Bekijken en filteren van rapporten

Als systeembeheerder (of een andere gebruiker met de juiste rechten) kun je aangepaste gebruikersrapporten maken en toegang verlenen aan andere gebruikers om het rapport te bekijken en te exporteren.

Toegang tot rapporten wordt toegewezen op basis van de rol van een gebruiker binnen het systeem. Je kunt rapporten openen via de speciale zone Rapporten via de navigatie bovenaan of je kunt rapporten beheren via het snelmenu > Rapporten. 

Het dashboard Rapporten zal alleen verschijnen in het bovenste navigatiemenu als de gebruiker een rol heeft gekregen die toegang heeft gekregen tot een rapport. Klik in het dashboard Rapporten op de miniatuur of titel van een rapport om het te openen en te bekijken.

Resultaten sorteren

De rapportgegevens verschijnen in kolommen in de volgorde die is ingesteld door de maker van het rapport, maar kolommen kunnen worden gesorteerd en verborgen wanneer ze worden bekeken.

Door op een gemarkeerde kolomkop te klikken, worden de beschikbare gegevens opnieuw gesorteerd op basis van die kolom. Er zal een pijl verschijnen naast de kolomkop om aan te geven of de gegevens in oplopende volgorde (A-Z voor alfabetische gegevens en 1-9 voor numerieke gegevens) of in aflopende volgorde (Z-A voor alfabetische gegevens en 9-1 voor numerieke gegevens) gesorteerd zijn.

Een rapportviewer kan ervoor kiezen om kolommen te verbergen en te verbergen voor zijn eigen scherm. Selecteer de knop Kolommen tonen/verbergen en gebruik de selectievakjes om de bijbehorende gegevenskolommen te verbergen of te tonen en klik vervolgens op OK.

Pagina

Als het maximum aantal records per pagina is bereikt, wordt een rapport gepagineerd. Gebruik onderaan de pagina pagina paginanummers of de links (Volgende) en (Vorige) om door de gegevens te navigeren.

Resultaten van het rapport zoeken

Bij het maken van een aangepast rapport kan de rapportbeheerder zoekopties toevoegen om kijkers te helpen specifieke resultaten te vinden en de weergegeven informatie te verfijnen.

De zoekopties zullen bovenaan de pagina verschijnen. Gebruik de velden en filters om het rapport te helpen zoeken naar specifieke gegevens, zoals een bepaalde cursist of datumbereik. Klik op Meer tonen... om alle beschikbare zoekvelden te tonen.

Er zijn verschillende zoekopties beschikbaar, gebaseerd op het gegevensveld en de geselecteerde rapportbron.

Zoekopties hebben vaak een dropdownmenu waar verschillende opties voor gegevensfiltering kunnen worden geselecteerd. Let op dat zoekvelden in twee categorieën verdeeld zijn: Vereist zoeken en Zoeken op. De verplichte zoek velden zijn velden die als verplicht zijn opgegeven door de maker van het rapport, terwijl de velden onder de kop Zoeken op optioneel kunnen worden gebruikt om de rapportresultaten verder te verfijnen.

Klik op de zoekknop als je een zoekcriterium hebt ingevuld. De resultaten van het rapport zullen onderaan de pagina verschijnen.

Tekst zoeken

Een zoekopdracht in tekst maakt het mogelijk om informatie te zoeken op basis van vrije tekst. De zoekopdracht heeft de volgende opties:

• Bevat: Zoek naar records die de ingevoerde tekst bevatten (als er geen tekst is ingevoerd, dan is het filter uitgeschakeld)
• Bevat niet: Zoek naar records die de ingevoerde tekst niet bevatten
• Is gelijk aan: Zoek naar records die gelijk zijn aan de tekst
• Begint met: Zoek naar records die beginnen met de ingevoerde tekst
• Eindigt met: Zoek naar records die eindigen met de ingevoerde tekst
• Is leeg: zoek naar records die gelijk zijn aan een lege string
• Is niet leeg: Zoek naar alle records zonder een lege string

Geselecteerde zoekopdracht

Een select filter verfijnt informatie op basis van een dropdownlijst met opties. De waarden in het dropdownmenu zullen variëren afhankelijk van het zoekveld. Filters kunnen zijn:

• elke waarde: Deze optie schakelt het filter uit (d.w.z. alle informatie wordt door dit filter geaccepteerd)
• Is gelijk aan: Deze optie staat alleen informatie toe die gelijk is aan de waarde die geselecteerd is in de lijst
• Is niet gelijk aan: Deze optie staat alleen informatie toe die anders is dan de waarde die geselecteerd is in de lijst
• Een van de geselecteerde: Deze optie zal resultaten opleveren in één van de geselecteerde waarden
• Geen van de geselecteerde: Deze optie zal geen resultaten opleveren voor één van de geselecteerde waarden
• Alle geselecteerde: Deze optie zal resultaten opleveren voor alle geselecteerde waarden
• Niet alle geselecteerde: Deze optie zal geen resultaten opleveren voor alle geselecteerde waarden

Datum zoeken

Een zoekopdracht naar een datum verfijnt de records op datum of datumbereik. Een zoekopdracht naar records van voor en/of na geselecteerde datums en een zoekopdracht naar records die een bepaald aantal dagen voor en/of na de datum van het genereren van het rapport zijn, kunnen worden ingevoerd.

