Visa och filtrera rapporter

Som webbplatsadministratör (eller annan användare med rätt behörighet) kan du skapa anpassade användarrapporter och ge andra användare tillgång till att visa och exportera rapporten.

Åtkomst till rapporter tilldelas baserat på en användares roll i systemet. Du kan komma åt rapporter via det dedikerade rapportområdet via toppnavigeringen, eller så kan du hantera rapporter från snabbåtkomstmenyn > Rapporter . 

Instrumentpanelen Rapporter kommer endast att visas i den övre navigeringsmenyn om användaren har tilldelats en roll som har tillåtits åtkomst till en rapport. I instrumentpanelen Rapporter, klicka på en rapports miniatyrbild eller titel för att öppna och visa den.

Sortera rapportresultat

Rapportdata kommer att visas i kolumner i den ordning som anges av rapportskaparen, men kolumner kan sorteras och döljas efter behov vid visning.

Om du klickar på en markerad kolumnrubrik sorteras tillgängliga data om baserat på den kolumnen. En pil visas bredvid kolumnrubriken för att indikera om data är sorterade i stigande (A-Z för alfabetiska data och 1-9 för numeriska data) eller fallande ordning (Z-A för alfabetiska data och 9-1 för numeriska data).

En rapportgranskare kan välja att dölja och ta bort kolumner från sin egen visning. Välj knappen Visa/dölj kolumner och använd kryssrutorna för att dölja eller visa motsvarande datakolumner och klicka sedan på knappen OK.

Paginering

Där det maximala antalet poster som ska visas per sida har uppnåtts, kommer en rapport att pagineras. Längst ner på sidan, använd sidnummer eller länkarna (Nästa) och (Tidigare) för att navigera genom data.

Söker rapportresultat

När du skapar en anpassad rapport kan rapporthanteraren lägga till sökalternativ för att hjälpa granskare att hitta specifika resultat och förfina den information som visas.

Sökalternativ visas högst upp på sidan för rapportvy. Använd fälten och filtren för att söka i rapporten efter specifika data, till exempel en viss deltagare eller ett visst datumintervall. Klicka på Visa mer... för att visa alla tillgängliga sökfält.

Det finns olika typer av sökalternativ tillgängliga, baserat på datafältet och den valda rapportkällan .

Sökalternativ har ofta en rullgardinsmeny där olika alternativ för datafiltrering kan väljas. Observera att sökfälten är indelade i två kategorier; Sök och  Sök efter . De  sökfält som krävs är de som har specificerats som obligatoriska av rapportens skapare, medan fälten under Sök efter  rubrik alternativt kan användas för att ytterligare begränsa rapportresultaten.

När du har angett några sökkriterier klickar du på knappen Sök. Resultaten av rapporten kommer att visas längst ned på sidan.

Textsökning

En textsökning gör det möjligt att söka efter information baserat på friformstext. Sökningen har följande alternativ:

• Innehåller: Sök efter poster som innehåller den inmatade texten (om ingen text anges, så är filtret inaktiverat)
• Innehåller inte: Sök efter poster som inte innehåller den angivna texten
• Är lika med: Sök efter poster som är lika med texten
• Börjar med: Sök efter poster som börjar med den angivna texten
• Avslutas med: Sök efter poster som slutar med angiven text
• Är tom: Sök efter poster som är lika med en tom sträng
• Är inte tomt: Sök efter alla poster utan en tom sträng

Vald sökning

Ett valt filter förfinar information baserat på en rullgardinslista med alternativ. Värdena i rullgardinsmenyn varierar beroende på sökfältet. Filter kan inkludera:

• Är något värde: Detta alternativ inaktiverar filtret (dvs. all information accepteras av detta filter)
• Är lika med: Detta alternativ tillåter endast information som är lika med det värde som valts från listan
• Är inte lika med: Detta alternativ tillåter endast information som skiljer sig från det värde som valts från listan
• Någon av de valda: Detta alternativ kommer att ge resultat i något av de valda värdena
• Ingen av de valda: Detta alternativ kommer inte att ge resultat på något av de valda värdena
• Alla valda: Detta alternativ kommer att ge resultat på alla valda värden
• Inte alla valda: Detta alternativ kommer inte att ge resultat på alla valda värden

Datumsökning

En datumsökning förfinar posterna efter datum eller datumintervall. En sökning efter poster från före och/eller efter valda datum, och en sökning efter poster som är ett visst antal dagar före och/eller efter datumet för rapportgenereringen, kan anges.

