zijn van een systeembeheerder.

Voordat je begint

Voordat je rechtstreeks naar de configuratie van je site gaat, moet je jezelf enkele belangrijke vragen stellen. Als je je Totara-site voor het eerst opzet, overweeg dan het volgende:

• Hoe krijgen gebruikers toegang tot de site? Worden er logins verstrekt of maken gebruikers hun eigen accounts?
• Welke producten gebruik jeen welke functionaliteit zal beschikbaar zijn?
• Toegang als gast toegestaan?
• Vereist je site meerdere talen?
• In welk formaat zijn je gebruikersdata momenteel?

Zien en voelen

Voordat je gebruikers je site gaan gebruiken, wordt het aanbevolen dat je de tijd neemt om je site aan te passen aan het merk van je organisatie. Hoewel je dit op een later tijdstip kunt doen en je kunt het uiterlijk van je site continu bijwerken, wordt aanbevolen om je site aan te passen voordat je gebruikers toevoegt. Let op: je wil niet dat je gebruikers een lege, merkloze site zien voordat je er klaar voor bent om die te zien. 

Je kunt het uiterlijk van je Moodle-site op verschillende manieren aanpassen. Eerst kun je je thema('s) wijzigen, die de lettertypes, kopstijlen, kleuren en iconen op je site bepalen. Je kunt ook configureren hoe thema's gebruikt worden in de thema-instellingen. Als je multitenancy gebruikt, wil je misschien verschillende thema's instellen voor elk van je tenants. Indien dit het geval is, stel je je tenants in en configureer je het thema van elke tenant zoals vereist.

Nu kun je de startpagina of dashboards van je site aanpassen. Je kunt deze gebruiken om belangrijke informatie te tonen, zoals aankondigingen en nieuws, of om specifieke inhoud te markeren. 

Tot slot kun je blokken toevoegen op de meeste pagina's. Dit zijn extra onderdelen op je pagina-indeling die kunnen worden gebruikt om informatie te presenteren of nuttige functionaliteit te bieden - bijvoorbeeld het tonen van een kalender met aankomende gebeurtenissen of het toestaan van gebruikers om snel terug te keren naar hun recent bezochte inhoud.

Je kunt je site indien nodig ook in meerdere talen tonen. Je kunt extra taalpakketten installeren door naar Systeembeheer > Taal > Taalpakketten te gaan.

Find out more about customising your site in the course on dashboards en basisthema's op de Totara Academy. 

Hiërarchieën en functieprofielen

Een van de meest voorkomende en efficiënte manieren om inhoud toe te wijzen (zoals cursussen of performance-activiteiten) is gebaseerd op de rollen die je gebruikers vullen en de delen van je organisatie waarin ze actief zijn. Je wilt misschien dat alle gebruikers in een bepaalde positie één cursus voltooien - je wilt bijvoorbeeld dat alle adviseurs in je organisatie een bepaalde cursus voltooien, ongeacht waar ze werken. Je kunt ook een specifieke performance-activiteit toewijzen aan alle gebruikers in één land, ongeacht hun rol.

Je zult waarschijnlijk inhoud willen toewijzen op basis van de rollen van je gebruikers en waar ze werken. Om dit effectief te doen, moet je hiërarchieën opzetten. Hiermee kun je de structuur van je rollen, organisaties en de relaties ertussen in kaart brengen.

Het is nuttig om na te denken over hoe je hiërarchieën moeten worden gestructureerd voordat je gebruikers toevoegt. Daarnaast kun je dit instellen om HR-import te gebruiken.

Find out more about posities, organisaties en functieprofielen in de speciale cursus op de Totara Academy. 

HR-import

Aan de slag gaan met een nieuw platform kan een ontmoedigend vooruitzicht zijn - de kans is groot dat je veel gegevens moet beheren. Met HR-import kun je automatisch je gebruikersgegevens, positie- en organisatiehiërarchieën, competenties en meer importeren en bijwerken. Je kunt ook gebruikers toevoegen aan verschillende tenants met behulp van HR-import.

In plaats van je posities, organisaties en gebruikers manueel in te stellen, kun je ze importeren vanuit een CSV-bestand of een externe database.

Zodra je de juiste instellingen hebt geconfigureerd, kun je HR-import uitvoeren om je gegevens op de site te importeren.

