Wat zijn rapporten?

Binnen Totara zijn er siterapporten, die alleen toegankelijk zijn voor sitebeheerders en niet kunnen worden aangepast, en vervolgens zijn er rapporten die worden gemaakt en beheerd met behulp van de rapportontwerpfunctie. De meeste rapportages vallen onder deze laatste, dus we zullen ons richten op rapportages met behulp van de rapportage-ontwerpfunctie.  

Je kunt ook meer vinden over rapportage op onze website. 

Rapportage-ontwerpfunctie

Of je je Totara-site nu gebruikt om leren en training te geven, als ruimte voor gebruikers om samen te werken en te bespreken of om de prestaties van je team te beheren met controles en beoordelingen, rapportages kunnen inzicht geven in hoe je gebruikers de functionaliteit van Totara gebruiken.

Met de rapportontwerpfunctie van Totara kunnen sitebeheerders aangepaste sitebrede rapporten maken die vervolgens aan gebruikers worden gedistribueerd, zodat ze kunnen bekijken en beheren hoe hun teams de site gebruiken.

Voordelen van het gebruik van Totara-rapportontwerpfunctie

De rapportontwerpfunctie haalt gegevens uit vele functies in Totara om rapportage te bieden over gebieden zoals cursusvoltooiing 9Totara Learn) en werkgroepbetrokkenheid (Totara Engage), en kan ook worden gebruikt om gegevens te valideren die zijn geïmporteerd met behulp van HR-import.

Voltooiing en competenties

Afhankelijk van de Totara-producten die je hebt, kunnen gebruikers verschillende activiteiten, cursussen, programma's, certificeringen en competenties voltooien. Rapporten die zijn gemaakt om voltooiings- en competentie-informatie weer te geven, kunnen medewerkersmanagers informeren over het werk dat een gebruiker nog moet voltooien en kunnen ook worden gebruikt om gebruikers te vinden die in bepaalde gebieden bekwaam zijn. Deze informatie kan worden gebruikt om talent binnen je bedrijf te vinden voor interne promotie en om tijdelijke kennislacunes binnen je organisatie op te vullen.

Data validatie

Met HR-import kunnen sitebeheerders gegevens importeren van HR-systemen (of andere systemen) om gebruikersaccounts, organisatie en positiehiërarchieën automatisch in te vullen. Op maat gemaakte rapporten kunnen worden gebruikt om een HR-vertegenwoordiger of personeelsmanagers in staat te stellen de geïmporteerde gegevens te controleren om ze op nauwkeurigheid te verifiëren, zonder dat ze toegang hoeven te hebben om gebruikersaccounts rechtstreeks te bewerken of te bekijken.

Hoe de rapportontwerpfunctie werkt

Aangepaste rapporten maken

Totara bevat gebruikersrollen die rechten hebben om delen van het proces van het maken en bekijken van aangepaste rapporten uit te voeren. Een rapport kan worden gemaakt door een systeembeheerder en beschikbaar worden gesteld aan andere gebruikers op basis van de rol die ze in het systeem hebben gekregen.

Door een rapport op te stellen, kunnen sitebeheerders het volgende selecteren:

• De kolommen met gegevens die beschikbaar zullen zijn
• De filters die een gebruiker kan gebruiken om mee te zoeken
• Contentcontroles die de records beperken die beschikbaar zijn wanneer een rapport wordt bekeken
• De gebruikersrol(len) die toestemming krijgt om het rapport te openen
• Performance-instellingen zoals het beperken van het uitvoeren van rapporten met ingevoerde zoekcriteria en het cachen van versies van het rapport

Het cachen van rapporten zal niet werken als je multitenancy hebt ingeschakeld op je site.

Rapportbronnen

Als je een rapportbron hebt geselecteerd, moet je het rapport configureren zodat je het kunt aanpassen aan je behoeften. Het wordt daarom aanbevolen dat je bij het gebruik van een rapportbron (in plaats van een rapportsjabloon) Aanmaken en bewerken selecteert.

Rapportsjablonen

Bij het maken van nieuwe rapporten kun je rapportsjablonen gebruiken om snel nuttige rapporten te maken. Deze bieden een startpunt dat je kunt bewerken om aan je exacte eisen te voldoen. Let op dat wanneer je een rapport van een sjabloon maakt en bewerkt, je het sjabloon niet zelf bewerkt.

Deze rapportsjablonen kunnen je meteen nuttige informatie geven. Bijvoorbeeld: het rapportsjabloon voor het activiteitenoverzicht van de Systeembeheerder toont het aantal logonderdelen voor de site in de loop van de tijd, zonder dat er extra instellingen hoeven te worden geconfigureerd.