För att tillämpa ett datumfilter, använd kryssrutan för att aktivera motsvarande fält och ange dag, månad och år, eller använd kalenderikonen för att öppna en kalendervy för att välja önskat datum.

Använd alternativet Inkludera post när datum saknas för att säkerställa att poster inte missas (där de matchar sökningen men saknar relevanta data). 

Tidszonen för den användare som visar rapporten kan påverka de poster som visas med vissa datumfilter tillämpade, t.ex. Startdatum för kurs .

Till exempel, om Användare A i Nya Zeeland skapar (eller redigerar) en kurs och ställer in startdatumet till 19 januari, så kanske Användare B i en tidigare tidszon, t.ex. Kalifornien, inte ser kursen om rapportfiltret är inställt på "Startdatum är efter 18 januari". Detta beror på att Användare B befinner sig i en tidszon som fortfarande kan vara den föregående dagen.

Red-amber-green status

Källan för rapport om slutförande av certifiering har en kolumn med titeln Röd-gul-grön status , men istället för att vara en kolumn som visas i rapportresultattabellen är detta faktiskt ett filter för att visa innehåll. 

Detta filter låter dig filtrera information baserat på en uppsättning kryssrutor:

• Röd för utgångna eller försenade certifieringar
• Bärnsten för certifieringar som förfaller eller förfaller
• Grönt för tilldelade certifieringar eller genomförda certifieringar (även kallat ”certifierade”)

Precis som trafikljus, låter dessa filter dig veta vilka certifieringar som kräver åtgärd och hur brådskande den åtgärden kan vara. 

Du kan välja ett eller flera av de färgade statusfiltren som ska tillämpas. Att välja inget eller alla filter kommer i huvudsak att inaktivera filtret eftersom det kommer att visa alla resultat. 

Den färgkoordinerade statusen visas i rapportresultaten i kolumnen Status . 

Filtrera rapportresultat

När du skapar en anpassad rapport kan rapporthanteraren också lägga till filter för att hjälpa granskare att förfina den information som visas. Filter visas på sidan av rapportvisningssidan.

Det finns ett antal olika filter tillgängliga för varje rapport, beroende på vilken rapportkälla som valts.

Filter har en eller flera rullgardinsmenyer där olika alternativ för datafiltrering kan anges.

När du har angett sökfilter uppdaterar rapporten automatiskt rapportresultaten.

Klicka på Visa mer... för att visa alla tillgängliga sidofältsfilter.

Sparade sökningar

När du visar en rapport och använder sökfunktionen kan du spara sökningar för att snabbt återgå till dem vid ett senare tillfälle. En sparad sökning tillåter rapportgranskare att replikera en sökning och/eller filter efter behov, eller att dela en sökning och/eller filter med andra rapportgranskare. Till exempel, i rapporten Kurser kan du spara en sökning för att endast visa kurser från en specifik kurskategori .

Sparade sökningar kan också användas vid inställning av schemalagda rapporter.

När du (eller andra användare) har skapat minst en delad sparad sökning kommer avsnittet Sparade sökningar att vara tillgängligt högst upp i rapporten. Härifrån kan användare välja olika sökningar med hjälp av listrutan Visa en sparad sökning. Som rapportskapare kan du också välja vilken sparad sökning som ska användas som standard genom att välja sökningen från rullgardinsmenyn och klicka på Ange som standardvy .

Använd sidan Hantera dina sparade sökningar för att redigera eller ta bort en sparad sökning. Här kan du se en lista över sparade sökningar som är synliga för dig (du kommer inte att kunna se andra användares privata sparade sökningar).

I kolumnen Alternativ kan du antingen redigera () eller ta bort () den sparade sökningen.

Visa e-postadresser

Det är möjligt att visa e-postadresser i rapportbyggaren, även om värdet E-post är privat kan visas när du visar Användarens e-postkolumn i en rapport.