Find out more about HR import in the course on gebruikers maken in Totara op de Totara Academy. 

Doelgroepen

Met grotere sites wil je waarschijnlijk geen individuele gebruikers aan inhoud toewijzen, omdat dit veel tijd en moeite kan kosten. In plaats daarvan kun je doelgroepen gebruiken om grote groepen gebruikers te beheren. Er zijn twee types doelgroepen die je kunt gebruiken: stel doelgroepen in en dynamische doelgroepen.

Met ingestelde doelgroepen kun je eenvoudig gebruikers aan een doelgroep toevoegen en vervolgens inhoud (zoals cursussen of programma's in Totara Learn of competenties en performance-activiteiten in Totara Perform) aan de hele groep toewijzen. Je kunt bijvoorbeeld een vaste doelgroep maken voor een groep nieuwe starters en deze doelgroep vervolgens gebruiken om een performance-activiteit voor het inchecken toe te wijzen om te zien hoe ze hun nieuwe rollen vinden.

Je kunt ook dynamische doelgroepen maken, die gebruikers toevoegen aan en verwijderen uit de doelgroep op basis van een set regels. Je kunt bijvoorbeeld een doelgroep opzetten, inclusief alle gebruikers die in het Verenigd Koninkrijk werken en al een basiscursus eerste hulp hebben voltooid. Je kunt deze doelgroep vervolgens gebruiken om gebruikers die aan deze criteria voldoen automatisch in te schrijven voor een geavanceerde EHBO-cursus. Zodra een in het Verenigd Koninkrijk gevestigde gebruiker de basiscursus eerste hulp heeft voltooid, wordt deze ingeschreven voor de geavanceerde cursus. Je kunt ook een dynamische doelgroep gebruiken om automatisch gebruikers toe te voegen aan en te verwijderen uit een relevante werkgroep (in Totara Engage), zoals één instelling om een specifiek project te bespreken.

Met dynamische doelgroepen worden alle gebruikers die je handmatig of via HR import toevoegt, automatisch aan je doelgroepen toegevoegd op basis van hun regels.

Find out more about doelgroepen in de speciale cursus op de Totara Academy.

Catalogus

De catalogus maakt het gemakkelijk en intuïtief voor gebruikers om inhoud te vinden die relevant is voor hun trainingsbehoeften en interesses. Als je Totara Learn gebruikt, dan toont de catalogus alle cursussen, programma's en certificeringen die beschikbaar zijn voor cursisten. Als je Totara Engage gebruikt, kun je de catalogus ook configureren om inhoud van Totara Engage weer te geven, zoals door gebruikers gegenereerde bronnen.

Find out more about the catalogus in de speciale cursus op de Totara Academy. 

Configuratie

Voordat je de site opent voor je gebruikers, wil je misschien sitebeleid instellen. Je kunt verklaringen instellen waarmee je gebruikers akkoord moeten gaan voor ze toegang hebben tot je site. Je kunt deze gebruiksvoorwaarden ook in meerdere talen toevoegen.

Gebruikersbeheer en gebruikersgegevens

Of je je site nu gebruikt om specifieke training te geven, als hub voor informeel leren en samenwerken of om de prestaties van mensen in je organisatie (of een combinatie daarvan) te beheren, je moet gebruikers voorzien van accounts zodat ze toegang hebben tot de inhoud van je site.

De eerste stap is bepalen wie toegang tot je site moet hebben. De volgende stap die je moet zetten is de mensen in je organisatie toegang geven tot je Totara-site. Afhankelijk van hoeveel gebruikers je hebt en andere vereisten, kun je een reeks verschillende authenticatiemethoden gebruiken, van zelfregistratie tot Single Sign-On.

Daarnaast kan het zijn dat je informatie wil vastleggen die niet standaard in gebruikersprofielen is opgenomen. Je kunt dit bereiken met behulp van gebruikersprofielvelden. Je wilt bijvoorbeeld weten welke talen jouw gebruikers spreken. In dit geval kun je een veld toevoegen aan gebruikersprofielen, zodat gebruikers informatie kunnen toevoegen over alle talen die ze spreken.

Find out more about gebruikers maken in Totara in de speciale cursus op de Totara Academy. 