Verschillende sjablonen zijn gericht op verschillende rollen. Volgende sjablonen zijn beschikbaar voor deze rollen:

• Beheerder
  • Overzicht van siteactiviteit voor beheerders
• Cursist
  • Overzicht van de voltooiingsstatus van de certificering van de cursist
  • Overzicht van de cursusvoltooiingsstatus van de cursist
  • Overzicht van de status van leerdoelen
  • Overzicht van de programmavoltooiingsstatus van de cursist
• Manager
  • Overzicht van certificeringsvoltooiingen voor manager
  • Overzicht van cursusvoltooiingen voor manager
  • Managersoverzicht statussen van doelen
  • Overzicht voor managers van de voltooiingsstatus van het programma

Zoals met rapporten die zijn gemaakt vanuit een rapportbron, kan elk rapport dat is gemaakt vanuit een sjabloon volledig worden aangepast door Dit rapport bewerkente selecteren. Je kunt kolommen toevoegen of verwijderen, de volgorde van kolommen wijzigen, een grafiek tonen, filters toevoegen en meer.

Rapporten bekijken

Wanneer je een rapport gebruikt, kunnen gebruikers bepalen welke kolommen worden weergegeven door Kolommen tonen/verbergente selecteren. In dit popup-venster kunnen gebruikers beslissen welke kolommen ze willen tonen (aangevinkt) en welke kolommen verborgen (uitgevinkt) zullen worden in het rapport. Selecteer OK om je selecties te bevestigen.

Aangepaste rapporten uitvoeren

Gebruikers die toegang hebben tot rapporten, zien de menuoptie Mijn rapporten in het navigatiemenu. Gebruikers kunnen een rapport uitvoeren, zoekcriteria toevoegen om te filteren op bepaalde records en gegevens exporteren naar bestanden. Rapporten die regelmatig moeten worden uitgevoerd, kunnen worden gepland, zodat ze automatisch worden uitgevoerd en als bestandsbijlagen naar gebruikers worden verzonden.

Op basis van de inhoudscontroles die zijn ingesteld, kan het rapport vooraf worden gefilterd om alleen records weer te geven voor medewerkers op of onder de positie van een gebruiker, binnen of onder de organisatie van een gebruiker, of andere details, afhankelijk van de gekozen rapportbron.

Ontwikkelen van aangepaste rapportbronnen

Een rapportbron bepaalt het primaire type gegevens dat in een rapport zal worden gebruikt. Elk rapport kan één rapportbron hebben. De set standaard rapportbronnen bevat gegevens zoals gebruikersprofielinformatie, tijd- en datumgegevens. Je Moodle-partner kan extra rapportbronnen maken. Dit proces wordt in detail beschreven in de ontwikkelaarsdocumentatie.

Rapporttypes

In Totara zijn er twee types rapporten:

• Ingebedde rapporten: Door het systeem gegenereerde rapporten
• Gebruikersrapporten: Gemaakt door sitebeheerders en beschikbaar gesteld aan andere gebruikers

Ingebedde rapporten

Elke installatie van Totara wordt geleverd met een set ingebedde rapporten (een lijst van die je kunt vinden op de pagina met rapportbronnen). Deze kunnen worden bewerkt en beheerd door een systeembeheerder en iedereen die de totara/reportbuilder:manageembeddedreport mogelijkheid heeft gekregen.

Ingebedde rapporten worden overal in het systeem gebruikt, bijvoorbeeld de pagina Bladeren door gebruikers is een ingebed rapport en kan daarom worden aangepast aan jouw organisatie. Het is mogelijk om een ingebed rapport te dupliceren en vervolgens de kopie te bewerken om beter aan je vereisten te voldoen zonder het standaardrapport te wijzigen. Als je besluit om een ingebed rapport te bewerken, dan zal dit wijzigingen veroorzaken voor iedereen op de site die dat rapport opent.

Als je ingebedde rapporten opnieuw wil gebruiken, wordt het ten zeerste aanbevolen om de ingebedde rapporten zelf niet te bewerken, omdat deze gewoonlijk op meerdere plaatsen in het systeem worden gebruikt en het bewerken van deze rapporten onbedoelde gevolgen kan hebben. In plaats daarvan moet je het ingebedde rapport dupliceren als je het voor een ander doel wil gebruiken.

Gebruikersrapporten

Gebruikersrapporten zijn de rapporten die sitebeheerders en sitebeheerders maken en beschikbaar stellen aan andere gebruikers. Zodra een rapport is gemaakt, kan het op twee plaatsen worden bekeken. Ten eerste kun je gemaakte rapporten bekijken op het tabblad Rapporten (in de bovenste navigatiebalk). Op de rapportpagina kun je op een rapport klikken om het te selecteren en vervolgens Dit rapport bewerken selecteren. Op de pagina Rapportbeheer (Snelmenu > Rapporten) kun je een rapport bekijken door op de titel ervan te klikken of door de link te bekijken. Je kunt een rapport bijwerken door op het tandwielicoontje () onder de kolom Acties te klikken of het te verwijderen met het kruisicoontje ().