Om een datumfilter toe te passen, gebruik je het selectievakje om het overeenkomstige veld in te schakelen en een dag, maand en jaar in te voeren, of gebruik je het kalendericoontje om een kalenderweergave te openen om de gewenste datum te selecteren.

Gebruik de optie Inclusief record wanneer datum ontbreekt om ervoor te zorgen dat records niet worden gemist (waar ze overeenkomen met de zoekopdracht, maar de relevante gegevens ontbreken). 

De tijdzone van de gebruiker die het rapport bekijkt, kan van invloed zijn op de records die worden weergegeven met bepaalde toegepaste datumfilters, bijv. Startdatum cursus.

Als Gebruiker A in Nieuw-Zeeland bijvoorbeeld een cursus maakt (of bewerkt) en de startdatum instelt op 19 januari, dan kan Gebruiker B in een eerdere tijdzone, bijvoorbeeld Californië, de cursus niet zien als het rapportfilter is ingesteld op 'Startdatum is na 18 januari'. Dit komt omdat gebruiker B zich in een tijdzone bevindt die de vorige dag nog kan liggen.

Rood-geel-groen status

De bron van het certificeringsvoltooiings rapport heeft een kolom met de titel Rood-oranje-groen status, maar eerder dan een kolom die in de tabel met rapportresultaten verschijnt, is dit een filter waarmee je de inhoud kunt bekijken. 

Met dit filter kun je informatie filteren op basis van een reeks selectievakjes:

• Rood voor verlopen of achterstallige certificeringen
• Amber voor verlopen of vervallen certificeringen
• Groen voor toegewezen certificeringen of voltooide certificeringen (ook wel 'gecertificeerd' genoemd)

Zoals verkeerslichten laten deze filters je weten welke certificeringen actie vereisen en hoe urgent die actie kan zijn. 

Je kunt één of meer van de gekleurde statusfilters selecteren om toe te passen. Als je geen of alle filters kiest, wordt het filter in wezen uitgeschakeld omdat het alle resultaten toont. 

De kleurgecoördineerde status wordt weergegeven in de rapportresultaten in de kolom Status. 

Resultaten filteren

Bij het maken van een aangepast rapport kan de rapportbeheerder ook filters toevoegen om kijkers te helpen de weergegeven informatie te verfijnen. Filters verschijnen aan de zijkant van de rapportpagina.

Er zijn verschillende filters beschikbaar voor elk rapport, afhankelijk van de geselecteerde rapportbron.

Filters hebben een of meer dropdownmenu's waar verschillende opties voor gegevensfiltering kunnen worden ingevoerd.

Na het invoeren van zoekfilters zal het rapport automatisch de rapportresultaten bijwerken.

Klik op Meer tonen... om alle beschikbare filters op de zijbalk te tonen.

Opgeslagen zoekopdrachten

Wanneer je een rapport bekijkt en de zoekfunctie gebruikt, kun je zoekopdrachten bewaren om ze op een later tijdstip snel terug te zetten. Met een opgeslagen zoekopdracht kunnen rapportviewers een zoekopdracht en/of filters repliceren of een zoekopdracht en/of filters delen met andere rapportviewers. In het Cursus rapport kun je bijvoorbeeld een zoekopdracht bewaren om alleen cursussen uit een specifieke cursuscategorie weer te geven.

Opgeslagen zoekopdrachten kunnen ook worden gebruikt bij het opzetten van geplande rapporten.

Zodra jij (of andere gebruikers) minstens één gedeelde opgeslagen zoekopdracht hebt gemaakt, is de sectie Opgeslagen zoekopdrachten bovenaan het rapport beschikbaar. Van hieruit kunnen gebruikers verschillende zoekopdrachten selecteren met behulp van de vervolgkeuzelijst Bekijk een opgeslagen zoekopdracht. Als de maker van het rapport kun je ook selecteren welke opgeslagen zoekopdracht als standaard zal worden gebruikt door de zoekopdracht te kiezen in het dropdownmenu en op Instellen als standaardweergave te klikken.

Gebruik de pagina Beheer je opgeslagen zoekopdrachten om een opgeslagen zoekopdracht te bewerken of te verwijderen. Hier kun je een lijst zien met opgeslagen zoekopdrachten die voor jou zichtbaar zijn (je kunt de opgeslagen zoekopdrachten van andere gebruikers niet zien).

In de kolom Opties kun je ofwel () bewerken of () de opgeslagen zoekopdracht verwijderen.

E-mailadressen bekijken

Het is mogelijk om e-mailadressen te bekijken in de rapportontwerpfunctie, hoewel de waarde E-mail privé kan worden weergegeven wanneer de kolom E-mail van de gebruiker in een rapport wordt weergegeven.