Gebruikersrollen, rechten en mogelijkheden

Er zijn verschillende rollen beschikbaar in Totara, waardoor verschillende rechten en mogelijkheden worden geboden aan verschillende gebruikers. Totara heeft een aantal standaardrollen. Sommige zijn beschikbaar voor elk Totara-product (zoals Sitebeheerder of Cursist), terwijl sommige specifiek zijn voor één product (zoals Bewerken van trainers in Totara Learn).

Wanneer je begint, moet je vragen wat je verschillende gebruikers in het systeem moeten doen. Je kunt een handvol vertrouwde sitebeheerders eisen, evenals een aantal andere rollen, zoals cursusmakers die je site zullen vullen met leermateriaal en makers van performance-activiteiten die je performance-activiteiten zullen opzetten. Het grootste deel van je gebruikers dat wordt toegewezen aan de rol Cursist - dit geeft hen beperkte mogelijkheden in het systeem, maar stelt hen in staat om deel te nemen aan formeel leren, werkgroepen, inhoud te delen en doelen, competenties en performance-activiteiten toegewezen te krijgen.

Misschien wil je de rechten van elke rol bewerken. Je wilt bijvoorbeeld dat sommige gebruikers als cursusmaker functioneren, maar niet in staat zijn om cursussen of activiteiten te verwijderen. In plaats van de Course Creator rol te wijzigen, raden we aan de rol te dupliceren en de ongewenste mogelijkheden te verwijderen.

Je kunt deze rollen ook toewijzen op verschillende niveaus, of systeemcontexten. Een van je gebruikers kan bijvoorbeeld een cursusmaker zijn binnen een van je categorieën, wat betekent dat ze alleen nieuwe cursussen in die categorie kunnen maken. Ze kunnen echter ook de rol Trainer krijgen voor specifieke cursussen in andere categorieën.

Als je multitenancy gebruikt, moet je ook de tenantrollen toewijzen aan de gebruikers die elke tenant zullen overzien.

Find out more about user roles in the course on gebruikersbeheer op site-niveau op de Totara Academy. 

Specifieke Totara-producten gebruiken

Tot nu toe heb je een aantal platformfuncties ingesteld, die van toepassing zijn, ongeacht welke Totara-producten je gebruikt. Afhankelijk van de producten (of smaken) die je hebt geïnstalleerd, zijn er een aantal andere functies die je moet instellen. Als je Moodle Learn gebruikt, dan moet je bijvoorbeeld cursussen, programma's, certificeringen en studieplannen maken die je wil dat je gebruikers voltooien. Als je Totara Engage gebruikt, dan wil je werkgroepen opzetten en de bibliotheek en catalogus vooraf vullen met nuttige inhoud, of de aanbevelingen-engine instellen.

Bekijk de handleidingen voor elk van de producten die je gebruikt:

• Aan de slag met Totara Learn
• Aan de slag met Totara Perform
• Aan de slag met Totara Engage

Rapporten

Zodra je gebruikers op je site actief zijn, kun je beginnen met het gebruik van rapporten. Als systeembeheerder kun je een reeks rapporten instellen die jou en andere gebruikers zullen helpen begrijpen hoe mensen je site gebruiken. Met de aangepaste rapportontwerpfunctie van Totara kun je aangepaste sitebrede rapporten maken met behulp van een aantal gegevensbronnen die uit verschillende functies worden getrokken.

Totara bevat ook een aantal nuttige ingebedde rapporten die waardevol inzicht kunnen geven in hoe je gebruikers de site gebruiken. Als systeembeheerder kun je de ingebedde rapporten van Totara ook aanpassen met behulp van de rapportontwerpfunctie.

Find out more about rapporten in de speciale cursus over de Totara Academy.  

Totara Academy

De Totara Academy bevat een programma dat specifiek is afgestemd op de behoeften van de sitebeheerders en dat een reeks cursussen bevat die zijn gericht op specifieke functies en functionaliteit. Door middel van e-learning tutorials, video's, interactieve simulaties en toetsen ontwikkel je alle vaardigheden die je nodig hebt om een Totara site te beheren. Het duurt ongeveer twintig uur om het programma te voltooien als je alle activiteiten voltooit.

Find all the information you need in the Site Administrator programma op de Totara Academy.