Snabbstartsguide för platsadministratör

Komma igång

Platsadministratören är en av standardrollerna i Totara. Som webbplatsadministratör har du den högsta nivån av behörigheter och funktioner. Du kan tilldela andra användare rollen som platsadministratör, men denna roll kan inte raderas.

Det är viktigt att förstå skillnaden mellan platsadministratörer och platschefer samt andra roller. Vanligtvis vill du inte ha många platsadministratörer på din webbplats – du bör använda rollen som platschef för den dagliga webbplatshanteringen och endast använda rollen som platsadministratör för webbplatsadministration. Du kanske till och med vill skapa en separat roll som endast innehåller de behörigheter och funktioner som du behöver dagligen. Detta kommer att säkerställa att du, eller andra användare, inte av misstag ändrar din webbplats konfiguration och viktiga inställningar.

Låt oss ta en titt på grunderna för att vara en webbplatsadministratör.

Innan du börjar

Innan du hoppar rakt in på att konfigurera din webbplats, bör du ställa dig några viktiga frågor. Om du konfigurerar din Totara-webbplats för första gången, överväg följande:

• Hur kommer användare att få tillgång till webbplatsen? Kommer inloggningar att tillhandahållas eller skapar användare sina egna konton?
• Vilka produkter använder du och vilka funktioner kommer att finnas tillgängliga?
• Kommer gäståtkomst att tillåtas?
• Kommer din webbplats att kräva flera språk?
• Vilket format är dina användardata för närvarande i?

Utseende och känsla

Innan dina användare börjar använda din webbplats rekommenderas det att du tar dig tid att anpassa din webbplats så att den matchar din organisations varumärke. Även om du kan göra detta vid ett senare tillfälle, och du kontinuerligt kan uppdatera webbplatsens utseende, rekommenderar vi att du anpassar din webbplats innan du lägger till användare. Kom ihåg att du inte vill att dina användare ska se en tom, omärkt webbplats innan du är redo för dem att se den. 

Du kan anpassa  utseendet och känslan på din Totara-webbplats på flera olika sätt. Först kan du ändra ditt/dina tema(n), som avgör teckensnitt, rubrikstilar, färger och ikoner på din webbplats. Du kan också konfigurera hur teman används i temainställningarna . Om du använder multitenancy kanske du vill ställa in olika teman för var och en av dina hyresgäster. Om så är fallet, ställ in dina hyresgäster och konfigurera varje hyresgästs tema efter behov.

Därefter kan du anpassa webbplatsens förstasida eller instrumentpaneler . Du kan använda dessa för att presentera viktig information, såsom meddelanden och nyheter, eller markera specifikt innehåll. 

Slutligen kan du lägga till block på de flesta av dina sidor. Det här är ytterligare objekt på din sidlayout som kan användas för att presentera information eller erbjuda användbara funktioner - till exempel visa en kalender med kommande händelser eller låta användare snabbt återgå till sitt nyligen besökta innehåll.

Du kan också visa din webbplats på flera språk om det behövs. Du kan installera ytterligare språkpaket genom att gå till Webbplatsadministration > Språk > Språkpaket.

Find out more about customising your site in the course on instrumentpaneler och grundläggande deming på Totara Academy. 

Hierarkier och arbetsuppgifter

Ett av de vanligaste och mest effektiva sätten att tilldela innehåll (t.ex. kurser eller prestationsaktiviteter) är baserat på de roller dina användare fyller och de delar av din organisation där de är verksamma. Du kanske vill att alla användare i en viss position ska slutföra en kurs – till exempel vill du att alla rådgivare i hela din organisation ska slutföra en viss kurs, oavsett var de arbetar. Alternativt kanske du vill tilldela alla användare i ett land en specifik prestationsaktivitet, oavsett deras roll.

Du kommer förmodligen att vilja tilldela innehåll baserat på dina användares roller och var de arbetar. För att göra detta effektivt måste du ställa in hierarkier. Dessa låter dig kartlägga strukturen på dina roller, organisationer och relationerna mellan dem.

Det är användbart att överväga hur dina hierarkier ska struktureras innan du lägger till användare. Dessutom kan du ställa in detta för att använda HR-import.