Om problem med synligheten av användarens e-postfält uppstår, kontrollera följande inställningar och funktioner.

Webbplatsen:seanvändaridentitetskapacitet måste också aktiveras (ställs in som Tillåt ) för den relevanta rollen. Som standard är detta aktiverat för rollerna Instruktör, Redigering av Instruktör och Chef (inte Personalchef), men detta är en möjlighet för kurskontext, så användarens roll måste tilldelas i systemkontexten för att ge synlighet i Rapportbyggaren.

Det är också viktigt att notera att kolumnen Användarens e-postadress (ignorera inställningar för användarvisning) ska läggas till i rapporten. Kolumnen E-post respekterar e-postsynlighet oavsett behörigheter, vilket kan leda till varning om att e-post är privat, även när den visas som webbplatsadministratör.

Alternativt kan en administratör ställa in kapacitetsplatsen:visaanvändaridentitet för att Tillåta rollen Autentiserad användare och sedan begränsa rapporten till rollen Utbildare i alla sammanhang . Detta skulle ge instruktören tillgång till att visa användarens e-postadress i rapporten. Observera att denna ändring skulle exponera användares e-postadresser för registrerade användare i kurssammanhanget, så en åsidosättning av roll i kurs- eller kategorisammanhang skulle krävas.

Uppgifter relaterade till prestationshantering

Platschefer kan inte få åtkomst till rapportkolumner som är relaterade till en användares prestanda som standard.

Detta inkluderar följande kolumner: 

Utvärderingssvar: Deltagarens svar, deltagarens betygssvar, deltagarens poäng, chefens svar, chefens betygssvar, chefens poäng, chefens chefssvar, chefens betygssvar, chefens chefspoäng, bedömarens svar, bedömarens betygssvar, bedömarens poäng, alla rollers svar, alla rollers betygssvar, alla rollers poäng.

Mål: Målnamn, målbeskrivning

För att ge platschefer tillgång till dessa data måste rollen uppdateras med följande funktioner:

• totara/appraisal:viewallappraisals
• totara/hierarchy:viewallgoals

Felsökning

Varför fungerar inte en rapport som förväntat?

I vissa fall kan det hända att en rapport inte fungerar som förväntat. Om detta händer kan du granska SQL-koden för att bättre förstå hur den fungerar.

Du kan få SQL-koden genom att följa dessa steg:

1. Visa rapporten i en webbläsare och bifoga '&debug=1' till rapportens URL (t.ex. /totara/reportbuilder/report.php?id=37&debug=1). 
2. Då visas SQL-koden och de parametrar som körs, som sedan kan kopieras till en textfil och skickas till Totaras supportteam.

Varför visas inte anpassade profilfält i min rapport?

När anpassade fält läggs till med hjälp av rapportbyggare kanske de inte visas för vissa användare . Användare som användare tittar på rapporten kräver moodle/user:update rättighet att se de anpassade profilfält.

Gör så här för att kontrollera om en användare kan se de anpassade profilfält:

1. Navigera till administrationsmeny > användare > rättigheter > Kontrollera rättigheter.
2. Välj användare .
3. Klicka på Visa denna användare rättigheter.
4. Ange moodle/user:update i filterfältet.
5. Kontrollera om denna rättighet är inställd på Tillåten - Ja .

Varför cachelagras inte min rapport vid den angivna tidpunkten?

I vissa fall, när rapportcachning för en specifik rapport ställs in vid en viss tidpunkt (t.ex. dagligen kl. 21.00), kanske den inte cachelagras vid den angivna tidpunkten, utan istället kommer att genereras senare. Detta beror på att cachade rapporter förbereds efter varandra, dvs. när den första är klar startas den andra och så vidare. Detta görs i en ström för att undvika överbelastning av databasen. Om det finns mer än en rapport som måste cachas, är en fördröjning möjlig beroende på storleken på rapporterna. Ordern är inte specificerad och det är inte garanterat att rapportcaches kommer att uppdateras i samma sekvens varje gång.

Nästa steg

• Spara en rapportsökning
• Aktivera synlighet för e-postmeddelanden i rapporter