Väntelistade händelser

Väntelistor för händelser utan datum och tid

När ett seminarietillfälle skapas utan ett Datum/Tid blir det automatiskt ett evenemang med väntelista, där deltagare kan anmäla sig till en väntelista istället för att boka sig till evenemanget. När en deltagare ansluter sig till väntelistan blir de ombedda att fylla i anmälningsformuläret som vanligt, inklusive eventuella förifyllda Anpassade fält.

Om seminarietillfället får ett datum tillagt, kommer deltagaren automatiskt att läggas till evenemanget, få ett e-postmeddelande och en kalenderinbjudan, och deras anmälningsinformation kommer att listas mot deras Närvaro. Där en deltagare har en tilldelad chef (och Chefens kopia av anmälan är aktiverad), kommer chefen också att få ett bekräftelsemeddelande. Där godkännande krävs kommer relevant chef att bli ombedd att godkänna/avvisa sin teammedlems bokning. 

Dessutom, om det finns en schemaläggningskonflikt (dvs. en eller flera deltagare redan är bokad på ett annat seminarieevenemang på det datumet) så kommer ett felmeddelande att visas. Det gör att du antingen kan utesluta personer med en konflikt för att fortsätta eller ändra datumen.

Väntelistor för sessioner med datum och tid

När väntelistan har aktiverats i inställningarna för seminarieevenemang kan deltagare (och chefer å deras vägnar) anmäla sig till ett evenemang även när sessionen har maximal kapacitet. Deltagare kommer automatiskt att flyttas från väntelistan till listan Bokade deltagare om en annan deltagare avbryter sessionen.  

Deltagaren kommer att få ett bekräftelsemeddelande om att hans/hennes närvaro har bekräftats och där användaren har en tilldelad chef (och chefskopia är aktiverad) – chefen kommer också att få en rekommendation med bekräftelse på att en medlem i hans/hennes team har bokat in en session. Där godkännande krävs kommer de att bli ombedda att godkänna/avvisa sin teammedlems bokning.

Hantera väntelistan

Administratörer och utbildare kan hantera personer på väntelistan via länken Deltagare tillsammans med motsvarande väntelistade händelse. Det finns tre bulkåtgärder tillgängliga mot någon eller alla deltagare som har valts/markerats: 

• Bekräfta: Boka de valda användarna på sessionen och ta bort dem från väntelistan.
• Avbryt: Avbryt de valda användarnas förfrågningar och ta bort dem från väntelistan.
• Spela lotteri: Fyll upp tillgängliga platser på sessionen med ett slumpmässigt urval av användare från väntelistan. Användare som inte väljs kommer att bli kvar på väntelistan.

Deltagarens registreringsanteckning (om sådan angetts), inklusive eventuella anpassade fält, kan visas via ögonikonen och, om det behövs, kan deltagarens svar i registreringsanteckningen redigeras. Se Skapa anpassade fält för mer information.