Find out more about befattningar, organisationer och arbetsuppgifter i den dedikerade kursen på Totara Academy. 

HR-import

Komma igång med en ny plattform kan vara en skrämmande utsikter - chansen är stor att du har mycket data att hantera. Tack och lov tillåter HR-import att du automatiskt importerar och uppdaterar dina användardata, befattnings- och organisationshierarkier, kompetenser med mera. Du kan också lägga till användare till olika innehavare med hjälp av HR-import.

Istället för att manuellt ställa in dina positioner, organisationer och användare kan du importera dem från en CSV-fil eller extern databas .

När du har konfigurerat lämpliga inställningar kan du köra HR-import för att importera dina data till webbplatsen.

Find out more about HR import in the course on skapa användare i Totara på Totara Academy. 

Målgrupper

Med större webbplatser kommer du förmodligen inte att vilja tilldela enskilda användare innehåll, eftersom det kan ta mycket tid och ansträngning. Istället kan du använda målgrupper för att hantera stora grupper av användare. Det finns två typer av målgrupper du kan använda: ange målgrupper och dynamiska målgrupper.

Med inställda målgrupper kan du helt enkelt lägga till användare till en målgrupp och sedan tilldela innehåll (t.ex. kurser eller program i Totara Learn eller kompetenser och prestationsaktiviteter i Totara Perform) till hela gruppen. Du kan till exempel skapa en uppsättning målgrupper för en grupp nyanställda och sedan använda denna målgrupp för att tilldela en aktivitet för incheckningsprestationer för att se hur de hittar sina nya roller.

Alternativt kan du skapa dynamiska målgrupper, som lägger till och tar bort användare från målgruppen baserat på en uppsättning regler . Du kan till exempel skapa en målgrupp inklusive alla användare som arbetar i Storbritannien och redan har genomfört en grundläggande första hjälpen-kurs. Du kan sedan använda denna målgrupp för att automatiskt registrera användare som uppfyller dessa kriterier på en avancerad första hjälpen-kurs. Så snart en brittisk användare slutför den grundläggande första hjälpen-kursen kommer de att registreras på den avancerade kursen. Du kan också använda en dynamisk målgrupp för att automatiskt lägga till och ta bort användare från en relevant arbetsyta (i Totara Engage), till exempel en uppsättning för att diskutera ett specifikt projekt.

Med dynamiska målgrupper kommer alla användare som du lägger till manuellt eller via HR-import automatiskt att läggas till din målgrupp baserat på deras regler.

Find out more about målgrupper i den dedikerade kursen på Totara Academy.

Katalog

Katalogen gör det enkelt och intuitivt för användare att hitta innehåll som är relevant för deras utbildningsbehov och intressen. Om du använder Totara Learn visar katalogen alla kurser, program och certifieringar som är tillgängliga för deltagarna. Om du använder Totara Engage kan du också konfigurera katalogen så att innehåll från Totara Engage visas, t.ex. användargenererade resurser.

Find out more about the katalog i den dedikerade kursen på Totara Academy. 

Regler för användning av webbplatsen

Nu innan du öppnar webbplatsen för dina användare kanske du vill konfigurera webbplatspolicyer. Du kan ställa in uttalanden som dina användare måste godkänna innan de kan komma åt din webbplats. Du kan också lägga till dessa policyer på flera språk.

Användarhantering och användardata

Oavsett om du använder din webbplats för att leverera specifik utbildning, som ett nav för informellt lärande och samarbete, eller för att hantera prestationen hos personer i din organisation (eller någon kombination av dessa), måste du förse användare med konton så att de kan komma åt innehållet på din webbplats.

Det första steget är att bestämma vem som behöver ha tillgång till din webbplats. Nästa steg du behöver ta är att ge personerna i din organisation tillgång till din Totara-webbplats. Beroende på hur många användare du har, och andra krav, kan du använda en rad olika autentiseringsmetoder, från självregistrering till samlad inloggning.

