Digital seminar självregistrering

Digital självregistrering för seminarier låter deltagare checka in och bekräfta sin närvaro vid seminairevenemang genom att använda antingen en evenemangsspecifik URL eller en QR-kod. Närvaron registreras sedan automatiskt i systemet, vilket minskar administrationen för sidadministratörer, redigerande tränare, eller tränare och möjliggör mer flexibel deltagande i både online och fysiska seminarier.

Aktivera självregistrering

Självregistrering kan aktiveras på seminarieevenemangsnivå:

1. Gå till inställningssidan för det relevanta seminairevenemanget.

2. Aktivera självregistrering genom att markera rutan för Självregistrering.

3. När den är aktiverad blir följande datum/tid-fält tillgängliga för redigering för självregistrering:

   • Självregistrering öppnar: Detta bestämmer datum och tidpunkt från när deltagaren kan markera sin närvaro vid seminairevenemanget.

   • Självregistrering stänger: Detta bestämmer datum och tid när deltagaren inte längre kan markera sin närvaro för seminariehändelsen.

För att en deltagares självregistrering ska registreras, måste de checka in inom de angivna Självregistrering öppnar och Självregistrering stänger tiderna.

Notera: Systemet betraktar INTE Session start, sluttid eller inställningen “Närvaro vid händelse – markera vid” som en del av självregistreringsfönstret.

Det är sajtadministratörens ansvar att konfigurera ett lämpligt fönster för självregistrering.

Dela URL eller QR-kod för självregistrering

1. När seminariehändelseinställningarna sparas med självregistrering aktiverad, genereras automatiskt en unik händelsespecifik URL och QR-kod för självregistrering.  

   

2. Sajtadministratörer, redigerande tränare eller tränare kan kopiera självregistreringslänken eller ladda ner QR-koden på Händelsedetaljer sidan för att dela med deltagarna.

3. Om självregistreringsfönstret har löpt ut, kommer en etikett att visas på Händelsedetaljer sidan under URL:en och QR-koden som indikerar att incheckning inte längre är aktiv, tillsammans med datum och tid det löpte ut.

4. För att inaktivera självregistrering, avmarkera fältet Aktivera självregistrering och spara händelsen.

Deltagare som väljer att själv checka in

När själv-närvaro är aktiverad för en seminariehändelse och den specifika händelse-URL:en eller QR-koden har delats med deltagare, kan deltagaren sedan själv checka in till seminariehändelsen.

För att själv checka in till en seminariehändelse måste deltagaren vara registrerad i kursen eller så måste kursen ha självregistrering aktiverad

1. Deltagaren väljer URL:en eller skannar QR-koden.

Notera: När den laddas ner har QR-koden en transparent bakgrund. Om den öppnas i appar som Microsoft Paint med mörkt läge aktiverat kan koden verka oläslig. Detta påverkar INTE skanningsfunktionen. För bästa resultat, öppna QR-koden i en webbläsare, använd standardappen Foton, eller infoga den i en presentation eller ett dokument.

2. Om eleven inte redan är inloggad på Totara-sidan, kommer de att bli ombedda att logga in.

3. När de väl är inloggade kommer systemet att kontrollera att självregistreringsfönstret för seminariehändelsen är öppet, och verifiera att eleven är bokad på seminariehändelsen.

4. Om giltig, kommer eleven då att markeras som Fullt närvarande.

Följande tabell beskriver de meddelanden som elever kan stöta på när de använder själv-incheckning, baserat på tidpunkt, sessionsstatus och systemkonfiguration.