Als er problemen zijn met de zichtbaarheid van het e-mailveld van de gebruiker, controleer dan de volgende instellingen en mogelijkheden.

De site:viewuseridentity-mogelijkheid moet ook zijn ingeschakeld (ingesteld op Toestaan) voor de relevante rol. Standaard is dit ingeschakeld voor de rollen Trainer, Trainer bewerken en Manager (niet Personeelsmanager), maar dit is een cursuscontextmogelijkheid, dus de rol van de gebruiker moet in de systeemcontext worden toegewezen om zichtbaarheid te geven in Rapportgenerator.

Het is ook belangrijk om op te merken dat de kolom E-mail van de gebruiker (de weergave-instelling van de gebruiker wordt genegeerd) aan het rapport moet worden toegevoegd. De kolom E-mail respecteert de zichtbaarheid van e-mail, ongeacht de rechten, wat kan leiden tot de waarschuwing date-mail privé is, zelfs wanneer je kijkt als systeembeheerder.

Als alternatief kan een beheerder de mogelijkheid site:viewuseridentity instellen om de rol Authenticated User toe te staan en vervolgens het rapport in elke context beperken tot de rol Trainer. Dit geeft de trainer toegang om het e-mailadres van de gebruiker in het rapport te bekijken. Let op dat deze wijziging het e-mailadres van de gebruiker blootstelt aan aangemelde gebruikers in de cursuscontext, dus een roloverschrijving in de cursus- of categoriecontext is vereist.

Gegevens over performance management

Site Managers hebben standaard geen toegang tot rapportkolommen met betrekking tot de prestaties van een gebruiker.

Dit omvat de volgende kolommen: 

Beoordelingsantwoorden: Antwoorden van de cursist, Beoordeling van de cursist, Score van de cursist, Antwoord van de manager, Beoordeling van de manager, Score van de manager, Antwoord van de manager van de manager, Beoordeling van de manager van de manager, Score van de manager, Antwoord van de manager van de manager, Antwoord van de beoordelaar, Beoordeling van de beoordelaar, Score van de beoordelaar, Antwoord van alle rollen, Beoordeling van alle rollen, Score van alle rollen.

Doelen: Doelnaam, doelbeschrijving

Om site managers toegang te geven tot deze gegevens, moet de rol worden aangepast met de volgende mogelijkheden:

• totara/appraisal:viewallappraisals
• totara/hierarchy:viewallgoals

Troubleshooting

Waarom werkt een rapport niet zoals verwacht?

In sommige gevallen zul je merken dat een rapport niet werkt zoals verwacht. Als dit gebeurt, kun je de SQL-code bekijken om beter te begrijpen hoe het werkt.

Je kunt de SQL-code verkrijgen door deze stappen te volgen:

1. Bekijk het rapport in een browser en voeg '&debug=1' toe aan de rapport-URL (bijv. /totara/reportbuilder/report.php?id=37&debug=1). 
2. Dit toont de SQL-code en de parameters die worden uitgevoerd, die vervolgens naar een tekstbestand kunnen worden gekopieerd en naar het Totara-ondersteuningsteam kunnen worden verzonden.

Waarom worden aangepaste profielvelden niet in mijn rapport weergegeven?

Wanneer aangepaste velden worden toegevoegd met behulp van de rapportontwerpfunctie, worden deze mogelijk niet weergegeven voor sommige gebruikers. De gebruikers die het rapport bekijken, hebben de moodle/user:update mogelijkheid nodig om de aangepaste profielvelden te zien.

Volg deze stappen om te controleren of een gebruiker de aangepaste profielvelden kan zien:

1. Navigeer naar Snelmenu > Gebruikers > Rechten > Systeemrechten controleren .
2. Selecteer de gebruiker.
3. Klik op 'Toon de rechten van deze gebruiker'.
4. Vul het filterveld moodle/user:update in.
5. Controleer of deze mogelijkheid is ingesteld op Toegestaan - Ja .

Waarom wordt mijn rapport niet gecached op het opgegeven tijdstip?

In sommige gevallen, wanneer het cachen van rapporten voor een specifiek rapport op een bepaald moment is ingesteld (bijvoorbeeld dagelijks om 21.00 uur), wordt het mogelijk niet gecached op de opgegeven tijd en wordt het later gegenereerd. Dit komt omdat gecached rapporten na elkaar worden voorbereid, d.w.z. wanneer de eerste is voltooid, wordt de tweede gestart, enz. Dit wordt gedaan in één stroom om overbelasting van de database te voorkomen. Als er meer dan één rapport gecached moet worden, dan is een vertraging mogelijk, afhankelijk van de grootte van de rapporten. De volgorde is niet gespecificeerd en het is niet gegarandeerd dat de rapportcaches elke keer in dezelfde volgorde ververst worden.

Volgende stappen

• Bewaar een zoekopdracht in een rapport
• Zichtbaarheid voor e-mails in rapporten inschakelen