Dessutom kanske du upptäcker att du vill fånga information som inte ingår i användarprofiler som standard. Du kan uppnå detta med hjälp av användarprofilfält . Du kanske till exempel vill veta vilka språk dina användare talar. I det här fallet kan du lägga till ett fält till användarprofiler så att användare kan lägga till information om alla språk de talar.

Find out more about skapa användare i Totara i den dedikerade kursen på Totara Academy. 

Användarroller, behörigheter och funktioner

Det finns en rad olika roller tillgängliga i Totara, som ger olika behörigheter och funktioner till olika användare. Totara har ett antal standardroller . Vissa av dessa är tillgängliga för varje Totara-produkt (t.ex. Webbplatsadministratör eller Lärare), medan vissa är specifika för en produkt (t.ex. Redigera utbildare i Totara Learn).

När du kommer igång måste du fråga vad dina olika användare behöver göra i systemet. Du kan behöva en handfull betrodda webbplatsadministratörer, liksom ett antal andra roller såsom kursskapare som kommer att fylla din webbplats med läromaterial och prestationsaktivitetsskapare som kommer att ställa in dina prestationsaktiviteter. Huvuddelen av dina användare som ska tilldelas rollen som deltagare – detta kommer att ge dem begränsade möjligheter i systemet, men tillåta dem att delta i formella inlärnings-, arbetsytor, dela innehåll och ha mål, kompetenser och prestationsaktiviteter tilldelade.

Du kanske upptäcker att du vill redigera behörigheterna för varje roll. Du kanske till exempel vill att vissa användare ska fungera som kursskapare, men inte kunna radera kurser eller aktiviteter. Istället för att ändra rollen Kursskapare rekommenderar vi att du duplicerar rollen och tar bort oönskade funktioner.

Du kan också tilldela dessa roller på olika nivåer eller systemkontexter. Till exempel kan en av dina användare vara en kursskapare inom en av dina kategorier, vilket innebär att de bara kan skapa nya kurser i den kategorin. De kan dock också tilldelas rollen Instruktör för specifika kurser i andra kategorier.

Om du använder multitenancy måste du också tilldela innehavare roller till användare som kommer att övervaka varje innehavare.

Find out more about user roles in the course on Användarhantering på webbplatsnivå på Totara Academy. 

Använda specifika Totara-produkter

Hittills har du ställt in ett antal plattformsfunktioner, som är tillämpliga oavsett vilka Totara-produkter du använder. Beroende på vilka produkter (eller smaker) du har installerat finns det ett antal andra funktioner som du behöver ställa in. Om du till exempel använder Totara Learn måste du skapa kurser, program, certifieringar och utbildningsplaner som du vill att dina användare ska slutföra. Om du använder Totara Engage vill du skapa arbetsytor och förfylla biblioteket och katalogen med användbart innehåll eller ställa in rekommendationsmotorn.

Ta en titt på guiderna för var och en av de produkter du använder:

• Komma igång med Totara Learn
• Komma igång med Totara Perform
• Komma igång med Totara Engage

Rapporter

När dina användare är igång på din webbplats kan du börja använda rapporter. Som webbplatsadministratör kan du skapa en rad rapporter som hjälper dig och andra användare att förstå hur personer använder din webbplats. Totaras anpassade rapportbyggare låter dig skapa anpassade rapporter över hela webbplatsen med hjälp av ett antal datakällor som hämtats från olika funktioner.

Totara innehåller också ett antal användbara inbäddade rapporter som kan ge värdefull inblick i hur dina användare använder webbplatsen. Som platsadministratör kan du också anpassa Totaras inbäddade rapporter med hjälp av rapportbyggaren.

Find out more about rapporter i den dedikerade kursen på Totara Academy.  

Totara Academy

Totara Academy innehåller ett program som är specifikt anpassat till behoven hos webbplatsadministratörer, som innehåller en rad kurser som fokuserar på specifika funktioner och funktionalitet. Genom e-learning tutorials, videor, interaktiva simuleringar och frågesporter, kommer du att utveckla alla de färdigheter du behöver för att administrera en Totara webbplats. Programmet bör ta ungefär tjugo timmar att genomföra om du slutför alla aktiviteter.

Find all the information you need in the Program för webbplatsadministratörer på Totara Academy.